家庭农场档案的建立及利用要点

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2013年，家庭农场这一概念首次在中央一号文件中出现，作为一种现代新型农业经营模式，沿海地区许多有识之士积极响应中央号召，催生了一批具有现代农业经营特征的家庭农场。然而，该种新型农业经营主体在给农户带来切实利益的同时，也遇到了许多障碍和问题。家庭农场可以认为是农业规模生产经营大户的升级版，研究家庭农场发展问题，首先需要了解农业规模生产经营大户发展情况，从而为推进家庭农场发展提出可操作的建议，而档案管理的建立则为此提供了技术上的可能。

1　建立家庭农场档案管理的必要性

家庭农场创建的实践证明，规模农业对农场经营管理能力有着很高的要求。现行的很多随意性管理方案不仅不能满足家庭农场的维持与发展需要，而且极容易导致家庭农场在管理上出现混乱，带来管理风险，譬如农场的种植布局和机械保养与维护，各地块地理特征及土壤理化性状（尤其是养分含量），病虫草旱涝害发生特点、防控预案及应对经验教训；种子、化肥、农药等投入品的使用量及是否超过技术经济标准等。全面完善家庭农场档案管理工作，轻则可以避免基础数据的重复测量计算等若干繁琐劳动，重则可大大减少因做错决策而造成的不必要的损失，甚至能从档案中直接找到若干成功的经验和经济效益，因而在家庭农场发展中起着非常重要的作用。

应用实践证明，在现代家庭农场建设工作中，档案管理最主要包括两个方面，一个是资产财务管理档案，另一个是农作物的技术管理档案。资产财务管理档案关系着家庭农场内部的经营业态合理性，即能否保证家庭农场经营工作的顺利开展，经营收入支出库存是否合法合理等等；农作物的技术档案管理则可以为家庭农场下阶段的工作积累经验，并可从中找到部分甚至全部生产技术事故的隐患，以及追溯违章责任（如危及农产品质量安全）的根源，使机械、种子、农药、化肥及劳力等各类投入更加有效，生产收入做到明明白白，且颗粒归仓，使家庭农场管理更加规范。

家庭农场档案管理标准化，可以促进家庭农场各类管理工作的顺利开展，还可以促进家庭农场在市场上综合实力的提高，促进其快速发展。所以说，家庭农场档案管理标准化十分必要。

2　家庭农场档案管理规范化的技术要点

2.1明确责任，即明确专人负责

档案管理人员首先应该具备良好的政治素质、正确的价值观，保证按照规定进行档案管理工作，只有熟悉农场各项规章制度和要求才能熟练地进行管理工作。农场档案管理的工作人员还应具备过硬的专业管理知识和积极主动的工作热情，只有这样才能保证档案管理工作顺利进行。档案负责人，尤其是农场主应该把档案管理工作作为自己的工作重点，努力做好各方面的协调工作，亲自督导档案管理工作的进程，最好建立专门的档案管理室，以保证基础设施完善，档案管理工作如期顺利开展。

2.2保证必要的档案管理资金投入

家庭农场应该积极筹备专项资金，用以改善档案管理的配套设施，并且逐步提升对档案管理工作的投资力度，同时积极引进先进的档案管理技术，比如争取配套先进的计算机、档案柜、音像材料等装备，保证档案在进入管理室时的精准性；对一些重要和常用数据应在计算机上留有备份，做到重要档案资料既有电子版也有纸质版。档案管理还应该建立一套专门的系统，确保能够更加方便快捷地查阅到所需的档案。

2.3建立标准的农场档案管理工作流程

（1）运用先进的计算机设备进行管理。计算机管理工作的前提是做好数据的收集、整理、录入、检查、确定工作。（2）要将历史资料进行重新组卷，实现档案管理的全面规范化。将历史资料进行重组之后，做好分类摆放工作，提高检索的效率。（3）应该按照档案管理工作的规范进行操作。根据相关文件的规定，结合农场工作的实际进行分析，按照规章制度办事，保证档案的质量过关。档案管理的工作人员应该按照要求逐一检查数据、档案数量、内容、封皮填写是否正确等，提高档案管理的质量，保证档案管理工作的正确率。（4）重视档案材料的收集和整理。要做好档案的管理工作，应该从源头出发，保证录入档案数据的准确性，做好文书的处理工作、档案材料的数据收集和材料整理工作。档案的管理人员必须及时向有关部门和单位催收与档案管理工作有关的各种材料，各个单位也应该加强对资料的整理工作，做到资料随时上交，保证资料和数据的任何一个环节都有人负责，进而建立起资料收集的网络。（5）档案管理的数据收集。注意收集农场集体资产、财务、合同、审计、成本核算、收益分配、经济案件监察、人员培训和农村政策落实方面的档案资料。档案人员应该做到认真负责，按照档案工作的相关规定进行操作，档案存放要防火、防潮、防虫。整理资料的文员应该按照规定进行装订，标准化、规范化地工作。

2.4提高档案管理层次

建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务是现代档案管理出发点和价值所在。家庭农场档案工作者应以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化。如输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案室与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，既便于宣传和利用，又便于长期保存。

3　拓展家庭农场档案服务注意事项

（1）改过去的重收藏、保管变为既重保管更重开发、利用。（2）在收集方式上，从过去的“等货上门”变为现在的“上门收货”，如购买设备的产品说明书、操作手册（规程）等资料均属应该归档的重要技术资料。家庭农场档案员应积极参与农场的各项工作，设备到场以后，立即主动收集，改变以往资料失落影响工作开展的不利状况。（3）在档案利用方面，改传统的“坐等来客”变为“送货上门”。日常工作中，积极关心家庭农场工作动向，只要有档案使用信息，档案员即在库房中找出案卷，或调出电子文档主动、随时准备候用。（4）扩大家庭农场档案服务面，从过去单纯的“调档服务”变为现在“参谋咨询”。对因不清楚室藏档案情况和所涉及业务来龙去脉的利用者，专业档案员要及时指引，以协助解决农场管理工作的燃眉之急。

随着农业规模化、市场化、现代化的发展，档案管理工作对家庭农场建设将起着非常重要的作用，上述对家庭农场档案管理进行的阐述，希望能对农场档案的规范化管理起到一定的指导作用。

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