APP下载

基于供应链管理的馆际互借与文献传递服务模式探索
——以上海大学图书馆为例

2015-04-09盛兴军

上海高校图书情报工作研究 2015年2期
关键词:馆际互借上海大学供应链

彭 飞 李 柯 盛兴军

(上海大学图书馆 上海 200444)

基于供应链管理的馆际互借与文献传递服务模式探索
——以上海大学图书馆为例

彭 飞 李 柯 盛兴军

(上海大学图书馆 上海 200444)

文章结合供应链管理相关理论,以上海大学图书馆馆际互借与文献传递服务创新案例为实践对象,探讨在以大数据、云计算等现代信息技术为标志的E化环境下,图书馆如何实现馆际互借与文献传递服务方式的变革。认为成立专门服务团队、构建文献传递服务“共享域”虚拟平台,注重服务资源整合与供应链设计,提升服务时效,追求成本效益,提供以用户为主体的个性化按需服务,应成为馆际互借与文献传递的发展方向。

E化环境 供应链管理 馆际互借 文献传递服务

1 馆际互借与文献传递服务概念与发展

依据台湾1995年出版的《图书馆学与资讯科学大辞典》的界定:文献传递服务是应使用者对特定已确知的出版或未出版文献的需求,由图书馆或商业服务单位等资料供应者将需要的文献或其代用品在适当的时间内,以有效的方式与合理的费用,直接或间接传递给使用者的一种服务。

近年来,这一概念又得以延伸,形成几种有代表性的观点。一种观点认为,文献传递服务是传统馆际互借服务在网络环境下的延伸和拓展[1]。另一种观点认为,文献传递服务是一种非返还式的馆际互借[2]。还有人侧重从技术角度来看待文献传递,认为它是指各种信息服务机构通过Internet或其他渠道向用户提供各种原始文献的传递服务[3]。

早期的文献传递服务源于图书馆馆际合作,最先由英美两国提出。20世纪90年代,随着网络技术、远程通信技术和数据库技术的不断发展,电子出版物、数字图书馆和网络数据库成为文献资源的重要载体,电子文献传递服务也随之进入繁荣的发展时期[4]。因其具有简便、多用户共享等优点,这使文献传递服务在全球得以蓬勃发展。

进入21世纪,信息技术的大量介入使文献传递服务进入新的发展阶段,比如我国国内主流的5大文献传递系统CASHL、CALIS、NSTL、LCAS、中国国家图书馆,基本能满足国内各高校图书馆、上海图书馆、国家图书馆及中科院系统资源共享的需要,同时也实现了向国外部分机构传递文献的服务。

期间,由于国际出版商的打包销售策略、风起云涌的开放获取运动、落地开花的机构库建设以及步步紧逼的版权限制,使得文献传递服务量锐减,如大英图书馆这样的著名文献提供机构,业务量相比2000年也下降了60%,回落到1990年之前的水平[5]。这使文献传递服务面临着巨大的压力和挑战。

但是,国内外高等教育的蓬勃发展,又给文献传递服务带来新的机遇。在英美等发达国家,人口一般在5-10万的大学城建设,为大学生提供了便利的学习、购物、交流和方便的交通的同时,也给高等教育提供了更广阔的生存发展空间。区别于西方大学城建设模式,我国在科教兴国的背景下,由政府推动的高等院校强强联合之路,也在上世纪90年代蓬勃发展。许多高校开始调整结构,扩建、改建、新建大学校园,逐渐形成今天的大学城格局。据不完全统计,目前我国已建成或在建各类大学城约50多座,入住高校近500所。这些大学城里面的高等院校,逐渐成为融教学、科研、生产、交易、社会服务为一体的知识创新型新社区。然而,相对于大学城中的建筑布局、生态环境、基础实施、人文景观等内容,大学城内部的图书馆却各自为政,缺少文献信息资源的共建共享。

