浅析开放大学数字档案馆(室)建设

周 芳

(福建广播电视大学，福建福州，350003)

高校数字档案馆(室)是指各高校档案馆(室)为适应信息社会日益增长的需求，运用现代信息技术对高校在教学、科研、管理等各个环节和工作中产生的具有档案保存价值的数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。随着北京、上海等“5+1”开放大学的挂牌，以及全国各省域电大开放大学建设的火热推进，建设与开放大学相适应的数字档案馆(室)也备受关注。本文以福建广播电视大学(以下简称电大)为例，对开放大学数字档案馆(室)的建设试作探析。

一、建设开放大学数字档案馆(室)的重要意义和必然要求

(一)建设数字档案馆(室)是开放大学档案管理的内在要求

1.由开放大学的性质所决定。开放大学是一所建立在现有广播电视大学系统基础上，面向社会成员，综合运用现代信息技术、教育技术等多种手段，提供大容量资源、运作机制灵活、实施开放式教育的新型大学。它以举办高等学历教育和服务终身教育体系建设作为自己的办学目标，反映了高等教育开放办学的实践和探索，是高等教育适应信息化发展的新形态。在这样远程开放、高信息技术和数字化校园的大背景之下，传统的以纸质档案管理为主的封闭的档案管理模式，显然与之格格不入，也明显不能适应开放大学档案管理的需要。

2.由开放大学的特点所决定。(1)开放大学既开展实行注册入学、采用弹性学习年限和学分累积制度的学历教育，又依托系统办学网络，发挥远程教育优势，开展多种形式的非学历教育和培训；(2)通过整合优化汇集各类教育资源，构建全民终身学习服务平台，为社区教育、职业教育、继续教育、青少年教育、老年教育、农村教育等提供学习支持服务；(3)建立学习成果认证体系，以学分积累与转换为基础，推动学校教育资源与社会教育资源的双向开放，探索建立终身学习的“立交桥”，形成课程超市和学分银行，逐步实现各级各类教育的学分互认、衔接沟通和融通开放；(4)统筹开发社会教育资源，开展多种形式的社区教育培训活动。所以，开放大学具有面广、线长、生源多样、办学模式新等特点，在开放大学建设和发展过程中，所形成的档案必然是量大面广、形式新、内容复杂多样，传统的手工档案管理模式已远远不能满足开放大学高速发展的需要，档案管理网络化、电子文件档案化将成为开放大学档案管理的趋势，建设数字档案管理平台与校内的各种平台相衔接，多种媒体档案方能得到全面地归档，档案资源共享的利用效果才能得到充分地发挥，才能更好地体现开放大学终身教育支持服务体系，因此建设数字档案馆(室)才符合开放大学的内在要求。

(二)建设数字档案馆(室)是信息时代的发展要求

随着社会的发展，科学技术的进步，信息化建设已经渗透我们工作、生活以及学习等各个方面，社会各界对档案信息化的需求日显突出。为顺应形势，国家档案局从2000年印发《全国档案事业发展“十五”计划》首次提出“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”的奋斗目标，经过2001年、2002年的青岛、深圳、杭州等地的试点工作，并于2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，2005年发布了《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，提出“推进各级基础档案信息资源库”。要求各级各类档案馆(室)要本着“利用优先、分步实施”的原则，有序推进档案数字化的进程。到2010年，国家档案局又进一步发布了《数字档案馆建设指南》。为加强规范化建设，统一数据格式和管理系统，确保信息交换通畅和便于共享的数字档案馆建设提供了相对统一的标准。

(三)建设数字档案馆(室)是档案信息化和档案现代化管理的发展趋势

在当今快速发展的网络环境下，传统的档案管理模式已明显不能适应档案信息化和档案现代化管理的需求。随着电大和开放大学办学规模日益扩大，档案收藏领域不断拓展，档案数量不断增加。不仅纸质档案单纯依靠手工进行管理和利用的效果达不到远程需求，而且面对日益剧增的电子档案的管理和利用的难度也越来越大，档案信息资源得不到共享，档案管理规范性不高，档案利用的监控性差。因此，搭建开放大学档案数字化集成管理平台，才能满足档案数字化、传递网络化、存储集中化、资源共享化、管理动态化、权限规范化和远程服务化的发展要求，以适应档案信息化和档案现代化管理的发展趋势。

二、电大系统档案管理现状分析——以福建电大为例

(一)以人工查找为主

近几年来，全国电大系统开放大学建设正如火如荼进行。但是，由于在建设之初，主要精力还在定框架、明任务、跑政策，还没将档案的信息化建设列入议事日程，全国电大系统内的交流也不能畅通，在电大网站上没有设置档案管理在线模块，档案管理系统也还没与校内的任何平台对接，档案资源共享未能达到心理预期，利用档案资料仅依靠人力查找，费工费时、效率低，且对纸质原件造成损伤，更不能满足信息时代师生、社会对档案的快速利用需求。

(二)管理系统成为制约

档案管理系统还停留在2001年引进的科怡档案管理系统，此系统存在诸多缺陷。一是仅限于服务器(档案室)与校部各部门客户端之间的联网。客户端需要安装专用的客户端软件，这不仅涉及到安装的工作量，而且任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行重装或维护。当系统软件升级时，每一台客户机也必须重新安装，所以维护和升级成本非常高。二是对服务器和客户端的操作系统带来限制。它仅适应于Win98，不能用于win2000或XP，以及微软其它新的操作系统，更不能适用于Linux、Unix等。三是系统承载的数据容量小。虽然可以为校内档案的文件级档案管理提供平台，但仅限于进行文件目录著录、原文挂接、目录检索以及简单的数据统计等功能，而对于全文检索、数据传递、资源共享、大容量存储，动态化管理等事项的功能还无法达到，即达不到方便快捷的预期。

