浅谈南海区燃气工程档案管理措施与管理方向

佛山市南海燃气发展有限公司 于海军

浅谈南海区燃气工程档案管理措施与管理方向

佛山市南海燃气发展有限公司 于海军

随着南海区城市建设的不断发展，新城区在不断开发，老城区逐渐改造，燃气管线和LNG站在不断扩建，各类工商燃气用户不断增加，从而形成了越来越多的文档资料。为了保证燃气工程建设、管理规范有序，提高我司的服务质量及生产效率，加强燃气工程档案管理尤为重要。现阶段南海区唯一从事管道燃气供应的燃气企业仅一家，近 21年燃气管道业务发展，已覆盖并成立了6个镇街燃气分公司。目前我司在南海区三山、狮山、丹灶、九江镇区分别建立LNG气化综合站，埋地燃气管道基本采用聚乙烯(PE)管道，少量钢质燃气管道(原挂桥及埋地)，本文结合我司以往燃气工程档案管理实践经验，就现阶段南海区燃气工程档案管理措施、应用情况及未来管理方向进行交流和分享。

1 燃气工程档案管理措施的建立

1.1 燃气工程档案管理措施建立的必要性

长期以来，我司档案管理工作在各业务部门中经常出现相互脱节情况，加之多家施工单位同时施工，单单凭借自身经验管理、建设燃气工程，远远不足。近几年，施工单位的施工力量明显跟不上我司发展速度的脚步，只重视建设，而轻视档案，造成了工程档案资料管理混乱、遗失，从而造成工程资料归档不及时或不完整，未能充分利用燃气工程档案信息的价值。因此，充分认识并解决好燃气工程档案管理工作中存在的问题，不断强化档案管理意识，规范档案管理工作势在必行。

1.2 燃气工程档案管理措施

为了确保单项燃气工程资料收集完整、全面、准确，目前，我司与软件公司合作开发了《南海燃气工程竣工资料管理系统》；并制定了燃气工程档案收集整理“三同步”原则，即工程立项开工与竣工资料收集同步、工程施工过程与竣工资料形成同步与工程完工验收与合同竣工资料验收同步；结合单项燃气工程全过程涉及的各项工作，制定《燃气工程甲方资料存档管理工作指引》。全方位思考，多方面考核、监督，制定了符合实际情况的行之有效管理措施。

1.2.1 科学信息化，统一竣工资料档案模板

由于单项燃气工程施工单位不同，各工程过程中使用填报的文件材料模板不统一，使得归档资料格式不规范、不统一，整套城建档案中，遗漏部分档案资料的情况时常发生，为了保证档案资料各类文件、材料不疏漏、不缺失，2011年，针对城建档案部分，我司参考《建设工程文件归档整理规范》《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表(2010版)》及《监理规范》，结合公司实际需求，与佛山维涛信息技术有限公司合作开发了《南海燃气工程竣工资料管理系统》。系统主要功能有：

(1)根据电子单项工程任务单，自动建档生成工程档案所需的各类资料，保证资料完整。

(2)统一竣工资料模板，避免人为失误。

(3)从发起到审结，逐级审批，明确签审责任人，保证资料准确性。

(4)程序化审批，提高审批效率。

(5)便于资料控制，电子化管理及电子化查询，提高工作效率。

系统上线使用后，分公司现场工程师、计划统计员等相关岗位的员工，参考系统表格模板，也更加明确、清晰竣工资料内容，用信息化管理模式，规范档案管理行为来推动各参建单位档案规范化，从而有效地控制档案的归档质量。

1.2.2 分工明确，责任划分，完善档案资料收集

前期，各业务分公司、部门在收集工程资料时，时常存在“你存我存”“你推我推”等不合理收集、存档现象，为了理顺、清晰档案收集工作，公司明确分工，划分责任，制定《燃气工程甲方资料存档管理工作指引》，并划分时间节点，2014年 3月之后收集的所有单项燃气工程资料由分公司自行留存保管，自单项燃气工程结算后，提交至工程管理部；2014年3月之前的单项燃气工程资料，由工程管理部存档，工程管理部建立单项燃气工程档案袋。主要操作如下：

