寻源—采购“两段式”采购管理模式研究

安莉　张艳馥

摘要：物资是电网企业的核心资源，物资采购管理的地位必须上升到电网企业发展的战略层面上。通过对采购管理模式研究现状的了解，在电网企业现有的采购管理模式基础上将物资采购科学地划分为寻源阶段和采购实施阶段，并对工作内容和责任分配进行明确定位，使参与采购过程的人员更清楚物资采购流程和自己的职责。同时成立新的管理组织-采购专业委员会，拟定采购策略来协调和引导物资采购工作的实施。

关键词：电网企业；寻源阶段；采购实施阶段；采购流程；责任分配

中图分类号：F25

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）07004802

0引言

采购管理是企业管理中的重要环节。提高电网企业采购管理水平可以降低企业的经营成本，增强企业的竞争力，提高企业的经济效益。提高电网企业采购管理水平就必须有良好的企业内部运作机制，电网企业在物资采购管理过程中对组织结构设置方面并不完善，对内部人员的职责、岗位规范及工作标准也没有具体明确的定义，而职责分工和明确定义有助于防止各种有意或者无意的错误。采购流程的控制和优化采购流程可以引导人员的行为，改善企业对采购活动的统筹控制。

1电网企业采购管理现状分析

近年来，电网企业不断加强对物资采购的管理，贯彻物资集约化管理的思想，但是在探索的道路上難免会出现问题。国家电网目前颁布的文件中对物资采购过程中的各部门职责分工安排较为零散，没有形成一个系统的分配体系，而且并没有对采购活动整体做一个明确的流程划分，导致员工对自己的职责认知不清，并没有完全尽到自己应尽的责任。虽然所有的工作人员都在按照规定进行物资采购，但是由于分工不明确，各自对自己的职责没有认识清楚，往往造成部分工作重复或者部分工作遗漏，采购行为不当引起的后果没有相应的人负责，难以提高采购管理水平，这与电力企业的发展趋势和战略目标不符。再者，企业并没有专门的组织进行协调和引导物资采购，很容易导致问题的发生或者发生问题后得不到及时的解决。

寻源-采购“两段式”采购管理模式的目的就是解决上述电网企业中存在的问题。寻源-采购“两段式”采购管理模式是指将采购活动划分为前期的规划准备阶段和后期的实施阶段，采购人员根据寻源阶段的研究成果进行采购。寻源阶段的具体做法是在物资管理部门统一管理下，按专业设立不同的采购专业委员会，采购专业委员会应用供应商评估结果，拟定采购策略，由物资管理部门依法通过招标或其他采购方式，选定合作供应商；采购阶段则是根据物资需求完成谈判、定价，实现战术采购向战术采购与战略采购相结合的转变。寻源-采购“两段式”采购管理模式的运作流程可划分为寻找供应商，收集供应商信息，评价供应商，拟定采购策略，供应商确定和采购实施六个部分。

2寻源-采购“两段式”采购管理模式构建

2.1寻源阶段的内容

从图1可以看出寻源阶段的工作包括五个过程，即寻找供应商、收集供应商信息、对供应商做出评价、拟定采购策略和确定供应商。

（1）寻找供应商。不同种类物资的特性以及重要程度有所不同，招投标管理中心在遵守招投标法规的基础上针对物资重要程度和特性选择合适的途径寻找供应商。

（2）供应商信息收集。电网企业通过供应商提供的资料、存档资料及与某供应商合作过的公司及同行业其他供应商提供的资料及时且全面地收集供应商资料。

（3）供应商评价供应商评价的目的就是在众多供应商中选择最优的供应商为电网企业服务。供应商评价工作从源头上对工程项目质量加以监控。由于大部分电网物资通过招标方式进行采购，所以下面仅讨论招投标过程中供应商评价流程，见图2。

首先公司招投标管理中心受理集中规模招标采购的供应商的评价申请并编制评估方案。物资部（招投标管理中心）成立供应商评价工作组，评价工作组负责具体的供应商评价工作，如组织相关专家对供应商资质进行审核，推荐合格供应商名单等。待合格供应商名单通过审核后，省物资供应公司整理资料并将合格供应商按照产品类别、档次归档保存和等级动态管理，安全监察部、相关技术部门以及省物资供应公司等对供应商及其产品在建设、运行阶段的情况上报至公司招投标管理中心，招投标管理中心出具评价初步意见并通过公司主管领导的审核后报国网公司备案。供应商评价工作结束后，安全监察部门、专业技术管理部门、项目管理部门和监造服务机构负责对供应商在履约期间的行为和供应的产品情况进行反馈。招投标管理中心收集对供应商的所有反馈信息和评估结果并对供应商的不良行为进行处理和对其升降级管理。监督部门在招标领导小组的领导下按照相关规定对供应商评价过程严格进行监督。

（4）拟定采购策略。寻源阶段工作的最终目的是根据供应商评价结果拟定采购策略等相关内容，具体工作由采购专业委员会负责实施。采购专业委员会选择物资采购方式和供应商并制定合适的采购策略，指导采购工作的实施。

①采购专业委员会组成。

采购专业委员会按专业分为技术、财务审计、营销、法律和督查专业委员会，采购专业委员会不是一个固定的组织，只在需要的时候召集成员参与策略制定，采购专业委员会归管于招投标管理中心。

②采购策略拟定流程。

拟定采购策略的过程可分为图3所示的五个流程：

采购专业委员收集采购策略需要收集的资料，如供需量数据和年度物资需求计划等相关资料由物资部提供，各部门需配合资料收集工作。营销部门参与人员根据产品需求计划和供需量等相关资料对所需物资的市场形势进行分析。各采购专业委员会成员根据物资技术特性，供应商评价结果，市场形势分析表等信息发表专业意见，委员会负责人协调各方意见，使形成的总策略达到全局最优。拟定采购策略之后，采购专业委员会将采购策略上报招投标管理中心审批。通过审批后，招投标管理中心在公司内部信息系统中公布采购策略。

（5）供应商确定。电网企业选择供应商采取的是以招标为主非招标为辅的采购方式。公司招标采购领导小组是招标和非招标采购工作的领导机构。招标采购领导小组下设若干招标专业工作组，各专业工作组分别负责招标工作中的招标文件审定、资格预审及评标标准与办法等属于自己专业范围内的部分。

2.2采购实施阶段的工作内容

寻源阶段结束之后物资部门就需要组织选定供应商签订合同，到货验收，物资入库退货。公司物资部负责物资合同的承办管理，协调处理合同签订、履约变更等重大事项，由省物资公司具体实施。合同签订之后，电力公司各项目单位、物资需求部门或单位组织对到货物资质量进行检查和到货验收，对不符合产品质量规定的物资及验收中的其他问题应及时将情况反映至省物资供应公司，经省物资供应公司汇总后上报物资部。物资到货验收合格后，仓储人员清点核对无误后为物资办理相关入库手续。物资供应公司在验收过程中收到不合格物资的反馈后及时通知其供应商退回物资，并要求供应商限期送货再次进行验收并对其处理和追究违约责任，所有退货情况记录应并记入档案，作为评价供应商的依据。

3结论

物资采购活动是电力建设项目和电网正常运行的主要支撑。提高电网企业的采购管理水平对电网企业的发展有着去足举足轻重的作用，寻源-采购“两段式”采购管理模式明确了采购工作各阶段的工作内容和职责分工，不仅能促进物资采购的有效进行，还可以节省采购时间，增加物资需求预测的准确性，减少库存储备，进而降低成本。通过改进采购管理来增加电力企业效益的潜力还很大，未来还需要加强对物资采购管理的關注。

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