信息化背景下高等中医药院校的人事档案建设
——以江西中医药大学为例
2015-04-18李小贞占电群
孙 涛 李小贞 占电群
(江西中医药大学，江西 南昌 330004)
信息化背景下高等中医药院校的人事档案建设
——以江西中医药大学为例
孙 涛 李小贞 占电群
(江西中医药大学，江西 南昌 330004)
为适应国家信息化建设的需求，国家档案局2002年颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，对信息化建设环境下的档案管理提出了明确的建设目标和建设任务。高等中医药院校人事档案，作为档案信息化建设的重要组成部分，其信息化程度将对高校教学科研人才队伍建设，特别是高层次人才库信息建设有着极其重要的意义，是学校人力资源管理信息平台的基础，实现人事档案的信息化管理，将为学校的各项事业发展发挥积极的作用。本文以江西中医药大学人事档案信息化建设为例，阐述了本校人事档案信息化建设的主要意义，主要做法以及启发思考，为信息化背景下的中医药院校人事档案建设提供参考意义。
信息化 高等中医药院校 人事档案建设 江西中医药大学
随着信息处理、网络技术的不断成熟和中医药高等院校改革的不断深化，推进高等中医药院校人事档案建设信息化，是贯彻落实档案事业信息化发展要求，进一步推进人事档案管理标准化、服务网络化进程，更好地为学校各项事业发展服务。
一、高等中医药院校人事档案信息化管理的必要性
实现高等中医药院校人事档案信息化管理，将对学校教学、科研人才队伍建设、医疗科研人才选拔有着重要的意义，同时也对高层次人才库信息资源的建设和利用、共享有着极其重要的意义，为学校各项事业发展提供决策依据。
(一)有利于深化高校人事档案信息化管理的研究
人事档案是记录个人不同阶段的发展经历，如实地反应了个人的学习经历、工作经历、社会关系、家庭状况以及职务职称等各方面的信息，是组织人事部门选拔考核的重要依据。相对于普通高等院校人事档案，中医药院校更具特殊性，不仅包含各教学院(系、部)的人员，还包括其直属、非直属医院，以及教学实习医院人员，绝大部分人员既是教师，又是医生；不仅需要承担教学科研工作，还要从事临床工作。面对这样繁杂的各类人事档案信息资料，只有利用现代信息技术，才能最大限度客观反映个人档案信息，进而达到人事档案开发利用的目的。
(二)有利于提高人事档案使用效果
纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料在查询时需要逐页、逐人查找相关内容，不断地进行翻阅及反复拆装，很难避免纸质档案的损坏，不利于纸质档案的长期保存。通过人事档案信息化，建立个人电子档案，引入专业的人事档案管理软件，通过网络和计算机辅助等管理手段，使得人事档案的检索、查询都可以通过计算机完成，既有利于纸质档案的保存，又能通过信息检索，实现档案信息数据共享，提高人事档案信息资源的使用价值，增强人事档案管理的科学性，不断发挥人事档案在中医药院校各项事业发展中的作用。
(三)有利于实现人才的优化配置和合理利用
通过人事档案的信息化建设，建立真正全面的人力资源电子信息档案，利用计算机统计语言对中医药院校的人才队伍进行定性或定量的统计分析，把“冷冰冰”的纸质档案转化成“活生生”人才队伍分析数据，实现人才效益的最大化，从而有力地推进中医药院校的学科建设和高层次人才的队伍建设，推进中医药院校人才队伍的整体提升。
二、江西中医药大学人事档案信息化建设主要举措
江西中医药大学校本部及直属附属医院教职工累计达3000余人，本文主要以校本部教职工的干部人事档案信息化建设为例，简要阐述我校人事档案信息化建设的主要举措。
(一)加强信息化建设的投入力度
为进一步实现我校人事档案管理的信息化，以中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等文件精神，选派相关人员进行理论业务培训，设立专项资金对我校人事档案进行系统的整理。从软硬件上有计划、有步骤的加强投入力度，进一步完善基础设施，保证我校人事档案信息化的顺利实施。
(二)整体规划，分布实施
人事档案信息化建设是一个长期而繁复的工作，就档案信息化建设的现状来看，最早的档案信息化工作始于20世纪80年代中后期的美国，历经了研究介质的保存、档案数字化、建设档案信息导航、网络化等多个时期，实现了信息处理、永久性保存及数据挖掘。就高等中医药院校人事档案信息化建设的现状来看，目前还没有完全实现人事档案的数字化。因此，鉴于人事档案信息化建设的现状和特点，我校采用整体规划，分步实施的策略。
首先，推进干部人事档案规范化建设。根据中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》(组通字[2012]28号)和中共江西省委组织部《关于做好干部人事档案改版工作的通知》(赣组字[2013]68号)文件要求，严格按照规范化标准，认真做好我校干部人事档案材料的收集、整理、审核工作，充实完善档案内容，确保干部档案材料齐全完整，为档案信息化建设提供基础保障。
