浅谈如何做好项目部办公室的行政管理工作

2015-04-07王婷婷周奕红

四川水力发电 2015年1期

关键词：项目部办公室行政

王婷婷，周奕红

(中国水利水电第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

浅谈如何做好项目部办公室的行政管理工作

王婷婷，周奕红

(中国水利水电第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

对于一个单位来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况决定着企业这部机器的最终运转情况。为了更好地维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，因此，如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。介绍了做好项目部办公室的行政管理工作的几点体会。

项目部办公室;行政管理;工作

1 项目部办公室行政管理工作的内容

项目部办公室的行政管理工作在单位中因其所处的特殊位置和工作性质决定了其具有众多职能，其中行政管理工作和服务是其最基本的职能，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，无论任何单位，均需务必明确办公室的行政管理与服务的职能要求，优化办公室的行政管理体系和工作运行机制，提高其管理和服务的能力与水平。项目部办公室行政管理人员的主要工作内容包括以下几点:

(1)做好办公用品及日常用品的采购、发放管理工作。月末，办公室要根据其他部门的采购计划及库存情况，并根据相关规定作适当储备以备不时之需，收集好各部门的采购计划并根据相关规定核算好价格后及时保质、保量地采购办公用品和日常用品。所采购的物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记工作，确保帐、物相符。

(2)做好各部门基础设备、设施的维修管理工作。办公室根据有关部门的维修要求，负责协调或外请技术人员进行维修并对维修全过程进行控制;各部门对维修质量进行监督、确认。对于所有维修，要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项，及时了解情况并报告相关负责人。

(3)做好文件档案的归档管理工作。根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用、传阅控制、分类存放等工作，定期收集各类文件资料并将其整理立卷归档。对于各部门往来的备忘录、文档、资料等，按类别、内容、时间顺序等存档管理。

(4)做好文件资料的收发、报送管理工作。对于文件资料的收发、报送均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息(通知、文件)上传下达，特别是对于各类上级单位信息应在登记后及时传递给相关部门。

(5)做好会议管理工作。会议管理包括会前准备、会中服务、会后文件下发及问题跟踪工作。

(6)做好公章管理工作。公章管理必须严格审批手续，应坚持“先批准、后用章”的原则，使用公章事宜须报单位一把手批准后用章。严格实施用章登记制度，要求用章人员认真填写《用印登记表》，登记内容包括:编号、时间、用章单位或人员、用章事由(或文件名)、文件字号、用章数量等，严格控制将公章带出单位外使用。对于确因工作需要将公章带出使用时，须经主要领导批准，并由印章专管人员携带外出使用。

2 做好项目部办公室行政管理工作的做法

2．1 明确项目部办公室行政管理和服务的职能要求，是开展项目部办公室工作的基础

(1)全面熟悉和掌握本单位的情况。

做好项目部办公室行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和掌握本单位的情况，对本单位的组织机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要熟悉。只有掌握了项目中各个部门的信息，对各个部门的工作职责、工作重点、所需支持有充分的了解，才能保证后期工作的开展。

(2)保证工作的落实。

项目部办公室要将后勤服务保障职能列入到日常工作中，要加强对工作环境、安保、食堂的管理并进行监督，收集员工建议，通过有效途径进行改善，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障的质量。众所周知，项目部办公室的日常事务处理工作杂而乱、涉及面广、大小事情多，并且很多事务具有不确定性，如临时出现的工作会给当日计划工作带来很大的干扰，这时就需择其轻重进行处理。项目部办公室的工作人员要及时执行上级交办的事务，优先完成领导交办的各类事务;对于规定时限内完成不了的事务，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。总之，办公室属于项目部的服务保障部门，是为其他部门服务的，因此，也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。项目部办公室的工作人员要以服务为理念，细心为指导，才会将各项工作做到实处;否则将会影响到项目的正常工作秩序，甚至会影响项目部的经营活动。