(1)工程管理部按实际接收的第一份资料，建立单独的单项燃气工程档案袋，档案袋按照【年份+流水账号】确定档案编号，并同步建立电子台账。

(2)在单项燃气工程资料电子台账中，一一罗列从工程从立项到结束须收集的重点资料名称，并记录资料接收时间及份数。最终将更新的电子台账共享，方便相关人员查阅。

(3)针对单项燃气工程档案存档区，按年份划分区域，并贴上便签。要求与单项燃气工程档案袋编号相对应，主要目的，便于查找实体资料。

(4)工程管理部将盖完章的城建档案(一份原件，一份复印件)移交至部门内部资料管理员存档。资料管理员查询该资料档案编号，并用油性记号笔标注档案编号，将城建档案中的相关信息录入电子台账并保存，最后存入档案柜，直至结算等后续行政手续工作完成后移交公司档案室。

(5)定时对存档的单项燃气工程资料进行抽查。(防止有人恶意损毁)

(6)对于已经外借的重要资料，不定期整理，已联络单或 OA(我司办公软件)传阅的形式发送至分公司，提醒归还，如仍须使用，要求在联络单或OA传阅中回复，以便留存电子记录。

针对单项燃气工程单项资料一一罗列，要求分公司按要求收集资料，并对各分公司实行抽查、监督、考核。

2 燃气工程档案阶段存档、管理

考虑燃气工程档案的重要性，为了确保档案资料完整、准确，使档案资料存放于防火、防盗、防虫、防潮、防震的安全地段， 并结合我司实际情况看，燃气工程建设是由多部门、多专业等合作的综合成果，导致资料收集面广、量大、分散且复杂，加之各类燃气工程的建设周期不同，涉及从工程立项、设计、施工、验收、后勤等许多单位和部门，一旦疏忽，就会造成文件遗漏，给收集工作带来一定的困难。因此，燃气工程档案资料及时移交档案室，其中，主要管理措施：

2.1 阶段收集，统一存档

分公司、工程管理部可通过紧追工程收集、分阶段收集和强制性收集的方法对燃气工程档案进行收集和整理，档案室可按阶段进行存档，保证燃气工程档案的完整性，促进档案管理工作的有效运行。其中，不推荐采用单项燃气工程资料收集完整后，再行接收，易丢易破，且不利于后期存档工作。

2.2 加强档案管理人员业务培训，提供优质服务

由于燃气工程档案管理的专业性较强，这不仅需要档案管理人员要有档案管理的专业知识，还应该具备一定的燃气方面专业知识。档案管理工作属于一种服务性较强的工作，因此档案管理人员必须具备良好的职业道德素质，它能够成为传递信息的纽带，提高燃气工程档案管理水平。

3 未来燃气工程档案管理趋势

3.1 转变观念，加强燃气工程档案的超前管理

长期以来，我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。没有意识到档案工作的持久性，以及给燃气管网维护工作带来的不便，所以我们要逐步转变观念，制定措施，对燃气工程档案进行超前管理。

3.2 采用信息化，建立专门的档案管理系统

随着时间的推移，燃气工程资料积累得越来越多，对于需快速查阅燃气工程资料带来了不便。因此，档案管理人员可以通过软件信息化对燃气工程档案进行编排和检索，建立完善的信息化档案管理系统，及时补充完善系统动态变更的档案，便于查找。其次可利用网络与抢险、维修部门进行资源共享，这不仅给抢险、维修部门提供了准确可靠地实际管线情况，还节约了档案管理人员到档案室调卷时间，提高工作效率，在一定程度上还提高了电子归档的水平。

3.3 科学系统分类，使燃气工程档案管理规范化

根据燃气工程建设的实际情况，以及相关的管理制度，可以把燃气工程档案分为各种类型。如：居民用户的档案、工业用户档案、商业用户档案、城市门站档案、设备及仪器仪表档案、影像档案等，这样能够有效地对燃气档案进行管理，便于查询，对于有更改的燃气管网，其资料要及时补充到档案中去，进而促进燃气档案管理工作逐步走向科学化、规范化。

4 结语

燃气工程档案管理能够为燃气工程的维护、保养、抢险、抢修提供有力的保障。所以，我们必须通过加强对燃气工程档案的管理，保证燃气工程归档资料能够按质、按量、按时归档，实现档案资源的有效开发利用，为燃气企业的发展提供详实、准确的资料，促进燃气企业的发展，为燃气用户提供更好的服务，从而推动我司燃气管线、场站建设的步伐。