基于Excel服务器的信息管理系统

孙 伟

(盘锦职业技术学院机电工程系, 辽宁 盘锦 124000)

基于Excel服务器的信息管理系统

孙 伟

(盘锦职业技术学院机电工程系, 辽宁 盘锦 124000)

Excel服务器是一个面向最终用户的管理软件系统设计工具与运行平台，它将电子表格软件Microsoft Excel和大型数据库管理系统MS SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境.经分析，使用北京勤哲软件公司的Excel服务器(Excel Server 2007)作为开发工具，结合单位的实际情况，从物资计划的提出、审批、采购、入库、出库等环节入手，开发出一款简单易用的库存管理系统.实践表明，此系统提升了公司的管理水平，提高了员工的工作效率.

数据库；Excel服务器；信息管理

当今世界,网络技术不断发展，网络领域的技术相对成熟, 人们已经清醒地认识到它的强大功能,网络的重要作用体现在人类社会的各个领域.对于物资管理而言，使用计算机有着传统手工无法比拟的优势，如：检索迅速、成本低廉、查找方便、统计和盘点方便快捷等，是企业科学化、正规化管理的重要手段，因此，开发这样一款软件非常重要.

1 Excel服务器简介

简单地说，Excel服务器就是一个以MS Office Excel为设计工具，以MS SQL Service 2000为数据库建立起来的面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台[1].

在单位具体的工作环境中，信息的表现形式通常有表格、单据等，有纸质的，也有存储在计算机里的Excel文件、Word文档等.在日常工作中，信息的传递、共享、计算、统计、分析及保存等工作非常复杂、麻烦，而且极易出现差错，出错后校对工作繁琐[2].虽然现在有很多较为实用的管理软件，但是每个单位的特点不同，使用这些管理软件有很多局限性.

软件对于应用者来说最为熟悉，作为最主要操作界面Excel电子表格，人们需要“模板”化各种单据、报表等，权限的设置都是通过“模板”进行的.可以精确设定不同职能岗位人员的信息访问权限，在保证安全的同时能使信息得到共享.与此同时还可以定义工作流，表单的流转顺序得到规定，在计算机系统中使规章制度得以落实，这样使得人为操作的随意性得到控制.对于加工信息，Excel服务器使得Excel的易用性、计算能力以及具有数据管理能力的大型数据库非常协调地组织在一起，通过在“模板”上定义“表间公式”，使得计算机能自动完成各种统计、汇总工作.

具体地说，电子表格Excel的网络化应用模式能够通过Excel服务器呈现出来.在这样的模式条件下，用户依然用熟悉的Excel来完成工作，但实质上发生了很大变化：数据得到了统一集中管理，操作更简便，权限有严格的定义，信息传递变得规范，不再需要人工来做大量耗时耗力汇总统计工作——原来分散孤立的Excel工作簿整合为一个完整的信息管理系统.

2 Excel服务器的特点

2.1 Excel服务器的功能

作为一个工具和平台的Excel服务器，它提供了一个信息系统框架，但具体的业务模块没有预先设定，需要把自己实际业务中用到的单据、表格等做成“模板”，加入到框架中，搭建出自己的系统.不需要掌握过多的计算机专业知识：会使用Excel，就会用Excel服务器；懂得业务需求，就能做信息系统.

2.2 安装

Excel服务器分为企业版和标准版两种，安装时用一台电脑作为服务器(不可以用Windows 98和Windows Me系统)使用，进行完整安装，其他的电脑安装客户端即可.安装了Excel服务器后，在计算机的“开始—程序”菜单中就会出现“Excel服务器”菜单组.

2.3 Excel服务器各个组成部分

服务管理器：在服务端计算机上自动运行的程序，只有处于运行状态，用户才可以登录到服务器，使用Excel服务器软件的功能.

管理控制台：在管理控制台中可以完成权限管理、建立规范、系统管理等工作.

客户端：实际上就是用来打开Excel的快捷方式，打开Excel后会在Excel的菜单栏最右边增加一个菜单项“Excel服务器(S)”，并弹出一个登陆窗口.

可在非常熟悉的Excel环境中进行建立模板、定义数据项和数据表、定义表间共识、工作流和填报表单/自动汇总、处理待办事宜、插叙数据等工作.

3 库存管理的实现

3.1 设置全局信息，建立组织机构、部门、角色、用户

以管理员身份登录到管理控制台(用户名：Admin，第一次使用没有口令)，下面以我设计的我厂的全局信息为例(见图1-3)：

图1 设置全局信息

图2 管理用户

图3 角色设置

3.2 建立模板及信息系统，定义使用者权限

简单来说，模板就是表样+填表规定的统称.在设计中，将模板分成三类：基础数据、业务单据及台帐和统计报表.现就我们设计的基础数据类中客户登记信息模板进行说明.

