对行政事业单位货币资金内部控制的思考

□文/黄 莉 雷夏露

（西安石油大学 陕西·西安）

一、行政事业单位货币资金管理的内容和作用

通过分析行政事业单位货币资金相关文件不难发现，我国行政事业单位会计规范和控制的建设远远落后于企业，至2012年12月6日才发布了第71 号文件《行政单位财务规则》与第72 号文件《事业单位会计准则》，并要求自2013年1月1日起执行，之前一直缺少相关领域规范。由中国工业和信息化部财务司于2003年发布的359 号文件《行政事业单位财务会计管理规范——货币资金》中提及的关于货币资金管理的内容包括岗位分工和审批权限、现金管理、银行存款管理、其他货币资金管理、票据和有关印章的管理、监督检查几部分。通过对货币资金进行管理可以起到以下几方面作用：

1、保证资金的安全性、完整性。在所有的资产中，货币资金的挪用是引起各种贪污犯罪行为的主要原因之一，加强货币资金的管理，可以保证货币资金收入、支出的合法合理性，进而确保行政事业单位货币资金的完整，预防盗窃、诈骗和挪用，有效的防止舞弊的发生。

2、保证货币资金的合法性。管理货币资金，即检查货币资金取得、使用是否符合中国人民银行颁布的《现金管理条例》，办理各项首付手续是否完整，通过详细的检查即可保证货币资金的合法性。

3、提高货币资金使用效益。加强对货币资金的管理，就能够合理的调度行政事业单位货币资金，可以更加有效的使用货币资金，使有限的货币资金发挥最大的效用。

二、目前行政事业单位货币资金管理中存在的问题

根据调查行政事业单位的货币资金使用问题，可以发现行政事业单位的货币资金管理主要存在以下几点问题：

（一）存在白条抵库现象。所谓白条抵库，是单位库存现金管理工作中的一种典型违法行为。具体是指：支出现金时没有发票或收据等正规付款凭证，只是用白纸写了一个收条或欠条作为现金库存。用白条抵库，会使实际库存现金减少，日常开支所需现金不足，还会使账面现金余额超过库存现金限额，难以进行财务管理。虽然国家有规定，行政事业单位应定期对库存现金进行清理，严禁白条抵库，但仍有部分行政事业单位铤而走险的用白条抵库。

（二）信息不透明为腐败提供了温床。信息不公开指行政事业单位在履行职责过程中获取的信息，没有定时以一定形式向公众和内部人员公开、公示。信息不透明、不公开一直以来都是行政事业单位的诟病。货币资金的使用不透明，使用者则可以凭自己意愿使用货币资金，导致货币资金被挪用、贪污。这种行为将直接影响人民群众的利益。行政事业单位大到领导小到普通工作人员若出现违纪违法的舞弊行为也会影响单位内工作人员的工作态度和工作秩序。

（三）岗位设置不合理。岗位的合理设置将直接影响内部控制的效果。岗位设置的不合理主要表现在两方面：一是不相容职务未分离。有些行政事业单位内仍存在不合理不合法的兼岗现象。比如出纳兼任记账，出纳兼任档案保管，记账兼任复核等。这样使工作人员存在舞弊可能；二是岗位授权审批制度不合理。授权审批是对货币资金管理的一项重要措施。货币资金使用时，审批更是一个不可或缺的环节。目前，行政事业单位并没有严格遵从审批程序，并且对于大额重要的支付申请没有实行集体决策和审批。

（四）缺乏独立的监督体制，使监督不力。监督的独立性是不容忽视的。监督的效果取决于监督机构的独立性和权威性。监督机构人员若与被监督单位有关联，则会直接影响到监督的公信度。选择一个有能力并独立于被监督单位的监督单位很重要。若一个单位组织的监督机构是由被监督部门领导和相关人员组成，则大大降低了监督结果的可靠性。不光需要外部的监督，还应该组织内部审计部门对经济业务进行监督。有些经济业务环节需要彼此独立的两个部门或工作人员进行合作，则需要内部审计人员对这些工作人员的工作过程进行监督；有些经济业务环节是有互不隶属的两个部门或岗位一起合作进行，则需要内部审计工作人员对上下级进行监督，防止中间产生勾结等现象。但往往行政事业单位都忽略了对这些重要环节进行内部监督，这样久而久之就会助长行政事业单位内利用职能之便谋取私人利益等不良工作作风的风气。

（五）财务人员业务素质有待提高。财务人员指专门从事货币资金管理的工作人员，也是货币资金活动经手的第一人，工作与资金关系紧密，因此他们的专业能力和职业道德水平直接影响了行政事业单位内部控制的效果。缺乏专业人才会影响行政事业单位的工作效率，还将影响行政事业单位的财务部门发展；对不能胜任岗位的工作人员需要进行再教育会导致行政事业单位经费增加。若行政事业单位能够聘用或培养相关专业的有素质人才将不仅能够节省单位内部经费还可以使财务部门注入新鲜血液，尽快的与时代发展接轨。目前，一些行政事业单位内的财务人员专业素养并不高，缺少相关的专业知识、自控能力不强，因此，提高财务人员专业能力迫在眉睫。

三、基于内部控制加强行政事业单位货币资金管理的途径

目前，各级行政事业单位应借内部控制规范实施的契机，结合各单位具体情况，制定一系列政策措施，实现货币资金管理工作的制度化与规范化，将各项工作纳入合规管理的范围。内部控制对于行政事业单位管理是一个新思路，可以从以下几个方面去加强货币资金的控制与管理。