随着网络社会化的发展和移动服务终端的普及,图书馆作为支撑学校教育、学习和学术研究的信息资源中心,拥有大量的信息资源、学习资源和空间资源等,在开放获取和资源共享方面具有得天独厚的优势,在开放理念下,大学城内各高校图书馆文献信息资源如何面对同一社区的所有用户开放?开放到何种程度?怎样才能最大限度地满足这些用户开放获取的诉求?如何通过校际的互动来实现信息资源的整合、共享和协调发展?如何通过建立共享联盟来避免目前大学城普遍存在的基础设施重复建设、资源布局条块分割的不合理现象?如何适应信息社会和大数据时代高校教学科研的自身发展需求,在信息资源建设方面避免资源重复购置而造成的浪费?基于此,本文引入“供应链管理”理论,以上海大学图书馆馆际互借与文献传递服务为例,探讨在新的信息环境下如何开展文献传递服务创新。

2 基于“供应链管理”理论的馆际互借与文献传递服务

“供应链管理”理论是基于美国生产与库存管理协会(APICS)对供应链的定义:“供应链是一种全球性的网络,通过精心设计的信息流、物流和资金流,把从原材料开始直到把产品和服务交到客户手中。它包括了所有的合作伙伴,以及通过物流、信息流和资金流的形式,链接合作伙伴的各种方法。这些合作伙伴包括了最终用户、制造商、其他相关的制造商、分销商、零售商、运输公司、软件公司和通信公司。”这个定义包含了供应链管理的三个核心内容,首先它强调了供应链管理的本质是一个平台,是处于供应链上各相关企业共同使用的一个基于网络的设施;其次,它强调了供应链管理的本质,是以商业流程优化为核心,进而实现整个供应链的增值服务;第三,它强调供应链管理的目标对象是以客户需求为核心的相关企业的信息资源的整合。简言之,供应链管理就是让客户在正确的时间、正确的地点、以最优的价格获得最满意的产品。

事实上,图书馆长期以来在实施的馆际互借和文献传递服务,与商业中大规模实施的供应链管理十分类似。将供应链管理理论与图书馆馆际互借与文献传递的各个环节相联系,就是:读者(最终用户)、图书馆的供应商(印刷型资源供应商、电子型资源供应商、图书馆集成管理系统供应商等)以及图书馆供应商的供应商(电信企业、计算机公司、出版单位等)之间,通过网络信息平台,实现供求关系的无缝隙链接。随着图书馆现代信息技术的不断发展,供应链管理理论在图书馆的应用也越来越精细化,尤其是在馆际互借与文献传递服务方面,二者之间的关系愈加密切。这主要表现在:

一是图书馆基于E化环境下的供应链组织与集成模式越来越明显,这使馆际互借与文献传递有了一个更为合适的信息化平台。图书馆依据供应链管理理论,结合现代信息技术来构建馆际互借与文献传递服务虚拟平台变得更加容易。通过这个功能强大的资源共享平台,图书馆内部甚至是各高校图书馆之间,就可以根据各自所处环境、自身技术和人力资源条件,方便快捷地建立馆际互借与文献传递服务的网络虚拟联盟。这个联盟必将在运行机制、运作方式和执行手段等诸多方面对文献传递服务带来深层次的变革——实现文献传递服务的集成化管理与服务。

