图谱管理系统研究

柴 勇

一、图谱管理概念

随着社会、经济的高速发展，组织结构日趋复杂，更多组织结构组织内容功能亦有不断扩展更多管理幅度日益加大。一部分组织缺乏明晰的组织战略和目标，很难在当前的社会发展态势下生存壮大。更多的组织是有明晰的目标，但是在日常管理工作中却出现了诸多问题。如个人和部门与整个组织的目标不一致甚至相背离;中层领导和组织的兴奋点不一致造成了工作中的阳奉阴违;还有些组织由于管理层级增加，各层级按照自己的实际需要阐述和解释整个组织的目标体系，使得基层对组织目标理解变得模糊不清，在实际工作造成了组织有战略目标但工作中各行其是无法统一思想集中全部精力完成组织战略目标。如何更好的解决战略目标为组织内全体成员所掌握，如何让组织中每个个体都能较好明确个人在组织发展中的位置和作用。

针对以上问题，笔者研究了当前的一些管理工具，相比较最为相近的应该是丰田公司提出的看板管理，丰田公司所提出的看板管理理论是在同一种工作环节中进行信息传递的方法。看板管理是调动工作积极性的一种有效方法，它一般在工作环节中将工作环节分为若干个细节，将最后一道工作内容整理成为信息传导向上一层工作环节，将这类信息进行快速传递，保证信息的正确性与合理性，其他工作人员通过信息载体了解具体工作情况与信息，这就是最简单的看板工作方法。在一个生产车间内，一旦确定好主要生产方向，每个小型生产线与生产车间都要确定好自己的工作详细计划，以便配合总体工作计划与生产方案，生产结束后生产车间的信息要与仓库管理部门、采购部门进行对接，以便于确定最佳的仓库管理方案和采购方案，这些指令和行动都依靠看板方法完成。看板管理是将信息的获取与传递集中在一个载体上，避免出错率和误差，这种管理方法充分发挥了人的价值。通过对看板管理工具的研究，我们发现看板管理更多的是针对于具体生产任务具体的工作事项，没有解决人的问题。

随着社会的教育水平，个体的知识水平不断提高，行业的竞争日益加剧，社会、经济环境变化更加激烈，这就使得整个社会、经济发展的不确定性大增。为了取得并保持竞争优势，必须在管理中使每个层级每个个体都清楚组织的发展目标，必须依靠系统内每个人的主动性去完成工作，以便对外界变化的不确定性做出及时反应。因此政府或企业管理者当前所面临的最大难题，就是如何建立控制一个弹性、革新和富有创造力的组织来实现组织的战略目标。通过对多种管理学理论和工具的研究，笔者没有发现更好的工具，但是从社会学和生物学中得到了一些启示，那就是在组织的管理中实行图谱管理体系。

何为图谱管理体系呢?图谱管理系统(Mapping Manage System)即以组织战略目标工作为核心，可视化展示管理体系结构关系的图式系统，该体系具有内在的规律性以及外部的易识别性。

图谱，具有“图”和“谱”的双重性质与特征:即是可视化的管理图形，又是序列化的管理谱系，展现了管理结构或项目任务之间的网络、结构、互动、交叉、演化或衍生等诸多复杂的关系。

图谱管理概念源于中国的图谱学理论及西方管理学体系，图谱学在我国历史上由广泛的应用，图谱学虽然形成在公元十二世纪，无论是在理论上，还是在实践上，都比形成于公元十八世纪的图表学派统计学要丰富得多。“图谱之学，学术之大者”。其所以重要，是因为“为天下者，不可以无书;为书者，不可以无图谱”。换言之，无论是治学，还是治国，都需要图谱。“图谱”是图像以一定空间形式在一定时间范围中展现与变化的系统概念，图谱能较好的揭示知识之间的联系及知识的进化规律。管理学的核心是决策、组织、控制。让高层管理者的战略决策以一种明晰的图结构的形式逐层传递给组织中的每个个体。而组织中的每个个体也能更清楚自己所在管理体系中的位置和作用，从而达到管理使管理的流程更清楚，解决了管理者之间及管理者与员工之间无法沟通的局面。

二、图谱管理体系的一般绘制方法

图谱管理的核心理念是以组织的战略目标为中心，以人为本。并能动态的描绘组织和个体的关系。在具体的组织结构中，已图谱的形式描绘出组织的基本构架，每个人在系统中的具体位置，具体任务和其他部门和人员的相关联系。

