档案工作者的职业素养及其提升

徐庆

新时期为档案工作提供了广阔的发展空间和行业机遇，也对档案从业人员的职业素养提出了更高、更新的要求，本文结合笔者所在单位的性质尝试从专业素质和职业道德两个方面对新时期档案从业者应具备的基本素质进行阐述。

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是宝贵的社会财富；是重要的历史文化遗产；是对过去工作和历史情况的记录；是历史的真凭实证；是第一手的参考材料。随着科学技术的发展和人类社会文明的不断进步，新时期的档案工作较传统的纸质档案保存时期有了较大的变化，出现了新的载体，呈现出种类繁多、生存状态多媒体化、档案管理信息化等特点，为档案从业人员提供了广阔的发展空间和机遇，但也对以往熟悉传统手工作业的从业人员提出了挑战。“我们应具备什么样的素质来迎接机遇，面对挑战？”是当前摆在档案从业者面前的突出问题。

一、要有与新时期档案管理工作要求相适应的职业素养

所谓职业素养，是指职业内在的规范和要求，是在职业过程中表现出来的综合品质，包括职业道德、职业技能、职业作风和职业意识等几个方面。

（一）职业技能和职业意识。档案人员专业能力的高低直接影响着档案工作水平的优劣。档案工作是政治性强的工作、是依法开展的工作、是有新技术应用的行业。档案工作在专业理论上，入门易，精通难，对人员能力素质的要求伸缩性大，往往应付容易，要想展现出高水平难；在管理标准上，达到一般容易，要达到更高的层次难。近几年来，随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对档案从业人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面有了更新、更高的要求。因此，在档案管理工作中需要我们有过硬的技能来为档案管理工作服务，随着数字化时期的到来，特殊载体形式的档案大量出现，如光盘、磁带、胶片、移动存储介质等，传统手工作业已不能满足当前档案管理的工作需求。因此我们在了解和掌握档案基础专业知识的同时，还要进一步的提高自身的专业能力。例如，熟练使用常用电脑办公软件、懂得计算机及网络知识等，使自己有能力对所需信息进行搜集、提炼、加工和整理。除了要掌握word、excel等常用的办公软件、收发电子邮件等基本的计算机网络通讯技术外，还要熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识等，以适应档案工作发展的需要。

信息化时代，知识的更新换代是迅速的，档案从业人员要具有强烈的危机意识和工作责任感，要树立终生学习的观念，努力学习文史知识、历史知识、与本行业单位相关的知识，不断更新自己的知识储备，在掌握档案的基本知识的基础上还要有跨学科的知识拓展，不仅要打破思想观念上旧框框的束缚，还要不断探索打开档案工作新局面的具体办法。工作中要不断培养创新意识和服务意识，与时俱进，不断提高自身素养，积极探索，努力将档案管理工作与信息技术相结合，探索出一条适合本单位档案管理工作的新路子，进一步做好档案管理工作。

（二）职业作风和职业道德。档案从业人员是作好档案工作的关键，档案是党和国家的宝贵财富。因此，要想做好档案工作就必须树立严谨的科学态度和工作作风。只有具备严谨细致、一丝不苟、求真、务实的工作作风，才能确保档案管理工作正常、有序的开展。当前，档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用，档案从业人员在利用信息技术的同时，对于档案信息资源，要坚持实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，维护档案的历史真实面貌。在档案管理过程中，要确保档案保管完好无损，对已经破损的档案，要及时补救。笔者单位的档案管理工作中，就存在着科技档案归档不及时，存在不全，有缺失的现象。科技档案是科研、生产、建设活动的直接记录和真实反应。长期以来由于档案管理人员的工作疏忽，导致了一些重要的文字、图像和图纸等资料未能及时归档，有些散落在个人手里，未能及时归档，时间长了就会出现丢失，破损等现象的发生。因此，也就无法保证科技档案的完整性。近些年来，本单位通过相关管理及规章制度的进一步完善和加强，以及检查和审核力度的加大、新的档案管理人员的加入，使科技档案的归档工作得到了有效好转。其次是实物档案未及时归档现象。实物档案是对国家和社会具有保存价值的物质实体为载体的历史记录，它的作用和价值更是纸质档案所难以替代的。实物档案如果与相应的文字相结合，更能极大的提高其本身的作用和价值，所以说实物档案的价值是不能用金钱来衡量的。因此一定要认真保管并严格各项调阅手续，不能因工作疏忽而使档案遗失或被窃。要提高档案资料的完整性，档案从业人员应向上级领导部门提出建议，对本单位散失在个人和科室中的实物档案进行搜集、征集工作。收集实物档案时，同时收集与其相关的其它载体的档案材料，保持它们之间的有机联系，确保收集完整。配备足够的实物档案专用库房和专柜进行保管，确保实物档案的完整、安全和有效利用。