二是图书馆依托集成式信息技术平台,在具体的工作实践中,可以建立起为馆际互借和文献传递服务的图书馆文献配送的“物流中心”,将无形的虚拟联盟和有形的配送中心整合成一个用于馆际互借与文献传递服务的共享域。所谓共享域,是指一组图书馆联盟,它可以按区域、分学科组建,也可以按照某些因目标、志趣、愿望、需求相同或相似来组合。这个虚实共有的共享域,既可以是基于云平台、专门为各个图书馆提供各种云服务的实体共享域,也可以是无需在服务和数据提供方面实现信息共享的虚拟共享域。众所周知,云计算技术的出现,使图书馆搭建“共享域”、突破单一馆服务能力和服务范围,打造24小时免费在线服务等服务手段和服务方法成为现实。既然如此,我们就可以利用处于共享域范围内的各个图书馆的服务能力来实现单一图书馆所无法实现的服务,比如,通过这样的共享服务,我们可以实现区域内某些图书馆无法购买的稀缺性文献资源的共享,从而实现资源的补缺服务,达到“一对多提交请求、多对一回复”、“一次提交数据、多次共享、自动维护”的高效工作模式,真正实现云时代、大数据时代文献传递的“大环境”与“大服务”。

三是图书馆直接借鉴和利用国内已十分成熟的网络平台来建立馆际互借与文献传递服务系统。如对国内比较权威的CALIS三期文献传递服务平台e得、国际馆际互借与文献传递新典范——Rapid ILL以及“超星百链云图书馆”等信息平台的利用。CALIS三期的“共享版”馆际互借与文献传递系统,是基于AAS(Software-as-a-service)技术而构建的大型信息服务系统,该系统最大限度地降低使用馆的技术门槛,使得国内众多中小型图书馆升格为CALIS的服务馆,缓解了大馆的服务压力,并使CALIS能真正提供普遍性服务。其门户e得,已发展成为集资源查找、原文请求、代查代检、即用即付等多种功能于一身、为用户提供一站式文献提供服务的综合性服务系统。Rapid ILL是美国科罗拉多州立大学图书馆专门为期刊提供文献传递服务而设计开发的资源共享系统,其成员除了为美国境内的大学图书馆提供服务外,还为加拿大及中国的香港、台湾等地区高校提供专门的期刊传递服务。因其低准入、低成本、流程简单、服务功能强大而受到普遍青睐,逐渐发展成为具有跨区域文献资源共享服务的典范。“百链云图书馆”也是充分利用元数据搜索技术,对各类学术数据库资源进行整合,建立索引,提供互联网搜索引擎式的用户体验。其多面搜索技术可全景式呈现包括纸质馆藏、电子图书、电子期刊、会议论文、学位论文、报纸、专利、标准、视频、音频、图片、光盘、OA等各类资源,实现与“读秀”的无缝链接。目前国内已有超过800家图书馆加入,它在全国建立联合分中心已达到68个,每天有超过100万人通过“百链云图书馆”获取文献信息资源。

供应链管理的核心是基于现代信息技术的网络平台建设。图书馆基于上述信息平台,通过整合馆内人力资源和部门之间的协调、沟通,搭建图书馆馆际互借与文献传递服务的供应链管理模式,这个模式的运作机制如下:

首先,建立馆际互借与文献传递服务中心。该中心是由虚拟共享平台管理员、接货员(网络单据接受员)、物流配送员(负责馆际互借传递)、分销员(处理借还文献分解)共同组成的虚拟和实体机构。该中心是图书馆通过整合馆内信息技术,集互联网、移动平台、电视、手机、人工服务于一体,结合上述虚拟平台建立起来的,融合多媒体、互动性、全方位的馆际互借和文献传递服务“一体化”组织。这个机构将成为整个图书馆供应链的枢纽,它的立足点是“读者的需求”。该中心的工作人员根据读者的需求,对馆际互借和需要远程传递的预约文献进行查找、收集、配送、电邮等一系列环节,完成“最后一公里”的服务。从供应链管理理论上说,该中心应为整个供应链的上游。它不仅要根据读者对文献需求的种类和数量及时、准确地找到这些文献,而且还需要及时、准确地将这些文献(任务单)派送给相关工作人员,以便他们能够在最短时间内配送到读者手中。其次,读者(最终用户)为供应链的下游。读者依托馆藏信息,通过图书馆网络平台“24小时网上预约系统”,针对所需文献,网上预约请求;也可通过电话、到馆预约等方法将所需文献相关信息提交到图书馆系统平台。

