浅谈档案管理制度创新

胡玉荣

摘 要：笔者在分析了当前档案管理工作面对的总体形势之后，分析了开展档案制度创新工作的原因，指出了创新的相关措施等。

关键词：档案管理；制度创新；重要性

在当前时期，档案管理工作必须顺应时代发展的脚步，适时地进行创新工作。要不断的创建新制度，确保管理工作可以顺畅开展。该项创新工作涵盖的内容非常多，比如管理专业人员与档案关系、管理运行机制、档案管理模式等方面的创新范畴。只有做好了上述的这些创新工作，才可以真正的实现管理制度的优化。

1 档案管理制度创新对于当前档案管理的重要意义

1.1 制度创新是社会发展到一定时期的必然选择

由于社会在不断的发展进步，此时人力资源机构体现出的作用更加明显。由于人事管理工作在不断的变化，此时不论是机关亦或是各种单位在开展档案管理工作的时候都面对非常多的难题。比如收集的材料不全面，而且很多都是过去很长时间的信息，没有及时的收集新材料，这就无法体现出一个人的真实状态。在评价的时候过于机械和形式化，这就无法真实的体现出个体的面貌。除此之外还存在着随意修改档案的现象，虚假工龄以及虚假的学历等。除了材料的收集之外，其传递和使用等步骤也面对很多的问题，会导致材料丢失或是变形，最终使得信息不真实。上述问题的存在表示着之前的档案管理模式已经不能和当前的时代发展步调保持一致了，必须加以完善创新。

1.2 制度创新可以为工作的开展提供体制保障

我们常说无规矩不方圆。此处讲到的规矩其实就是我们常说的规章体制，它是我们在开展工作的时候必须要遵守的内容，它的存在是为了约束我们的活动的。只有建立科学的制度，才可以降低问题的发生几率，才能够带动工作的有序发展。档案能够体现一个人的综合素养和学历情况，所以档案必须真实全面，只有这样才可以更好的服务于人事管理活动，才可以给人才使用提供更为精准的信息。个人的材料应该和其真实状态保持一致，特别是可以证明其状态和履历的资料，必须要全面。储存的信息必须精准，对于那些不能核查的材料禁止存档，对于那些存在不清晰字迹的也不应该存档。上述内容要想落实到位，就必须得有完善的制度作为保障，假如标准制定的不严谨的话，就会带来很多问题。所以当前必须认真的进行档案创新工作，确保其更加全面综合。

1.3 制度创新能够激发出从业人员的工作热情

通过分析最近的档案工作我们发现，要想开展好该项工作，除了要有领导支持之外，还必须得依靠从业人员的不断努力。通过分析当前情况，我们得知目前的管理制度不完善，很多关键档案过于分散，导致使用率受影响，因此必须进行制度创新工作。要认真论述工作的目标和从业者在工作中的任务，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，只有这样才能够激发出广大从业者的活动热情和主观能动性。

2 档案管理制度创新的具体内容

各个机构必须认真对待档案工作，要认真听取汇报，严肃对待工作中面对的难点。而且接受上级监管。

第一，创建档案培训制度。各机构应该认真对待该项管理工作，要定时的开展培训工作，可以请专门人员讲授课程，通常一年不得低于一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。

第二，创建档案检查制度。从业人员应该积极的向资源所属者索取资料，要了解档案整理技术，结合档案制度为广大工作者创造优秀的服务工作，而且要不定时的检查归档档案的品质以及数量。

第三，创建档案责任追查制度。档案的管理机构要切实的依照相关的管理条例，在要求的时间范围内对有关的材料归档处理。如果发生了人事变化，此时要及时进行材料移交，对于那些没有按时移交，将材料带走或是损毁的，要按照相关法律追其责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。

最后，创建档案联系制度。落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。

3 开展创新活动时要注意的内容

第一，加强档案资源管理体系建设完善。档案管理制度和档案资源管理监督机制。在平时的管控过程中，要结合实际情况，不断的完善规章体系。我们都知道，档案能够体现一个单位在各个阶段的工作开展状态，假如相关的制度未得以合理的更新发展的话，就会使得资源得不到合理的利用，最终使得基层工作者对档案归档工作不热情。有一句古语讲的非常好，没有规矩就无方圆，这句话对于当前时代的任意一个单位来说都是这样的，而且完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源归档的完整性，以免档案资源的泄露及丢失现象的发生。因此，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案资源管理归档机制落到实处。

第二，拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整。首先要从根源加以开工至，将材料的收集工作开展到位。工作者应该认真的开展档案收集活动，要注重部门责任人的资料收集，严格按照档案归档范围进行部门资料的接收，把好档案资源归档管理的第一关，它是档案资源管理的重中之重，也是丰富馆藏的主要渠道；要抓文件资料归档质量。

企业文件资料来源于各个部门，如何把控文件质量及归档，需要各部门落实到每人每天的工作中去，档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的客户，同时也是供应商，供应商提供什么质量的产品，所能享受到的就是该质量的产品服务，部门工作成果的质量直接影响归档文件材料的质量和保存价值，做好部门资料管理是企业档案资源管理的基础；适时开展档案资源征集等相关活动，把对企业有利用价值的档案资源接收进来，以发挥其应有的价值作用。

第三，强化对档案工作的评价与考核。首先要完善工作奖惩体系，对于那些工作开展好的，要对其适当的表扬，相反的对于工作不认真导致档案丢失的，要对其进行批评教育。其次，结合单位举办的特色活动，参加各种评比。最后，积极的协调二级单位进行档案工作评价，认真分析管理工作中面对的难点，积极的开展资源整理活动。

第四，加快档案资源的信息化建设。一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。

第五，切实提升工作者的综合素养。当前时期必须切实提升工作者的综合素养，确保他们的专业能力强，对业务熟稔，还应该了解相关法规常识，确保管理工作者能够切实的意识到该项管理工作的意义，并且钟爱此工作，只有这样才能够提升工作的热情和主观能动性。除此之外，还要不断的完善用人体系，选取那些专业水平高的人员开展该项工作，使组织更加优秀，只有高素养的队伍才能够更快的发现并且处理存在的不良现象，并且加以总结，进而发现存在的规律。

参考文献

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[2]李宏，李衍秀.和谐社会档案管理制度创新研究[J].办公室业务，2014.

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