强化物资采购合同管理的几点设想

周超

一、以提高经济效益为中心，实行全面合同管理

在对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高企业整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。具体地说：

1、企业所有的对外业务都要全部签订合同，做到无合同不采购，无合同不验收，做到无合同不结算，无合同不付款。

2、所有的合同从订立到履行到结算，实行全过程管理。签订合同前要根据企业生产需要提出合同采购计划和签订申请，批准后洽谈、草签合同，再提报上来由订货小组集体审批；签订合同后分解、落实到有关部门组织实施，督促履行，合同履行后办理结算手续；合同发生纠纷后，依法进行处理。

3、对合同文本使用率、合同签订率、合同鉴证率、合同限额审批率等主要指标实行全额目标管理均力示达到100%。

二、贯彻新的思维方式和管理方法，力求具有较强的操作性

在研究和建立合同管理模式时，力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现代理论的运用上，由此可达到以下三个目的：

1、探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；

2、制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；

3、确立一个具有动态的、受信息调节而又符合法律规范的控制体系。研究的目的在于应用。在具体研究和实施中要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。

三、建立物资采购合同管理的框架和结构

任何一种管理形式都有其特有的框架和结构，经济合同也不例外，物资采购合同管理框架是以市场经济和物资供应为前提进行的，主要由四部分构成，即思想体系、组织体系、制度体系、效益评价体系。思想体系包含了四个方面的内容：

1、体系的宏观基础—有秩序的市场经济和物资供应管理体制；

2、体系的价值排列，法—理—情；

3、体系的立足点—自律和自卫；

4、体系的理论基础—知识性，包括法律、法规、系统控制、信息论、电脑技术、效益分析；逻辑性，包括目标设立与优化、人才培训、机构制度完善、标准化和实践等；时间性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。组织体系的主干是：主体决策—业务制衡—全程控制。一是审批采购计划和订立合同；制订合同管理制度；解决合同签订履行中出现的问题；研究决定对合同管理人员的奖惩等。二是设立专门的合同管理机构，承办经济合同管理的具体任务；三是各业务部门配备一批熟悉业务知识和具有丰富合同管理经验的专（兼）职合同管理人员，负责管理本部门的合同，向上反馈合同管理信息等。制度体系主要包括：（1）合同归口管理制度，即对本单位合同实行由专门合同管理机构全面统一管理合同的制度。（2）合同授权委托制度，对外签订合同一律由其法定代表人进行书面授权委托，授权代理人或复代理人在规定的权限、范围、期限内签订合同。（3）合同审查制度，即规定各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准、审查时限，保证合同正确签订履行的制度。（4）市场调研和市场竞价制度，即在合同订立前对合同标的的价格、质量和厂家品牌等进行市场调研，了解市场行情、采取招议标订货、批量订货、代理等方式，优选供应厂商，努力追求物资的功能价格比最优化。（5）主体资信调查制度，即在合同订立前对对方的主体资格，履约能力、信誉情况及委托代理人等进行认真考察，并逐一建立起客户档案。其目的是通过收集对方的资信资料，对对方单位是否具有履约能力做出正确判断，因此在资信调查时要格外慎重。资信调查的主要内容有：对方单位是法人还是其他经济组织，是个体工商户还是农村承包经营户；对方单位的地址、规模、性质、主管部门、成立的时间、注册资金数额；通过审查营业执照，看合同标的是否属于对方经营范围，确保有履约能力；通过当地工商行政管理部门咨询，看对方在近三年内是否有故意或过失违约或违法经营的不良记录；企业法人代表人或负责人品性、学识是否优良；委托代理人资格是否真实、合法、手续是否齐全；通过税务部门咨询，看对方近三年经营效益状况；对方所持的营业执照是否在有效期内，是否每年及时参加了年检。

四、进一步提高完善物资采购合同管理的方法和手段

经济合同管理法律意识强而且慎密，除要有一套严密的管理体系外，在管理的方法和手段上也必须系统而严密。只有有了科学严密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，对可能发生的各种因素做出快速反应，减少失误和漏洞。为加大合同管理力度，实现合同管理真正到位，确定方针目标管理、实行方针目标管理方法，以法律法规为依据，变分散管理为系统的目标管理，变静态管理为动态管理的全过程管理，变经验管理为科学管理，把合同管理的内容和主要指标纳入企业的承包目标之中，使整个的管理工作做到纵深，责任到岗，任务到人，相互衔接，相互协调，形成一个动态的管理体系，这个体系是严密的，严密的主要表现在于各个环节全都是按程序办事，环环相扣，这就从根本上改变了人为因素的影响，从而也就为科学管理奠定了基础。

综上所述，合同管理是企业的一项基础管理，也是终端管理，是企业计划管理、质量管理、成本管理、资金管理等其它管理有效形式和重要手段，随着企业改革的不断深化，物资部门的合同管理工作将进一步规范物资采购行为，以促进企业整体效益的提高。endprint