以管理员身份登录，点击菜单栏“模板-新建模板”，调出新建模板窗口，并选择建立新表单模板，定义模板名称为“客户登记表”，将“初始填报权限”定义为“设备组-材料员”和“各单元-设备员”，“最终查阅权限”设置成“单元长、设备员”只允许查看自己部门的，其他人员可以查阅全部，其他模板的建立相同.

建立信息系统的过程如图4所示：

图4 建立信息系统的流程图

3.3 定义库存物资种类及基础数据录入

库存物资的种类是我厂实际运行中各专业设备员、单元长等专职人员按照管理员制作的模板所填写的.具体的制作方法同样是利用Excel表格来制作，在分类上利用Excel表格函数功能自动生成[3].

基础数据同样是由仓库保管员、设备员及单元长等专职人员按照物资的种类划分进行填写，可以利用Excel服务器自带的导入功能导入已有的数据表.

结合我单位的实际情况，共建立了如下模板：

(1) 基础数据类：客户登记表、材料表、材料分类表等.

(2)业务单据类：计划表、订单表、入库表、出库表等.

3.4 定义数据项

图5 设置计划模板

在一份计划中，有些单元格内的记录数据集只能够出现一次，而有些单元格内的记录数据集可以多次重复出现，如图5所示(实心椭圆区域为单一记录数据集，空心椭圆区域为重复记录数据集数据项).

单一数据项在一份表单上只能出现一次.重复数据项在一份表单中允许填写多次，比如区域“B5:B7”的材料名称，一份计划可以包含多种材料，该区域的每一行的单元格的内容都不一样，但是它们都是材料的名称.

实现方式：在订单模板中同时选定需要定义单一数据项的区域后，右击鼠标选择弹出菜单“定义单一数据项”，并用左侧单元格命名，选择必填的项目，根据填写规范，创建即可.“重复数据项”的定义方式基本相同，在定义时注意选择“数据区域可向下扩展”，因为一份计划上不一定是有四条记录项，或许有多条记录项，这就需要填写数据的区域向下扩展[4].

金额下方的单元格填写规范是在Excel单元进行格式设置，并应用公式“金额=单价×数量”.

3.5 数据管理

各种模板都已经建立好了，但如何能让各种表单间建立相应的关系呢？这就是Excel服务器最大的特点：表间公式.如图6所示，可以利用表间公式提取相应的数据项，按照定义好的公式，只要填写一项数据，如“客户名称”，对应客户名称的 “地址”、“联系人”、“联系电话”等数据项将自动填充到表单中.

图6 选择表间公式类型

具体实现方式(以“订单”为例)：

首先以管理员身份登录，打开“订单”模板，选择菜单项“模板-定义表间公式”，按新增按钮并选中“提数公式”，公式名称定义为“计划填报”，应用方式选择“筛选条件改变后自动执行”，数据来源选择“计划表”，并按行匹配.

3.6 定义工作流

工作流是对表单规定的流转过程，是管理制度的具体体现，明确分工，规定工作程序；包括每个步骤由何人处理、处理那些内容、传递到下一个步骤必须满足的条件等等.计划填报、订单工作流程，如图7所示：

图7 工作流程图

[1] 刘敏华,黄铁记,卢琰.基于EXCEL服务器的实验室仪器设备管理信息系统的设计[J].电脑与信息技术,2011,(4):50-53.

[2] 王悦东.基于Excel服务器创建承德市空气质量数据管理系统[J] .科技传播, 2012,(5):20-22.

[3] 罗建林.基于Excel服务器的信息系统应用[J].大观周刊,2011,(30):31-33.

[4] 勤哲Excel服务器精解[M].北京：北京勤哲软件技术有限责任公司,2014.

(责任编校：晴川)

Information Management System Based on Excel Server

SUN Wei

(Department of Mechanical and Electrical Engineering, Panjin Vocational and Technical College, Panjin Liaoning 124000, China)

Excel server is a software system design tool and running platform for end users. It integrates Excel Microsoft and SQL Server MS into a network data service environment. Using the Excel server (Excel server 2007) from Beijing Qingzhe Software Company as a development tool and according to the actual situation of our company, the study developed a simple inventory management system from aspects of proposing the material plan, examination and approval, procurement, storage, warehousing and ex-warehouse. The practice showed that this system could improve our company’s management level and the working efficiency of the staff.

database; Excel server; information management

2015-09-02

高职院校实验室软实力建设的研究与实践(批准号：LZY15345).

孙伟(1980— )，男，辽宁盘锦人，盘锦职业技术学院机电工程系副教授.研究方向：计算机网络技术.

TP391

A

1008-4681(2015)05-0054-04