其次，推进人事档案基础数据库建设。以规范化整理后的档案为数据基础，以我校人力资源信息系统为平台，建立人事档案基础数据库。初步实现个人信息、学习经历、工作经历、职称职务信息以及履历信息电子化，为学校人力资源管理及各项工作提供有力的人员基础信息保障。
最后，推进干部人事档案数字化建设。利用计算机信息技术和扫描技术，经过相当一段时间，将纸质的干部人事档案数字化，建立干部人事档案数字化信息库，实现人事档案的高效利用、信息共享，为干部人事档案管理研究提供平台支持。
三、高等中医药院校人事档案信息化建设的几点思考
(一)建立可持续保障机制
人事档案管理信息化是一个长期复杂的系统建设工程，统一部署，合理规划，建立一套人事管理信息化的可持续保障机制，是保障人事档案信息化建设的有力保障。学校需要持续保障资金合理预算、投入，保障信息化建设所需的软、硬件设备必要的添置、更新、维护，以适应信息技术发展对人事档案管理提出的要求。
(二)加强系统管理与维护
为保障人事档案数据的准确性，管理员必须不断的加强学习，及时了解有关计算机和信息处理技术，遵守管理程序，对数据日常的管理与维护进行规范操作，定期审核更新数据信息，增添新的人事档案信息，及时修正错误信息，对人事档案材料的借用、查阅、接收、转出等活动都有翔实的记录备案，做到后续工作有据可依、有案可查，实现档案保存的信息化、档案调取的信息化。
(三)建立信息化安全保障机制
人事档案涉及诸多个人隐私，建立安全保密机制是信息化建设的重中之重。通过数据加密、分级授权、管理员身份识别、终端识别等措施来加强人事档案管理信息系统的安全性。对相关管理部门和管理员设置访问权限和密级保护，限制不同级别管理员的操作范围，确保管理系统的安全性。同时，学校网络技术中心要加强对学校校园网络的监控，采用数字身份认证、防火墙等安全技术，有效的对校园网和外网进行物理隔离，从技术上保障系统的安全运行。此外，采用数据双备份，即双数据库备份机制。由于人事数据的重要性，收集整理的难度非常大，系统要求每天在现行的运行系统中定时做数据备份，将备份数据及时导入备份数据库，对两套数据库系统进行物理分离，确保数据备份安全。
(四)加强人才队伍培养
人事档案管理信息化关键在于加强管理人才队伍建设，不但要求管理人员熟悉人事档案管理业务知识，还要掌握现代信息处理技术和一定的计算机知识。因此，要想做好人事档案信息化建设，不断的加强人才队伍培养也尤为重要。一是加强引进具有档案管理信息化专业知识的人才，二是加强信息化管理人员培训工作，定期选拔组织政治理论素质强，业务能力过硬，具有一定信息技术知识和技能的人员进行专业培训，通过不断学习培训，更新专业的管理知识，提高软件系统管理能力和档案管理业务水平，储备档案信息化建设人才，为中医药院校教学和科研工作提供更好的服务。
总之，高校人事档案的信息化建设，是人事制度改革的必然趋势，切实做好高等中医药院校人事档案信息化系统建设，为干部人事档案管理提供更为有效便捷的信息支持和技术支撑，不仅提高档案保管的完整性、增强档案利用率，也是高等中医药院校的改革与发展升级，不断发展的要求。
[1]张鹰.医学院校人事档案信息化管理浅析，管理观察，2014-8.
[2]赵桢.浅析高校干部人事档案信息化建设，信息技术应用，2013-9.
[3]张翀.高校人事档案管理存在的问题与对策，兰台世界，2013-17.
[4]汪水英，王文华.高校人事档案数字化管理浅析，山西档案，2014-4.
[5]孟庆霞.加快高校人事档案管理信息化建设的思考，黑龙江科学，2014-8.
Personnel Files construction of Chinese Medcine Colleges Under the background of Informationization
SUN Tao LI Xiao-zhen ZHAN Dian-qun
(JiangxiUniversityoftraditionalChineseMedicine，JiangxiNanchang330004)
In order to meet the needs of national informationization construction，State Archives Bureau has publised
Information Colleges of Chinese traditional medicine construction of personnel files Jiangxi University of traditional Chinese medicine
