科研经费管理信息系统优化研究

马娅丽 孙淑岭

信息技术的变革应用于科研和管理的各个核心环节，将会给科研单位甚至整个行业在工作流程、管理模式、组织结构的重构乃至整体的发展带来新的机遇，从而导致管理和科研水平的新的革命。为了促进我国科技事业的发展，科研单位的管理必须将信息技术与管理技术融合，不断提高科研管理水平。目前，世界领先科研机构的科研管理系统大都实现了网络化管理，但在我国科研信息仍缺乏系统高效的管理，难以实现信息数据的集中管理与综合分析，未能对决策形成有效支撑。因此，迫切需要对科研管理系统进行优化与完善，以便增强系统的功能性、实用性及可操作性。

一、科研经费管理信息系统存在的主要问题

1.科研经费管理未能在预算中真实反映科研项目的直接成本和间接成本，经费预算与实际支出不符。究其原因，主要是科研人员与财务部门之间存在信息不对称。由于科研人员不易掌握专业性较强的财务信息，在制订项目经费预算书时主要凭借经验估计，所以财务信息没有对科研人员的预算形成有效帮助，导致科研经费的预算与实际支出不符。

2.科研经费信息质量不高。首先，目前科研经费管理系统侧重反映财务信息，忽视重要的科研管理信息。另外，我国科研单位由于历史原因，性质呈现多样化的特点，包括高校、国有科研院所、企业性质的科研机构等。这些机构的科研管理往往需要遵循不同的制度要求，财务报表不但缺乏可比性，而且未能全面反映经费的使用情况及效益。

3.科研经费信息共享性差。由于科研机构的财务信息、人员信息、科研项目信息的管理部门相对独立，导致信息离散不能共享。科研管理没有构建综合的信息平台，致使各种数据无法实时动态集成与共享，科研人员不能科学合理的预算及使用资金，导致出现预算松弛或资金浪费的现象。

4.系统中预算管理功能薄弱。预算管理是科研经费管理的核心，但目前预算管理理念尚未深入人心，科研财务系统中普遍缺乏功能强大的预算管理模块。多数系统只提供年度预算数据，不能完整反映项目全过程的全部经费的预算执行情况，对跨年度的数据都通过人工方式统计处理数据，工作量大，同时不排除因人为因素造成财务数据的不全面，导致不能准确反映课题预算批复数与预算执行数的一致性。

因此，原有的科研经费管理模式已经不能满足科研单位的现实需要，必须对系统进行优化以解决上述诸弊。

二、科研项目经费管理信息系统优化设计的需求

现代的科研经费管理不应停留于简单的会计核算，更重要是对科研经费管理信息进行分析、预测与监控。应充分利用信息技术进步，有效集成和共享信息，实时、动态提供经费管理情况。优化后的管理系统应有利于科研单位减少风险、降低成本并提高科技成果转化率，使科研经费的使用达到合法性、合理性、相关性的要求。为了满足科研经费管理的现实需求，首先需要确立优化设计后系统的具体功能，其详细描述如下:

1.建立统一的科研项目基本信息平台。为了消除在科研项目相关信息离散的弊端，该系统要求建立统一的科研项目信息平台。例如系统中必须包含项目管理模块，包括日常业务处理、项目成本系统、查询系统、阶段考核指标等。将业务信息和经费信息有机结合，通过系统的查询实时获得项目的所有基本信息。

2.实现项目的预算管理和成本控制功能。科研项目经费管理的一项重要内容是建立包括人员经费在内的全额预算管理，要求收入预算和支出预算同时编制，实现全成本核算，确保成本列支范围与预算范围一致。因此，在系统中必须包含项目预算管理模块，对项目立项阶段的预算给予反映，并按照预算内容对科研项目做出全过程的控制，保证预算与成本支出的匹配。

3.实现科研项目的实时查询和结算要求。基于网络和数据库的信息共享技术，系统应实现实时在线查询，让科研工作者及时掌握项目经费情况，以保障科研经费预算的有效运行。同时，应实现关联交易的内部实时结算，改变内部单位结算滞后、资金到位延迟的局面，加速关联交易及内部结算速度。

4.满足项目全生命周期分析的需要。在科研项目实施过程中，财务人员可以利用分析项目在立项、实施、验收、跟踪各阶段科研经费的使用情况，并提出管理建议，指导科研人员科学规范使用项目经费，为争取获取下一个项目的竞争优势打下基础。

的表达水平 PBMCs于37℃水浴复苏后，HBSS洗涤，取(1～2)×106个细胞，加入1 mL Trizol，按照说明书提取总RNA。检测RNA纯度及浓度，取1 μg RNA的液体量，配制反转录反应液，37℃ 15 min、85℃ 5 s，逆转录cDNA。取cDNA 1 μL，配制qRT-PCR反应液，反应体系为20 μL。反应条件：95℃预变性30 s，95℃扩增5s，60℃延伸30 s；共40个循环。以GAPDH作为内参，记录Ct值，计算相对RNA含量。