由此可见,在整个供应链体系中,是一个闭循环系统。从上游到下游流动的是由借出和归还的文献构成的文献物资流,也是图书馆提供服务的核心内容。从下游到上游流动的是由读者预约请求的相关信息构成的信息流,也是图书馆提供馆际互借与文献传递服务的信息依据。这样,由中心各成员通过传递服务,将需求与服务连接起来,形成整个供应链的闭循环系统。该系统构成了一个基于现代信息技术的集成网络管理模型。一方面,系统自动接收来自不同读者、不同图书馆(或分支机构)、不同合作伙伴(如其他图书馆成员)之间的信息沟通与控制,实现对用户的及时反馈与信息收集;另一方面,也可以在有效完成读者请求任务的同时,对用户实施有效管理。

3 上海大学图书馆馆际互借与文献传递服务的探索

3.1 现状与问题

上海大学是教育部和上海市共建的211高校之一,上海大学图书馆馆藏丰富,结构合理,文献种类齐全,覆盖面广。近10年来,我馆在馆际互借和文献传递服务方面做了诸多努力,作为上海地区高等教育文献保障系统的成员,上海大学图书馆也是CALIS网络服务平台上的重要节点,通过共享系统,在联合国内众多图书馆馆藏,共享包括清华、北大、复旦、上海交大、国图、上海图书馆等图书馆优势资源的同时,也为系统内各高校师生提供本馆文献资源传递服务。但是,随着大数据时代和信息技术的广泛应用,我馆的馆际互借和文献传递服务也显得动力不足,在馆际互借方面的问题日益突出。比如上海大学目前有三个校区,共有三个图书馆。由于校区专业分布差异,“一体两翼”的三个馆馆藏各有侧重。“两翼”图书馆馆藏资源专业性强,能够较有针对性地服务于对应专业的读者进行学科学习和学术研究,但在通识教育、人文素养普及和跨专业需求方面缺陷明显;“一体”(本部)校区图书馆馆藏广泛、可满足绝大部分专业读者的普遍需求,但在某些专业性馆藏上又无法与“两翼”媲美。因此,读者对文献的馆际互借需求量与日俱增。

针对文献传递服务中的问题和我校“一体两翼”格局和馆藏现状,上海大学图书馆在文献传递服务方面实施了创新服务,策划实施了“文献传递服务”创新案例。

3.2 案例策划的愿景与目标

其预期目标如下:一是打破文献资源馆藏区域性障碍,用“一站式”服务满足读者需求。二是实现文献资源馆际传递、区域共享、全国联网的“物流式”服务创新。三是在文献资源稀缺性和配置不均匀的现实环境下,实现资源的最大化有效利用。

3.3 案例的具体实践

3.3.1 利用信息化、网络化技术平台,组建服务团队

在组织结构上,成立馆际互借与文献传递服务小组,聚合相关人员,形成一个服务团队。为此,图书馆配以硕士以上学历的专职服务人员和专门的文献传递员(文献配送)。专职服务人员不仅拥有良好的外语和信息技术能力,而且兼具图情和某一学科的双重学识背景。该团队在技术上利用云计算、Web2.0、社会网络SNS/Open Social、知识网络等全新技术为用户提供标准化、低成本、自适应、可扩展的数字图书馆统一预约服务平台,并结合目前国内诸如CALIS、CASHL和NSTL等全国性公益性的文献保障系统等已经成熟的文献传递服务共享平台,与中国国家图书馆、上海图书馆、上海地区大学图书馆信息文献中心等权威机构形成合作关系,建立上海大学图书馆馆际互借与文献传递服务中心。