档案从业人员要有与新时期档案管理工作要求相对应的职业道德，要有做好档案工作的责任感和使命感。档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性和保密性很强的工作。随着信息化时代的到来，新载体档案等不断出现，对档案从业人员的归档过程提出了更高的要求，但不管档案工作如何变革，虽然档案管理的方式、操作方法等发生了新的变化，但作为档案从业人员，做好本职工作，以信息服务为己任的工作原则不能变。工作中面对大量档案材料收集、整理、利用等缺乏自主性的日常工作，一些档案从业人员觉得缺乏认可和发展的机会，感到工作枯燥、乏味，自觉个人发展受限，相比较其他工作岗位却不乏机会，在职称评定、工资待遇上存有一些差异，加上个别新任档案从业人员对档案工作的重要性认识不足，认为档案工作技术含量低，在单位中不受重视，以致于工作得过且过，时间长了，容易产生失落感，以致最终对档案职业失去了兴趣，随着工作责任心的下降，甚至可能导致一些重要涉密文件的失泄密，任何涉密档案的失泄密，都可能给单位和国家造成不同程度的损失。因此，除了档案从业人员要加强自身的职业道德外，各单位领导也应重视档案管理工作中出现的问题，从各方面关心档案从业人员，积极为做好档案管理工作创造各种有利条件，促使档案从业人员加强责任意识、使命意识和保密意识。

二、新时期提升档案从业人员职业素养的渠道和路径。

（一）档案从业人员除了坚持自学的学习方式外，还可以通过档案专业继续教育，来进一步系统地掌握专业知识和专业技能，为优质、高效地完成档案工作奠定基础。在继续教育内容上要紧跟形势，不断开拓创新，教育内容要突出针对性、实用性，紧密结合职业道德、档案管理现代化、档案信息资源开发利用和相关专业知识。做好档案管理工作，领导重视是关键，本单位领导非常重视抓好档案继续教育工作，将档案继续教育与排水行业发展需求紧密相连，积极为档案继续教育创造良好的学习条件和氛围，经常督促和勉励档案管理人员参加各级、各类培训班，使档案从业人员在日常工作中能够认识到参加继续教育对提高自身工作能力、管理水平、操作技能的重要性。各单位应建立相应的规章制度，规定档案从业人员每年必须参加规定学时的继续教育培训，保证档案从业人员参加继续教育的时间和培训经费等，及时掌握档案从业人员接受继续教育情况，并对参加继续教育情况进行检查和考核，进一步增强档案从业人员自觉参与继续教育的积极性，不断拓宽继续教育的渠道和形式，激发档案从业人员的兴趣，有力推动档案继续教育工作的深入开展。

（二）引导档案从业人员树立终生学习的观念，不断完善专业知识结构。本单位业务主管部门从培训经费投入、时间安排等方面予以保证，积极创造条件，激励档案工作者不断的自我完善、自我发展。现在很多单位都存在着专职或兼职的档案从业人员，无论专职还是兼职，档案从业人员都应该从实际工作角度出发，干一行，爱一行，增强服务意识，树立终生学习的观念，自觉参加档案继续教育，主动接受档案工作的新理论，掌握开展工作实践的新方法和新内容，结合本职工作，通过继续教育充实基本理论和专业知识，掌握档案管理的各项方法和技能，提高岗位适应能力，进一步推动自身岗位工作的顺利开展，通过继续教育不断更新知识，拓宽知识面，提高独立解决业务问题的能力，以适应新时期档案事业发展的需要。

总之，作为新时期的一名档案从业人员，我们只有坚持不断与时俱进，不断适应档案管理工作的新形势，才能做好档案的管理、开发和利用工作，只有不断努力提高自身的职业素养和职业技能，才可能在为档案管理工作作出自己应有贡献的同时，实现自身的人生价值。

（作者系上海城市排水有限公司竹园第一污水输送分公司）