试论档案知识管理流程＊

贾 玲 吴建华 杜 岩

（1.南京大学信息管理学院，江苏南京，210023；2.南京大学信息管理学院，江苏南京，210093；

3.徐州工程学院档案馆，江苏徐州，221000）

档案知识管理是近年学界研究的重要领域，其中，档案知识管理流程是研究探讨的重要问题之一。知识管理的核心流程主要为知识获取、知识组织、知识应用、知识传递与共享、知识创新，档案知识管理流程与知识管理流程及传统档案管理流程之间存在相似之处，但亦存在深刻的不同。

档案知识管理可分为两个层次：一是针对档案机构自身工作实践而实施的知识管理（A），二是将档案管理纳入档案形成单位整体知识管理范畴的档案知识资源管理（B）。这两个管理层次在涉及的机构、人员、职能目标、适用的知识管理理论内容等方面都有所不同。基于档案知识管理的层次性特征，笔者认为档案知识管理应主要针对档案中所蕴藏的显性知识（B）。档案机构针对自身工作实践所实施的知识管理（A），包括对档案人员隐性知识的管理，其重要性相对较低，原因在于：实施知识管理是高投入的管理活动，在当前档案管理机构人员规模及业务复杂程度的前提下，根据投入产出效益比，A 并不具备突出的迫切性和必要性。对于档案形成单位工作人员的隐性知识管理，应成为档案形成单位知识管理的工作内容。因此，档案知识管理流程主要是指对档案中蕴含的知识进行获取、组织、创造与共享等系列活动。

档案知识管理流程与传统档案管理流程及知识管理流程存在相似之处，但亦存在深刻的不同，既不能将这三者等同起来，亦不能将三者割裂开来，认识这一点，对更好地研究和开展档案知识管理具有指导意义。

1 档案知识的获取

由于档案知识蕴含在档案载体之中，所以档案知识获取是指，通过专门的方法，运用专门的技术手段，对档案载体上所记录的信息内容进行分析，从中提取知识，并转化为特定计算机表示的过程。

档案知识获取与档案收集不同。关于档案的概念，《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。知识与档案是不同的，知识属于意识形态的范畴，“知识是无形的。知识有时会表现在书本或软盘等各种载体中，但多数时候往往是个人或组织的一种能力、一种象征性的符号，或员工头脑中迸发的一个创意。”［1］；档案属于物质形态与意识形态的综合范畴，即档案是信息内容及载体共同构成的统一体，档案离不开信息内容，其所含的信息内容也不能脱离档案的载体而孤立存在［2］。知识与档案的不同，决定了档案知识获取也不同于档案收集。传统的档案收集指将文件材料从其形成部门，通过归档程序集中到档案部门保管的过程，因此，档案收集只是实现了档案物质载体的集中保存，并不意味着完成了档案知识的获取。

档案知识获取与知识获取不同。实施知识管理的组织，都强调知识获取，它与档案知识获取也是不同的：

（1）获取的渠道不同。一般意义上的知识获取强调从组织外部环境中获得知识并使之能够为组织成员今后所使用的过程。如从组织外部获取数据集、获取许可的专利与流程、利用竞争情报获取贸易秘密、举行外部调查、从专业文献中收集建议等。而档案是组织内部显性知识的载体，所以档案知识获取的渠道主要在于组织内部，即主要是从组织自身所形成的档案中获取知识。部分档案学者指出，档案知识获取也应适当从组织外部获取相关显性知识，或对组织成员的隐性知识进行挖掘，作为获取的档案知识的补充，但从整个档案知识获取工作来看，这只占其中的一小部分。

（2）获取的知识类型不同。在多数组织中，显性或已识别的编码知识仅仅是“冰山一角”，传统信息系统部门主要处理高度结构化的数据，而这些数据所占的公司信息还不到5%［3］。所以，除了获取显性知识外，获取隐性知识是知识获取中十分重要的内容，有学者甚至指出获取隐性知识比获取显性知识更为重要。由于隐性知识通常是只能意会不能（或难以）言传的知识，因此，隐性知识获取比显性知识获取要困难得多。获取隐性知识的方式主要有访谈、行动学习、标杆学习、分析学习、经验学习等，虽然方式不同，但它们目的相似，使得隐性知识在个人、组织相互之间交流，从而达到提高组织中个人及整个组织知识技能的目标，由此可见获取隐性知识最重要的成果是完成了从隐性知识到隐性知识的交流与升华。而档案知识获取主要是一种显性知识获取，它对隐性知识的获取则强调先将隐性知识显性化，即形成文件材料，从某种意义上说，这些隐性知识已经转化为显性知识了，然后才对这些显性化了的“隐性知识”进行获取。