（一）单位层面的货币资金管理制度和环境建设

首先，创造良好的单位文化。随着行政事业单位制度的逐渐完善，人们越来越意识到一个单位的文化在此单位经营管理中的重要性，有好的单位文化可以促进单位的良好发展，而一个差的单位文化则有可能使单位陷入困境。因此，行政事业单位应该注重单位文化的建设，形成一个良好的文化氛围，使单位在高效有序的工作轨道上不断发展进步。为了建立良好的单位文化，行政事业单位应做到领导班子要身体力行、推进单位管理模式的转变、发挥社团组织和宣传教育的作用等举措。

其次，建立激励约束机制。任何一个团体都是一个有机的整体，整体内部有积极向上、能出色完成工作任务的人，同时也就有无所事事、拖延工作时间人，有奖有罚是保证单位内部健康发展的一个重要措施。通过激励约束机制来奖励爱岗敬业、有突出业绩的人员，惩罚自由散漫，工作怠慢的人员，从而营造出一种奋发争先，互相促进进步的工作环境。

（二）货币资金业务的岗位控制。行政事业单位内职责分工可分为横向控制和纵向控制。横向控制为不相容职务分离而纵向控制则为授权审批，行政事业单位为了保证货币资金使用安全也为了防止工作人员在容易滋生腐败的工作环节利用职务之便贪污，应有效的做到以下三方面的控制工作。

首先，严格确保不相容岗位相互分离。如出纳不得兼管稽核、会计档案保管等工作；单位的公章、专用章以及支票等票据应该存放于不同地方，由不同的负责人保管；库存现金的收入应当直接送存银行，不得坐支支票、白条抵库和私设小金库。

其次，建立货币资金授权审批制度。审批人员应对需要审批的申请进行详细的审阅，包括金额、票据的真实性等，审阅合格的方可通过，若审阅过程中发现问题应及时提出并不予通过，待更正后审阅无误才可通过。尤其是对大宗货币资金流动，一定要实行集体审阅和决策。

再次，建立有效的轮岗制度。货币资金管理人员在一个岗位待的时间过长，会熟悉自己所管理的业务也有能力钻空子，成功绕过相应的控制流程，加上与上下级的关系越来越亲密，形成了属于自己的“关系网”，难免会滋生腐败，所以货币资金岗位工作人员应该施行轮岗制度，制定具体的规章制度，使每个岗位上的人员定时进行交换，避免工作人员在一个固定岗位停留过久。这样不仅利于行政事业单位内控环节的正常安全进行，还有利于拓展职位的广度发展，让工作人员多接触各个工作岗位，激励培养人才。

（三）货币资金管理的信息沟通与监督机制

一是建立健全与经济活动相关的信息公开制度。行政事业单位的信息公开是近年来的改革重点，有利于加强公众监督和自我控制，有利于防范舞弊与腐败。行政事业单位的货币资金管理具有一定的保密性，但仍需要将可以公示的资料进行公开，比如三公经费支出、投标情况公开等。这样可以使信息更加方便沟通，也可以有利于培养公众对行政事业单位的信任以及帮助管理层决策。

二是发挥内部审计的监督作用。目前，行政事业单位对货币资金审计比较注重对于使用结果的审查和监督，而对于货币资金使用的全过程监督还比较薄弱。内部审计应当对整个货币资金使用流程执行情况进行监督并提出完善的意见，这样可以快速在事前事中事后及时反馈及时监督，使行政事业单位能及时更正存在的错误及不足，保证资金使用的合法性、效益性。货币资金审计的专业性较强，因此内部审计机构应建立专设的货币资金监督检查部门，审计人员应具备专业能力和素质。对货币资金业务中形成的银行存款余额进行核对，对银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表进行账实核对、账账核对。检查人员在经过仔细分析后将发现的问题写成书面材料向有关领导汇报，使货币资金内部控制过程中存在的问题得到及时的纠正和完善。

（四）加强财务人员的专业素养。专业素养包括财务人员本身所学习的专业程度也包括进入到工作岗位后的后期继续教育。只有与时俱进的财务人员才能管理好单位内的货币资金运用。

一是行政事业单位在选拔人才时应关注其学历、专业等职业素质。只有一个学习与财务相关专业的人才才能胜任此职务。隔行如隔山，不同专业之间有着很大的区别。财务是一个专业性很强的专业，因此要筛选合适的人在此岗位上。

二是加强对财务人员思想上的教育。思想决定了行为，只有不断培养正确的职业道德价值观，才能避免财务人员利用职便非法谋取私人利益。因此，行政事业单位应注重培养财务工作人员严格履行法定职责、忠于职守等基本职业道德思想。

三是加强后期继续教育，使知识不断完善。会计理论是与时更新的，固守原有的理论显然是不先进的。因此，行政事业单位应定时定期对在岗的财务工作人员进行培训、再教育，使其能更加好的完成工作任务。

总之，对货币资金的控制是行政事业单位内部控制中十分重要的一个环节，因此行政事业单位应该不断深化对货币资金的管理，建立一个完善的货币资金内部控制体制，并且还要提高管理人员对内控体制的重视和工作人员的基本专业素质，使我国行政事业单位的工作能够更好地进行。

［1］方周文，张庆龙，聂兴凯.行政事业单位内部控制规范实施指南［M］.立信会计出版社，2013.4.

［2］赵雪卉.论行政事业单位货币资金内部控制问题［J］.当代经济，2010.5.

［3］徐正. 试论事业单位内部控制制度建设［J］. 当代经济，2010.4.

［4］邓辉.浅析行政事业单位资金管理存在的问题及对策［J］.现代商业，2011.29.