3.3.2 针对校区特色,创新服务内容

针对“一校多馆,一体两翼”校区模式,打破传统的借阅方法,采取通借、通还、通约的一体化服务。以前因条件所限,馆际互借非常不便。改革后的馆际预约服务,在范围上允许本校所有读者对除其所在校区外的校区馆任何图书资源(不限馆藏状态)进行预约。在传递方式上,利用定时高频的校区班车,由专职馆员在三个校区馆以快递方式定期定时传送。读者只需在网上鼠标轻点,最快几小时便可前往图书馆取书,一旦网上预约申请出现,馆员就会迅速将申请锁定并进行处理。对所有预约,基本做到“有约必应,有取必得”。

3.3.3 利用现有条件,创新服务模式

在服务形式上,采用物流模式,强化馆员的“快递员”角色。利用校区间班车的高频次,定期、定时、准时、快速等特点,由专职馆员在三个校区之间进行文献配送,将读者预约的文献,以类似物流快递的形式在校区间进行传递。使馆际互借与物流快递结合,加快了流通节奏,减少流通环节的时间,使文献周转的周期缩短,文献传递变成了快递与速递。这就大大缩短了文献传递申请周期,加速了图书馆内书籍上架流程,降低了用户获取文献的时间成本。

3.3.4 强化信息素养,提升团队服务能级

一是提高文献传递数据处理和数据分析能力。针对国际国内间的文献传递模式,在加大馆藏服务的同时,参与CALIS、CASHL和NSTL等全国性公益性的文献保障系统的建设,提高文献传递数据储存能力,并要求馆员具有较高的数据处理和应用能力。同时,随着网络信息技术的发展,文献传递服务的范围迅速扩大,读者需要的不仅仅是的期刊、报纸、专利、报告等传统文献。大量的非结构化数据如文字、图片等的传递服务越来越普遍,如何对这些在传统的数据库无法长时间保存的文献信息进行分析?图书馆员如何对用户的诸如个人身份、借阅记录等结构化数据信息以及他们的借阅行为、搜索方式等半结构化数据信息进行系统的分析?只有提高这些能力,才能通过对海量的多类型数据信息进行分析而得到更有价值的信息,从而提高自身的服务能力。在大数据时代的背景下,简单的定性定量分析已无法适应,而掌握数据的聚类分析、网络分析、可视化分析、数据融合与数据集成等方法,对于主动掌握读者文献信息需求变化具有重要的指导作用。

二是强化馆员在馆际互借与文献传递服务中的角色。首要的是重视馆员在文献传递服务中的资源整合能力。传统的文献传递服务中,图书馆员扮演的仅仅是中介的角色。而现在的传递服务更多地体现出无中介模式,这有效提高了文献获取效率,节省了人力物力,降低了资源利用成本。所以,充分利用CASHL和NSTL等目前我国人文社科领域和自然科学领域最具代表性的集中式的无中介文献传递服务体系,建立有效的资源整合机制,构建知识资源导航体系,提供一站式、智能化的服务,应该成为文献传递服务新的发展方向。在这方面,上海大学图书馆充分挖掘馆员的潜力,依靠图书馆馆际互借与文献传递服务组的团队合作与敬业精神,充分借助“外延馆藏”来满足用户特定需求,跨越信息服务“最后一公里”,完成了资源与用户的最后链接。

3.4 案例实施效果与评价

变革与创新后,我馆文献传递工作效果显著。读者馆际互借热情高涨,馆际互借数量激增,高效的“物流”式配送服务,有效解决了读者的奔波之苦,缓解了“一校多馆”的服务压力,并使我馆文献传递服务成为能真正提供触手可及的普遍性服务。其预约系统集各类资源查找、原文(书)请求、代查代检等多种功能于一身,为用户提供一站式文献提供服务。该中心迅速成为校区间文献资源共享的中转站。这种创新服务,靠的是馆员的热心周到、不辞辛劳的服务赢得的。

回顾我馆的做法,基于一种创新的尝试,我们在以下方面做了些许探索:

一是在理论上,借鉴现代物流管理模式,强化“供应链”理论在馆际互借与文献传递服务方面的作用,以此理论为依托,可以探索出馆际互借与文献传递服务的核心要素——大数据时代、云技术环境下该如何去思考我们的服务。因此,本文在这方面的探索,最重要意义就在于,在信息时代、E化环境下,通过服务创新,在带给读者全新的服务体验的同时,提升文献传递服务能级。

二是注重效益与成本。注重充分利用现代信息技术,简化馆际互借与文献传递服务预约流程,强化速递与“即时”服务,有效节约时间成本。这充分利用了学校的资源,即依托学校“一体两翼”运行管理模式,以定期、定点、定班的校车作为支撑,搭建校区间馆际互借的“物流”配送工具,为用户提供快递式物流服务。

对于校区间馆际互借而言,它实现了服务“小范围”,用户“大世界”。小范围,是指服务空间,相对于国际、国内间文献传递服务而言,校内和大学城模式的文献传递服务的范围相对小,但是,因其服务着眼于校内、小范围的多所大学的集中服务,着力解决全校或几所聚集在一起的大学师生的迫切需求,所以,文献传递服务的学科广,专业多,数量大、任务重。“大世界”是指图书馆在校区之间采取的通借、通还、通约的一体化服务,为我校读者带来了广阔的需求世界。有效弥补了先前工作中的缺失,各个部门和工作人员的通力合作又确保了服务开展的高效有序,因此在出台后立刻成为了图书馆最热门的服务之一,受到众多读者的热捧和好评。

4 结论

进入21世纪,伴随着我国高校改革与发展,我国高等院校基本形成“一校多馆”或“大学城”式的聚居区。与之相适应的是图书馆的馆际互借与文献传递服务,其在中国大学的开展也必然地体现出新的模式和自身的特点:一是与“一校多馆、一体两翼”的高校建校模式相适应的校内“馆际互借”的传递模式;二是与“大学城”建校模式相适应的校际的“区域性馆际互借”的传递模式,馆际互借是大学城内文献资源共享最原始、最直接、最有效的途径;三是国际间和国内大学、公共图书馆之间的文献传递模式。在馆际互借与文献传递服务方面如何实现“一站式”,使我们的服务建立在“物流”的基础上并使每个环节成为“供应链”闭循环模式中不可或缺的一环?通过探讨上海大学图书馆在这方面的尝试,希望能够对类似于“一校多馆”、“大学城”建校模式的图书馆开展馆际互借与文献传递服务提供些许借鉴。

1 陈益君,赵妙佳.期刊文献传递与知识产权保护问题[J].图书情报工作,2001(10):4-37.

2 陆静,郭依群.网络环境下期刊的四层服务格局[J].图书馆理论与实践,2000(1):8-20,32.

3 张文举,巩怀俊.我国图书馆文献传递服务的产生和发展[J].医学信息学杂志,2009(4):55-58.

4 胡俊荣,郑永进.国际文献传递服务研究发展态势[J].图书馆理论与实践,2007(4):62-64.

5 王文清,陈凌.CALIS数字图书馆云服务平台模型[J].大学图书馆学报,2009(4):13-18.

6 蔡文彬.国内五大文献传递中心服务状况的比较研究[J].现代情报,2005(12):123-126.

彭 飞,1989年生,女,上海大学图书馆学在读硕士;李 柯,1980年生,女,上海大学图书馆助理馆员;盛兴军,1967年生,男,副研究馆员,硕士生导师,已发表论文40余篇。

猜你喜欢

馆际互借上海大学供应链
海外并购绩效及供应链整合案例研究
《上海大学学报(自然科学版)》征稿简则
上海大学学报(自然科学版)征稿简则
为什么美中供应链脱钩雷声大雨点小
《上海大学学报(自然科学版)》征稿简则
益邦供应链酣战“双11”
益邦供应链 深耕大健康
美国图书馆馆际互借及其启示
影响我国馆际互借发展的主要因素研究
馆际互借在ALEPH中的应用实践