（3）获取的方式不同。知识获取可分为直接获取与间接获取两大类，直接获取是指一种主动参与获取企业外部知识的意识或行动，包括获取数据集、获取许可的专利与流程、获取竞争情报等活动。间接获取是通过其他间接行动来获取知识，如，在雇用员工时，公司即可以获取新进员工的知识。又如，当收购一个公司时，也意味着获取了该公司的知识资产［4］。从这一点出发来看，档案知识获取只是一种直接获取，不包括间接获取的内容。

2 档案知识的组织

档案知识的组织，实质上是利用现代信息技术把档案知识资源组织起来以供利用的一系列的组织化过程与方法，它包括对档案知识本身所进行的诸如表示、整理、分类、标注、存储、揭示、控制等［5］。

可通过三种方法进行档案知识的组织：一是建立档案知识库，即从档案中获取相关知识，经编码后集中存放在一个资料库中，让具有档案知识需求的用户利用。建立档案知识库可以人工方式直接从档案原件和档案数据库中提取所需知识，但是人工方式效率较低，应着重依靠基于人工智能技术的知识组织系统来自动发现、析取海量档案数字资源中的知识单元，并自动将其组织进入档案知识库［6］。二是开发档案知识地图，即帮助档案用户知道在哪儿能够找到所需档案知识及相关隐性知识的知识管理工具。由于知识地图在管理知识方面的显著作用，应该在档案知识管理中积极运用知识地图工具，这有助于促进档案知识共享和创新，促进组织隐性知识的挖掘与应用及组织人力资源管理等。三是建立档案知识管理系统，即整合档案信息、知识与系统，并能提供档案知识资源单一访问入口和进行档案知识管理的综合应用系统，它是为档案用户提供方便及时的信息访问与支持的单点存取软件系统。档案知识管理系统具有档案信息集成管理与档案内容管理，为档案用户提供个性化服务等多种功能［7］。

3 档案知识的创造

档案知识创造是在现有档案知识资源基础上开发、导出、产生新知识的过程。

档案知识创造与传统的档案编研有相似之处，都是基于档案实体所进行的档案信息资源开发工作，但两者又存在差异。档案编研“是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。”［8］其中，编辑史料（含现行文件汇编）是一次编研，即把档案材料按照一定特征选编成册；编写档案参考资料是二次编研，即根据一定专题，把有关档案材料内容加工编写成系统材料；参加编史修志和撰写专门著述是三次编研，即通过研究档案材料，发现历史真相及规律性认识，其成果是著作、论文、研究报告、作品、产品、商品等。

不难发现，一次编研忠实于档案原文，不包含基于原始档案信息（知识）产生新知识的过程，因此不是档案知识创造；而二次、三次编研不是提供档案原件，或直接根据档案复制副本、摘录，而是需要对档案内容进行研究，并通过分析、综合、推导而产生新的认识，是一种知识创造活动。档案编研主要是知识从显性知识到系统化显性知识的过程，而档案知识创造活动不限于此，它还包括显性知识与隐性知识之间的转化过程，可见档案知识创造与档案编研互有交叉，但互不完全包含。

档案知识创造不同于档案知识创新。创造是想出新事物，创新是做出新事物，档案知识创新是指将基于档案产生的新知识应用到产品、服务等实际工作中去，它涵盖了从知识产生到知识利用的整个过程。由此看来，档案知识创造是档案知识创新的核心组成部分。档案知识创造仅仅是新知识的产生，并不包括新知识的利用。然而，没有被利用的知识是没有价值的，也就不能称为知识，只能算是信息。因此，在档案知识创造的基础上，档案部门应主动与外界沟通，推介档案知识创造的成果，努力促进档案知识创新，这样才能真正实现档案知识的价值。

知识创造的一种活动方式即为知识转化，它是指隐性知识与显性知识在个人、团队和组织层次之间的相互转化，知识转化的模式主要有社会化、外部化、组合化与内部化四种。社会化是指从隐性知识到新隐性知识的转化，它是通过共享经验来创造新隐性知识的过程。外部化是把隐性知识表述为显性知识的过程。组合化是指通过对显性知识的收集、整理、组合、编辑或处理，把显性知识转化为更加复杂和系统化的显性知识的过程。内部化是指显性知识到新的隐性知识的转化的过程。

