对工程招标代理信息管理与具体运用的简述

谢彩凤

（南宁品正建设咨询有限责任公司 广西 南宁 530000）

对工程招标代理信息管理与具体运用的简述

谢彩凤

（南宁品正建设咨询有限责任公司 广西 南宁 530000）

工程招标代理，是指产生于市场经济发展过程中的，一种具有公开市场竞争机制的行业。该行业是我国市场经济向着规范化发展的一个重要方面，也是我国经济与世界接轨的重要手段。信息管理工作为该行业提供了解决传统弊病的新思路，促进了招标代理行业的和谐发展。本文简要阐述了我国当前的工程招标代理中存在的弊病，以及信息管理的应用，并针对工程招标代理中的信息管理工作展开探讨。

工程招标代理；信息管理；业务数据

我国的工程招标代理已经发展了十多年，该项事业已经取得了显著的成果。工程招标代理机构从无到有、从小到大、从少到多，发展可以说是神速。根据有关部门的不完全统计，当前我国各类的工程招标代理机构已经超过5000家。对于这些工程招标代理机构来说，必须掌握的信息主要包括以下几个方面：招标人信息、投标企业信息、评标机构及专家信息以及招标投标相关管理机构的信息。也就是说，工程招标代理机构为了能够开展其工作，不仅需要充分了解招标人的意图，例如招标人对于工程的质量、安全、工期进度以及工程造价等各方面要求，招标人对工程投入资金的安排和设想等情况，还应当充分掌握投标企业状况，如投标企业的工作人员的职业素质、技术水准、财务情况以及硬件设施。与此同时，工程招标代理机构还要及时关注评标机构和专家、招标投标相关管理机构的最新动态，以及时更新信息资料。

1　我国工程招标代理中存在的弊病，以及信息管理发展前景

在工程招标代理行业不断发展的道路上，不能够忽视的，是当全国的工程招标代理体系都在逐步壮大完善，而工程招标代理工作也势必要渐渐走向法制化，但其中仍然存在着许多不够尽善尽美的地方，主要可归纳为以下几点：①工程招标代理行业在工作人员资质要求方面，其门槛较低，其从业人员的专业素质往往参差不齐，甚至容易出现一些弄虚作假、暗箱操作的不良行为时有曝光；②由于该行业总是为各类工程招标代理管理制度所约束，导致工程招标代理工作过程中，一些必须的业务流程相对复杂，花费的周期较长，造成工程招标代理事业难以在中小型工程项目中推广并普及。如今是一个信息大爆炸、网络事业蓬勃发展的时代，如果能够依靠网络，将工程招标代理信息工作进行进一步的透明公开，从而加快信息传递速度，并避免信息传送不畅引起的资源浪费问题，使信息技术能够与工程招标代理的流程相互结合，最终实现对工程招标代理事业采用信息化的管理模式，就可以解决我国当前的工程招标代理行业中，出现的诸多信息传递、信息安全等问题。由此可见，信息管理在工程招标代理中的实际运用，将很有可能为工程招标代理事业提供一个全新的发展背景，引领一个全新的发展方向。

2　我国当前工程招标代理对于信息管理方面的需求

当前，我国的工程招标代理业务流程中，信息需求渗透各个环节，无处不在。根据整体业务流程，可以将信息划分成三个阶段：①在工程招标代理工作前期阶段，主要工作是采集招标工程项目的相关信息。工程项目作为建筑市场的客体，是市场主体的“标的”，更是建筑市场信息体系中，至关重要的内容之一。②在工程招标代理工作的中间阶段，主要工作是采集价格信息。招标代理机构获取代理项目之后，应当注意在招标企业所委托的范围之内，承担一定的招标事宜。在这一阶段，代理机构对于信息的需求则主要集中于资格预审有关信息，还有招标文件的编制，标底所需资料信息等。③工程招标代理工作的后期阶段时，主要的工作是信息反馈。工程招标代理机构通常储备着十分详细的、准确且较为完整的工程项目信息，在采取合理方式运用这些信息的同时，代理机构还可以获得这些企业大量的反馈信息，并借此来补充、更新并完善既有的数据库中的数据资源，从而提高信息使用质量。

3　信息管理在工程招标代理工作中的运用

3.1信息管理基本工作流程和要求

信息管理在工程招标代理模块中处于核心地位，其主要的功能包括招投标环节的策划、公开布告、相关文件的审查编制、网上预订与下载标书、项目招投标答疑以及整套资料最终的归档等。而所谓的工程招标代理中全过程的信息管理，即是要求对相关报表内容等进行实时查询，要求能够根据部门的分类、委托人的选择或者项目分类等多种条件进行查找和筛选，使公司相关人员可以利用自身权限，对所负责的相应具体项目的具体运行过程进行实时跟踪。公司领导也可以通过该方法实时掌握与公司相关的，所有招标代理项目的实际进展状况等。

3.2招标资料档案信息管理

首先，招标资料档案需要满足相关的归档要求，所以应该针对业务的实际情况，对资料实现全部、部分归档，欠缺资料的动态催交，以及项目资料的查询调用等管理要求。

3.3业务数据库的具体运用

业务数据库主要由四个部分组成，即行业信息库、投标企业信息数据库工程、项目信息数据库和评委专家库。建立属于自己市场的信息数据库网络，可以动态地掌握招标内、外部信息，进一步做好对各类信息资料的整合收集、分类加工、储存、传递和运用等这一系列的工作。

3.4业务数据汇总统计的分析查询模块运用

业务数据汇总统计的分析查询模块在招标代理中的具体应用具备各种功能，例如分类汇总统计、按确定条件查询不同业务的数据等，其应用能够有效满足公司相关业务的需求，如业务调度会议、部门业务的统计汇总、资质上报申请等，保证数据的准确性和统一性。

3.5业务辅助系统的运用

业务辅助系统在招标代理中的应用主要在于能够根据公司已经发布的招标文件范本模板、评标报告模板等，自动生成相对应的招标文件、评标报告文本以及各种通知书文件和投标保证金收取退还记录的查询结果等文件；在线对开标厅、评标室进行查询登记；辅助生成开标文件、评标表格、电子清标、报价对比等文件资料。

3.6工程造价模块的运用

工程招标代理中，工程造价模块主要有：定额配套文件，人力、材料和机械台班设备等各种因素的价格信息，以及各类工程的造价指数。其中，定额是指现行的消耗量定额，补充定额和定额解释等；配套文件则主要是指一些国家或地方规费、税金等的调整文件；人工价格则包含各类的工种、属于不同技术等级的劳动力在市场上的价格信息；建材信息则包含建材和设备的价格、价格涨跌形式、市场行情、物价指数等，而价格又可以根据应用环节不同，划分为出厂价、供应价、零售价、批发价等多种价格形式；机械台班的价格则主要是各类型号机械的市场租赁价格。

4　结语

除了上述的功能外，工程招标代理机构还同时担负着发布、传达相关工程信息的重要职责，具体来说有以下几方面：①工程招标代理机构在接受招标任务之后，首先应结合信息管理，利用各种有效途径以及时发布招标信息，如果所发布的招标信息可以为更多的投标企业所了解，也就意味着工程招标的可选择性会有所扩大；②工程招标代理机构还应当及时做好工程招标的各方面信息沟通与传递，在招标人、评标机构及专家、投标企业、招标投标管理机构等这些要素之间，充当一座行之有效的信息桥梁，协调理顺彼此之间的关系。

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2015-7-30