所以在管理图谱中处于核心位置的首先是任务，在管理体系中围绕这管理的中心任务，以图形化谱系化的形式表现出各部门甚至每个员工的承担的具体工作。

制作图谱系统分为两个步骤:第一步:提炼组织使命、理念价值(或战略目标)及人员结构;第二步:具体绘制图谱。

1.提炼组织使命、理念价值(或战略目标)、功能、制度及人员结构。(1)组织成立之初就拥有自身的使命，在社会发展过程中，每一个成立的组织都有其目的性。组织是群体生存与活动经营的一个载体，向社会提供服务或产品为主，组织的领导与成员都会遵守组织的纪律，并根据组织发展目标确定自身的发展方向。组织也会根据环境的变化，采取积极应对的策略，妥善经营，处理各类问题。如果组织无法清晰的定位自身的存在价值与发展目标，该组织的生命力表现就会很低。(2)组织的使命定位帮助组织确定自身的发展价值，引导组织的基本思想和发展原则，确定组织本身的发展方向。组织的具体战略目标和定位可以帮助社会解决社会矛盾、供给匹配不均衡等一系列问题。作为组织中的经营管理者或一般成员，应该正确认识市场环境、社会环境以及组织的特性。企业使命是企业存在的目的和理由。明确企业的使命，就是要确定企业实现远景目标必须承担的责任或义务。(3)组织理念，组织理念是一个组织在持续经营和长期发展过程中，牢记组织使命，继承组织优良传统，适应时代要求，由首任领导积极倡导，全体员工自觉实践，从而形成的代表组织信念、激发组织活力、推动组织良好发展的团体精神和行为规范。很多组织在日常管理中没有明晰的使命和理念，这使得这个组织的生命力会非常弱，经不起任何的内外部环境变化。如中国共产党的使命:“勇敢地担负起带领中国人民创造幸福生活、实现中华民族伟大复兴的历史使命。”如国内三百年同仁堂:以弘扬中华医药文化，领导绿色医药潮流，发展现代国药精品店，提高人类生命与生活质量为企业使命。因此可以看到有远大厚重的使命有清晰明确的理念是组织发展的核心。在提炼明晰了组织的使命和理念之后，接下来需要梳理组织的系统、架构、功能、制度。

搭建组织管理系统，管理系统是指能够体现组织管理的大部分职能(包括决策、计划、组织、领导、监控、分析等等)，能够提供实时、相关、准确、完整的数据，为管理者提供决策依据。管理系统是一套系统，但它不单单是一件系统，更是管理理论和管理经验的具体化、逻辑化，是管理行为的落地，就是研究这个行业中最先进的管理模式和流程甚至更多被多数组织证明了行之有效的管理规律，这些管理经验已经内涵在管理的思想、流程、报表内容、统计分析项目、管理层级、信息决策中了。通过梳理管理系统，配备相应的人员结构并制定方方面面的管理制度。

2.具体绘制图谱:(1)以组织的使命为核心;(2)确定组织的理念价值观;(3)按照第一步梳理的组织系统架构功能做层级延伸;(4)明晰各个层级中的人员结构标准;(5)相应的制度保障。

三、图谱管理的应用

图谱管理的作用还未被广大管理者所认识，图谱管理是借用用图谱帮助管理进行计划与控制的作法。它是当前管理技术上的一次深刻革命。

对企业的工作人来说:对于进入组织内的工作人员来说，新人能更好的嵌入到企业的组织架构之中，更好的了解企业的发展战略和企业理念。新职员融入企业的成本更低，时间更短。对于组织内成员都可以根据组织的图谱管理工具得到一个明晰的个人定位，工作定位。从而使工作效率更高，看问题更加全面系统。遇到了问题可以回溯到组织使命、理念更好的寻找解决办法。工作职责更加清晰。

对于企业管理来说:对于组织管理来说，如何量化的对组织中的每个人给予客观公正绩效考核是一件比较难的工作。绩效考核(performance examine)是一项系统工程，涉及到公司的发展规划、战略目标体系及其目标责任体系、指标评价体系、评价标准、评价内容及评价方法等，其核心是促进企业管理水准的提高及综合实力的增强，其实质是使员工个人的能力得以提升，并确保人尽其才，使人力资源的作用发挥到极致。虽然当前有很多考核的方法，但是缺乏了总体的参考标准同时也不容易在组织的总体发展战略下去衡量个体成绩。图谱管理体系恰恰很好的解决了这个问题，通过恰当的绩效考核工具辅以图谱管理系统就可以比较清晰的解决这个问题。

有了这个管理体系，管理部门就可以从一张事先准备好的图谱上，看到组织的核心价值理念，看到组织系统、架构、功能看到计划执行的进展情况，每个个体可以清楚了解自己所在管理结构中的位置和任务，并可以调动的资源及相关联部门任务，采取一切必要行动管理的核心任务能按时完成。同时，最大限度的避免了组织管理者一换成了组织的理念换、制度换。因此采用图谱管理体系可以使组织各个层级换人的成本降到一个比较低的水平。图谱管理可广泛应用于政府管理、企业管理、大学管理、以及各种具体项目管理。

[1]张树良，冷伏海.基于文献的知识发现的应用进展研究[J].情报学报，2006，(6).

[2]加菲尔德(美)著，侯汉清等译.引文索引法的理论及应用[M].北京:北京图书馆出版社，2004.