浅谈数字化背景下的中小学教师人事档案管理

黄梅菊

（南安市教育局）

浅谈数字化背景下的中小学教师人事档案管理

黄梅菊

（南安市教育局）

教师人事档案管理是学校档案的重要组成部分，不论是对教师个人，还是学校都起到至关重要的作用，档案数字化是档案管理发展的重要表现，也是当前数字化时代的必然要求。本文主要针对当前教师人事档案管理中存在的问题进行分析，简单阐述存在问题的原因，然后提出解决对策，以供参考。

中小学；教师人事档案管理；问题；对策

中小学教师人事档案是我们审视过去、认识现在、预测未来的重要依据，是学校教师历史的记载，因此，中小学教师人事档案管理应该得到足够重视[1～2]。但长期以来，由于受传统管理观念和落后操作方式的影响，始终没有形成教师人事档案管理体系，这不仅对学校各项工作的推进造成严重影响，而且还无法适应中小学人力资源建设和发展的需要[3～4]。随着我国教育的不断发展，中小学教师各种档案信息因缺乏横向信息，越来越重复化和单一化，这样会阻碍信息的整体利用率，同时还会束缚教师自身的发展。因此，研究中小学教师人事档案管理模式的改革方向和创新途径十分必要。

1　传统中小学教师人事档案管理存在的问题

1.1管理理念落后

认识是行动的先导，教师人事档案管理意识不强，是我国中小学校中存在的普遍问题，大部分教师人事档案管理员自身的思想都存在一定的局限性，由于受传统观念的禁锢，他们在内心深处就不重视教师人事档案管理工作。有相关问卷调查可以看出，认为该项工作重要的教师只占有26%，这在主观上就使得在当前的数字化背景下，中小学教师人事档案管理工作的实施效果大打折扣。造成档案管理员管理理念落后的原因有∶①学习领导层没有为教师人事档案管理职位进行明确的定位，该职位在学习的所有岗位中始终处于教辅的范畴，而且基本上都没有应有的“薪酬”，对教师来说，职称评定极其重要，但在部分学校中，教师档案管理工作在职称评定中，根本就不做任何参考。这是导致教师人事档案管理工作人员管理理念落后的主要原因；③在传统观念中，教师认为教师档案管理工作是学习和档案工作室的事情；③关于不同级别、不同类目档案室的创建及验收的标准，也没有具体细化的规定，这样从主观上轻视教师档案的收集，造成大量有价值的资料缺失。

1.2管理模式无法满足工作需求

在中小学校的教学档案中都有教师人事档案类目，以教师个人为单位，进行盒装统一保存。但打开卷盒发现，里面的文件收集整理凌乱无序、不齐全，还有部分学习的教师人事档案只是一个空壳；教师人事档案管理工作的日常事务繁琐，教师人事档案的收集没有统一的标准，加大了收集的难度；由于缺少相应的制度约束，关于中小学教师人事档案的保管期限表和档案范围都没有统一的规定，造成教师人事档案管理工作人员在实际操作过程中无章可循；另外，档案管理工作人员普遍存在素质不过硬、专业知识不足、知识结构老化等现象；传统的中小学教师人事档案管理都是纸质档案，由于这些档案经过多次反复的整理，很容易出现字迹不清、内容不规范等问题，而且在缝切时，也常有大小不一、随意打洞的现象，这样会严重破坏档案的完整性，大幅降低档案的综合利用价值[5～6]。

档案数字化管理是在传统档案管理的基础之上进行的，传统纸质教师人事档案管理工作中存在的各种问题严重制约了中小学教师人事档案的数字化管理，是这项类目的数字化管理进程落后于其他门类。因此，优化中小学教师人事档案管理模式具有一定必要性。

2　实现中小学人事档案管理数字化的优化措施

2.1训练管理人员计算机操作能力

加强所有中小学教师人事档案管理工作人员的培训和选拔是确保档案管理工作顺利进行的基本保障。在对教师人事部门进行组织时，要严格按照人事干部必备条件和岗位职责等各方面条件挑选出业务素质和政治都过硬的干部，然后对这些选拔出来的教师人事档案管理人员进行慎重的考察，从中选出更好的管理人员，进行重点教育和培养。①这些管理人员的综合素质必须过硬，在他们上岗之前，让他们全面掌握档案管理的各方面要求，了解相关政策，规章制度、法规条例等；③他们必须具备一定的计算机操作能力，可以定期组织计算机课程，为他们培训计算机应用能力，从中选拔优秀人才，以适应教师人事档案管理的数字化要求；③执行持证上岗的制度，实施人事档案管理的考核制度，项目考核过关的，才可以拥有档案管理证，持证上岗。