三、科研经费管理模型的建立

科研经费管理模型的元素包括:(1)科研项目分项分级设立，采用一级核算，二级管理。财务部门统一核算，所级、项目负责人二级管理。(2)科研项目性质，项目来源、渠道、项目类型。(3)项目成本控制类型及控制比例、金额。(4)项目的项目负责人及所属单位。(5)项目的合同总额及对方单位。(6)科研单位内部结算实时网络，确立各结算点的单位及性质。(7)控制权限的在线查询系统。(8)全过程的预算管理。(9)核对、备份、管理三大机制。

各元素间的管理流程体现在:(1)课题形成:财务部门确定项目性质、来源、所属单位、课题负责人、成本控制点及其他信息，形成课题卡。(2)分级查询:各二级单位在线查询本项目资金收支明细情况、借款、支票在途款情况、特殊成本控制情况及本项目余额。(3)内部结算:对内部结算单位及关联方进行实时结算，加速关联交易结算。(4)控制核对:对课题项目进行核对，备份、管理，修正其失误，保障正常运行。

四、科研项目经费管理信息系统的应用效果

A研究院隶属于某大型国有集团公司，该院在利用上述模型对科研经费管理信息系统优化后，不仅所有项目的会计信息与科研信息得到实时采集与集中监控，而且其财务流程与业务活动实现了规范化与标准化。具体应用效果体现在:

1.建立集中式管理系统。实现了科研资金与科研信息的集中化管理，并实现了中央监控和综合分析。例如，A研究院的科研经费管理系统中的资金管理包括管理资金的预算、下属部门的资金申请、资金上达下拨及确认、往来单位对帐等，为下一步资金营运状况的综合分析奠定了基础。在系统中实现中央监控，可以及时全面掌控单个、分类或整体科研项目的财务及业务信息，有助于进行管理分析。集中式的管理模式有效降低了财务风险及信息传递成本，有利于科研信息需求者的实时决策，单位的核心竞争力明显得到提升。

2.提高了人员工作效率。以A研究院为例，在传统的科研项目经费管理中，科研人员如要查询项目经费情况，必须得到财务人员协助，至少动用两名以上科研人员和会计人员;而在优化后的系统中，科研项目负责人只须登录系统就能及时查询到项目经费情况，有效提高了科研人员及财务人员的工作效率。

3.精确控制项目成本。在传统的科研项目经费管理中，成本控制形同虚设，无法有针对性地专项控制成本。优化后的系统可根据需要进行专项成本控制，可按性质、比例、限额精确控制。以A研究院为例，根据管理需要，横向、纵向项目业务招待费控制比例不一样，根据项目类型分别按4%和5%进行控制，基建项目管理费按5%控制，单位的租车和业务招待费均按院考核小组规定的限额进行控制，实现了精确有效地成本控制。该院业务招待费的近五年统计上与未控制前相比成本降低了12%，系统优化后相对节约总额达到280万元。

4.实现真正意义上实时结算。传统的关联交易结算，均是先花钱后结算，结算期长，成本体现不及时。A研究院系统外刷方案设计的实施，把原来定期结算变为实时结算，缩短了结算时间，加速了关联交易结算速度，关联交易资金回收率大幅提升。

5.完善了在途资金管理。在传统的财务软件中，项目核算均不包括在途资金，高额的在途资金会影响项目的真实收入和成本。A研究院的系统把在途资金列入项目支出，真实地反映了项目收支，保障项目资金的真实性。不仅能辅助资金流的控制，而且为资金回笼提供了有效地辅助。

6.实现了项目集中式管理，提供有权限控制的实时查询。优化后的科研项目经费管理信息系统克服了传统经费管理模式下的查询难、管理难等弊端，形成有权限控制的开放性共管模式。以A研究院为例，系统采用最先进的网络方案-浏览器/服务器结构(B/S)，支持INTERNET、广域网的应用，同时也使系统的维护工作更为简便易行。系统查询功能强大，可以进行横向查询及纵向查询，满足了各层级管理人员的需求。同时建立了严格的权限控制，每次操作有据可查，权责分明。前端客户端采用浏览器进行操作，使用简捷，易学易用，从而减小了客户端操作难度，利于系统的扩展和延伸。

最后，笔者对科研经费管理信息系统的发展提出两点个人想法:第一，建议对科研经费管理不仅关注项目进程，同时能对其经费使用情况建立监督考核机制。考核机制完善有利于保障科研人员全面准确地掌握科研项目相关情况，提高科研经费的使用效率，有利于推动我国科研经费管理科学化进程。第二，建议推进科研管理信息系统的开发标准建设。我国至今未有成熟的科研财务系统开发标准和模式，制约着诸多科研机构财务管理系统间的数据共享，影响了科研机构管理向更深层次的发展。科研财务软件开发标准的形成将对推进我国科研管理信息化建设产生重要意义。

[1]郎青.农林院校科研管理信息系统的研究与设计[D].浙江农林大学，2011.

[2]张世慧袁渊蔡芳.预算管理在科研管理中的核心价值及其制约因素[J].湖北农业科学，2013，(6).