(三)开展了有效的实践探索

为了适应信息时代的办学要求，我们在有限的客观条件下，积极坚持实践探索，以提高档案资源的利用率。2013年12月至2014年5月，福建电大进行了档案信息化第一阶段的尝试，对查档利用率极高的学生档案《招生录取花名册》(1983年至2001年)进行信息著录和扫描，首先依托科怡档案管理系统，以案卷级的方式(分为主目录和子目录)著录学生招生录取的相关信息，然后再对纸质原件进行扫描，最后以pdf方式挂接在科怡档案管理系统主目录的平台上。但由于科怡档案管理系统承载数据容量有限，数据挂接和利用时打开速度慢，查找利用的效率受到制约，档案管理系统软件的升级亟待跟进。

三、开放大学数字档案馆 (室)建设的途径

(一)争取领导重视、政策支持，实现统一规划

众所周知，任何工作都需要领导重视、政策支持，档案工作也不例外。领导是工作的推动者，政策是工作的推动力。开放大学档案是记录开放大学办学建设历程和办学成就的历史资料，是开放大学科研、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭证，更是开放大学可持续发展不可缺少的信息资源。开放大学的数字档案馆(室)建设需要得到领导重视和政策支持。一是领导要重视档案信息资源在完善开放大学学历教育、非学历教育以及全民终身教育服务体系中的优势和作用，强调和协调各部门对档案工作的支持、配合。二是学校要把数字档案馆(室)建设纳入数字化校园建设的整体规划中，做好数字档案馆(室)建设的顶层设计。三是要在经费、技术、人力投入和政策制度等方面给予支持。四是要在制定和执行标准规范上，立足于档案信息化与高校信息资源的共建共享、互联互通，为进一步完善和提升档案信息化管理打下基础，创造条件。

(二)明确目标任务，分清阶段步骤

1.做好需求分析。档案信息化是数字档案馆(室)建设的核心内容，数字档案馆(室)是档案信息化建设发展到一定阶段的产物。所以开放大学数字档案馆(室)建设必须从档案信息化建设开始，做好需求分析，不仅要从档案管理的角度分析档案管理人员的需求，即从档案的收、管、用等各个环节分析信息化建设的需求，如针对档案信息收集建立档案信息采集平台，针对档案信息资源管理建立档案管理信息系统，针对安全保管构建数字档案备份基地，为满足档案利用和信息资源的共享开展档案网站建设等需求。此外，还要从实际出发，厘清需求的轻重缓急，体现先急后缓、由重到轻、由浅入深、逐步推进的原则。

2.规划与标准规范并行。开放大学档案信息化、数字档案馆(室)建设必须做好总体规划和方案，确定长期、中期、短期目标，建设时按照总体规划，分期分阶段推进。同时在建设初期，在进行系统建设前，必须按照国家、地方的数字档案馆(室)建设的标准规范、制度，结合开放大学实际情况，做好本校的标准规范和制度建设，这样才能保证开放大学数字档案馆(室)建设顺利推进和可持续发展。

(三)从实际出发，选择适合的建设模式

1.从实际出发，“量体裁衣”。开放大学数字档案馆(室)建设应依托开放大学信息化基础设施建设环境，以先进的远程信息技术平台或校务信息管理服务平台接口为结合点和切入点，集成建设适应开放大学数字档案管理、采集、利用需要的档案管理系统和网络应用平台，推动馆(室)藏存量档案数字化，增量档案电子化，实现档案信息资源的数字化、网络化管理，促进与校内各信息服务平台的对接，共建共享、互联互通，分层次多渠道提供档案信息资源远程利用和服务，以完善开放大学终身教育支持服务体系。

2.购置选择要有前瞻性。目前的科怡档案管理系统显然无法胜任未来的数字化档案管理，需要重新购置符合建设要求的数字档案管理系统软件，构建覆盖全校的整个电子文件生命周期的开放大学数字档案馆(室)应用系统，这样才能面向电子文件全过程管理，以实现档案管理各业务各环节的自动化、网络化；保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

(四)打造高素质的人才队伍

开放大学档案信息化以及建设数字档案馆(室)是一个庞大的系统工程，需要各种类型的人才支持，如管理型人才、技术型人才、研究型人才、业务型人才等，并且要发挥人才团队协同作战能力，高效优质地完成档案信息化，以及数字档案馆(室)建设的各项任务。同时，在管理团队中必须有善于战略谋划、精于组织协调、能够创新务实的领军人物。

四、结语

开放大学数字档案馆(室)建设，是学校事业发展的需要，是建设完整的数字化校园平台的需要，也是完善开放大学终身教育服务体系的需要。这项工作技术性强，涉及档案工作各个环节。建设中要基于智能检索技术和宽带高速网络技术，以建立档案数字化综合平台为重点，以海量数据库为支撑，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标，实现档案工作现代化管理，提供方便快捷的多功能服务。建成后的数字档案馆(室)将成为开放大学档案工作的平台和档案服务的窗口。

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