2.2引进基础设备，并构建数字化管理系统

档案的数字化管理指的是利用数据库技术、计算机技术、储存技术等高新技术将各种载体的档案信息资源转化成数字化信息，储存在计算机上，形成一个有序的档案信息资料库，并通过计算机对这些档案进行管理。因此，教师人事档案的数字化管理需要引进计算机等基础设施，加大基础设备的资金投入，完善基础设施建设，确保档案数字化管理的硬件齐全，充分应用信息技术，在教师人事档案数据库建立好后，在局域网建立中小学教师人事档案的数字化管理系统。

将收集、整理好的档案资料信息进行数字化处理，以每一个教师作为单位建立文件夹，将教师的纸质文件进行扫描处理，并对其格式进行转化，文件夹的名称就以文件相应的档案号定义，将其存入教师的个人文件夹中。在档案管理的数字软件中对数据库进行相应的条目录入，并将档案文件夹内的录入与文件进行原文挂接。另外，为了确保档案数据安全、信息不遗失，档案目录的图像数据和目录数据都需进行备份，备份的载体和方式可以尽量多样化，对备份好的资料做好标签，以便日后查找管理，对纸质档案的备份管理要做好登记清单。

例如，某校根据国家人事档案管理工作的规定，结合该校实际情况，制定教师人事档案管理方法，其中明确规定，归档材料上的姓名、年纪、参加工作时间等信息与档案上记载的内容不一样时，需补办手续、重新编制，这样才能保证档案资料的真实性。

2.3创新档案管理方法，加强信息化管理

教师人事档案信息化管理包括报表统计、维护数据、设置系统、信息查询等方面，因此，档案管理人员要明确其职责，规范档案管理流程，实现程序化管理。①可以制定一系列的管理制度与方法，明确教师档案管理人员的职责，除了做好教师档案的收集与立卷工作，还要加强监督和指导教师档案管理的利用效果；③实施制度管理人的管理方式，严格要求档案管理人员按照教师人事档案收集、保管、利用、整理的相关规章行事。使档案数字化管理的现代化信息技术得到最大发挥，如，利用计算机技术，形成档案自动化管理模式。在计算机上进行档案信息的记录、统计、登记等各项操作；借用计算机可以快速查找做各种数据资料，方便制定各种工作计划；根据档案的分类要求在计算机中编制程序，建立档案信息数据库，以便在网上查询；由于很多中小学教师档案的实体管理还是分散的管理模式，这会影响教师档案的整体性、统一性，因此，可以将教师档案实体进行集中存放，那么学校的档案管理人员就只用维护档案数据信息，通过计算机网络平台为教师提供服务，这种统一管理的模式不会受学校限制，还能增加教师流动的灵活性；在档案数字化管理中，对教师信息进行收集时，可以通过发布网站，让教师自己在网上填写个人信息，然后档案管理工作人员对这些信息进行集中处理和分析，并对对数据库进行维护和整理，保证档案信息的开发利用和有效管理，搭建信息资源共享的通道，实现档案信息的再次开发和利用。

3　结束语

创新中小学教师人事档案管理模式是一项需要长期坚持的任务，实现中小学教师档案管理的可持续发展需要全国中小学校的档案管理部门的积极配合，共同建立科学、规范的教师档案管理体制。在相关体制的保障下，加强档案管理人员的业务素质，明确档案管理的职责；重视数字化管理的硬件投入，细化管理规则，组织培训档案管理人员的计算机应用能力，以提高其信息处理能力；实行持证上岗制度，促进中小学教师人事档案管理工作迈上新台阶。

[1]黄莉雯，韦巍.信息化背景下高校教师职称材料归档问题探析[J].沿海企业与科技，2013，11（02）∶73～74.

[2]陈美容.教师人事档案管理的信息化建设探索[J].中外企业文化（下旬刊），2014，12（04）∶26～28.

[3]李春月.浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用[J].现代营销，2012，09（12）∶232～234.

[4]陈美容.教师人事档案管理的信息化建设探索[J].中外企业文化（下旬刊），2014（4）∶28.

[5]韦艳.浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用[J].数字化用户，2013（26）∶159.

[6]高平.浅谈教师的人事档案在教育教学中的作用[J].阅读与鉴赏（上旬刊），2011，14（01）∶69～70.

G637.2

A

1673-0038（2015）11-0113-02

∶2015-2-25

∶黄梅菊（1976-），女，馆员，本科，从事人事档案管理工作。