图1 安德森知识管理导入执行模式［12］

档案知识转化是基于存量档案知识资源而进行的知识转化活动，因此，档案知识转化模式主要包括组合化和内部化。组合化是指基于现有档案知识资源生产出新显性知识的活动，如通过研究档案文件内容、对档案数据库进行挖掘等活动，将发现的重要信息（知识）消化吸收，形成未来工作计划、组织发展战略、研究报告，或撰写专著等。内部化是指基于现有档案知识资源生产出新隐性知识的活动，如通过阅读、研究档案文件内容或参观档案展览等活动，增加个人相关认识，进而使得个人头脑中的隐性知识得到升华与提高。

至于社会化和外部化，可以作为前两种档案知识转化模式的补充，如档案部门可以利用多种方式促进员工隐性知识显性化，形成文件并归档，不断丰富档案知识资源，为档案知识转化创造更好的基础。但是，笔者认为档案知识转化的目标主要是使已有的档案知识资源得到更多地开发与利用。因此，社会化和内部化不是档案知识转化的主要形式。

4 档案知识的共享

知识共享是指员工个人的知识财富，包括显性知识和隐性知识，为组织中其他成员所共同分享的过程。档案知识共享主要是“档案知识”这种显性知识的共享，它是指经过系统组织、整理的档案知识资源通过各种方式为人们所共同分享，从而转变为组织或社会知识财富［9］。

安德森提出了导入知识管理的实际执行的公式：KM=（P+K）S，此公式被称为知识管理第四原理，它对于档案知识共享同样适用（见图1）。公 式 中，“P”表 示 人 员（people），包括与知识传播、分享有关的组织内外的个人、部门成员，不仅包括档案管理服务人员，即档案利用服务的供给者，而且包括档案利用服务的需求者，即服务对象，也就是查阅档案的人，还包括档案知识利用的其他人员。“+”表示IT 信息技术，“K”表示知识（knowledge），包括个人知识和组织知识。“S”表示共享（sharing），就是社会和公众有权依法知晓、利用档案信息和知识［10］。

“S”居于指数位置，充分说明共享对于发挥档案知识价值的意义，档案知识只有通过共享，被多数人所掌握，成为组织知识财富或社会知识财富，才能形成不断创造新知识的螺旋上升过程，增强组织乃至整个社会的创造力，使档案知识创造出更大的价值。

档案知识共享与档案利用在本质上都是一种档案服务工作，但两者又有所不同。传统档案利用服务侧重于提供档案原件或档案复制件，以档案用户到档案部门查阅为主，辅以电话、传真、电子邮件查询等；其服务手段较为单一，服务方式受制于档案实体的客观状态；在服务目标上，凡客观上提供了档案原件或复制件服务的，都是档案利用。档案知识共享则脱离档案载体的束缚，以计算机编码的档案知识信息为具体服务内容；借助现代信息技术工具，档案知识共享的方式多种多样，如在线查询、信息推送、信息订制等；在服务目标上，档案知识共享是将档案知识传递给知识接受者且被接受者吸收的过程，强调用户主体确实吸收了档案知识，因此，提供档案利用并不意味着完成了档案知识共享［11］。

综合来看，档案工作在实施知识管理时，不能“神化”知识管理，进而将知识管理中有关显性知识和隐性知识管理的理论全部照搬过来。档案知识管理流程具有自身的特殊性，与知识管理流程及传统档案管理流程皆具有相似及相异之处。

［1］盛小平.知识管理:原理与实践［M］.北京大学出版社，2009:30.

［2］张兰月.档案工作中的知识管理分析［J］.河南职工医学院学报，2010（2）:236.

［3］盛小平.知识管理:原理与实践［M］.北京大学出版社，2009:91.

［4］盛小平.知识管理:原理与实践［M］.北京大学出版社，2009:91.

［5］贾玲.论档案知识组织的方法［J］.兰台世界.2012（7）:31.

［6］王应解.档案知识组织初探［J］.档案学通讯，2008（2）:26.

［7］贾玲.论档案知识组织的方法［J］.兰台世界.2012（7）:32.

［8］陈兆祦.档案管理学基础（第三版）［M］.中国人民大学出版社，2005:281.

［9］贾玲.论档案知识共享的方式［J］.兰台世界.2012（2）:63.

［10］周媛.基于知识管理原理的档案利用服务研究［J］.南京理工大学学报（社会科学版）.2010（2）:112-113.

［11］贾玲.论档案知识共享的方式［J］.兰台世界.2012（2）:63.

［12］陈柏村.知识管理—正确概念与企业实务［M］.南京大学出版社，2007：70-71.