2．2 规范项目部办公室行政管理和服务的方式，建立科学的管理体系

无规矩不成方圆。在项目部办公室的行政管理工作中必须明确工作标准、规范工作程序、优化管理体系，这是提高工作效率和加强项目部办公室效能建设的必然要求。项目部办公室行政管理中的科学管理体系的建立可以从以下三方面开展。

(1)确立工作标准，推进管理和服务的标准化。

项目部办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，即要把项目部办公室的工作梳理出来，如文件处理、会议安排、档案管理等，对每项工作建立标准、规定及要求，明确分工。

对于工作周期比较长、收效比较慢的工作，无法短时间内对其工作成果进行估量，就需制定详细的工作计划，将长远的计划分解成各个阶段的小计划，制定小的工作目标，对每个阶段的成果进行估量，一步一个脚印，才能确保所制订的工作计划得以实施，才会实现最终的工作目标。

(2)建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。

第一，要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利;第二，要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事;第三，要严格按照实效、动态等原则要求对岗位目标进行分解、优化;第四，要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。

笔者以单位文件呈报制度为例进行阐述。各部门对于接收到的文件应统一先交给办公室人员，办公室人员将其交至部门负责人处，由部门负责人批注处理意见，再由办公室人员上报项目经理处并根据批示下发各部门。该制度的实行，避免了文件处理的混乱，大大提高了工作效率。

(3)发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。

协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，只有将各方面的情况综合好、关系协调好、工作协调督办好，才会促进单位工作务实高效的运转。

发挥项目部办公室的协调和督办作用要做到以下几点:①要牢固树立大局意识和服务意识，从高处着眼，于细节着手;②要注意原则性与灵活性的有机统一，要有原则而不呆板，要灵活而不散漫;③要加强对内、对外的协调，努力做到寓沟通、协调于联系之中，确保信息的畅通;④要增强督办工作的主动性，及时督促有关部门按规定要求和时限贯彻工作落实情况，并注意发现工作落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。

2．3 加强项目部办公室人员综合素质的培养，提升其管理和服务的能力和水平

在项目部办公室的行政管理工作中，有了科学的管理体系这项“规矩”，接下来就需要执行“规矩”的人，也就到了项目部办公室职工发挥作用的时刻。项目部办公室在提高部门单位行政工作质量和效率等方面担负着重要责任，这就要求项目部办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，项目部办公室的职工要不断加强自身建设，提高综合素质。

(1)加强学习。

除了自觉进行自我学习外，还要充分利用公司提供的各种学习机会。公司每年均会为员工提供各项提升职业技能的培训。

(2)强化服务理念。

必须明确项目部办公室的服务立场，树立良好的工作态度，摆正工作位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务。

(3)弘扬协作精神。

办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体。因此，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心协力提高项目部办公室的整体管理能力。协作精神的培养是一个循序渐进的过程，要明确每一项工作的正常开展都离不开各个部门、各个工作人员的积极协作，一定要做好1+1＞2的事。

2．4 争取领导支持，为发挥项目部办公室管理和服务的职能作用创造条件

充分发挥项目部办公室行政管理和服务的职能作用，不仅要靠项目部办公室人员的努力，还要得到单位领导的关心和支持。项目部办公室各项工作的开展，需要项目部各个部门的支持与协调。但项目部领导对办公室工作的肯定是最直接的支持，将更有利于工作的开展。

(1)善于沟通。

沟通是各级间解决问题的桥梁。项目部办公室的人员要具备良好的沟通能力，准确地传递信息，准确地吸收信息，能够与领导进行无障碍的交流，让领导充分了解工作的内容、工作开展的进度及工作取得的成效等。

(2)学会信息反馈。

让领导及时掌握工作进度及工作中所需支持，但切记办公室人员不能滥用这项权利。一定要对问题进行分析后进行呈报，而不要事无巨细，否则将会降低工作开展的效率。