医院综合档案信息化建设探讨

卢晓茜

【关键词】 医院档案；信息化；数字化；管理建设

中图分类号：G275 文献标识码：B DOI：10.3969/j.issn.10031383.2014.06.037

档案信息数字化，就是指利用计算机信息技术对档案材料进行收集、归档和加工，从而使档案信息转化为电子形式的二次文献，以供使用者利用的过程。档案信息数字化管理的主要内容有两项，一是对档案馆（室）现藏档案文件通过多媒体技术、数据库技术、网络技术等进行数字化处理后，使纸质档案文件转化为数字信息，从而在计算机系统上提供利用服务；二是将各种需要形成档案的活动进行数字信息如电子文档、数码照片拍摄等，并把形成的电子文件进行归档和收集，从而形成电子档案。虽然我国医院档案信息数字化建设从20世纪90年代就已经开始并经过了长期的发展，但仍存在一些问题，值得档案管理工作人员思考并加以解决。

1 档案信息管理开发与利用对医院生存与发展的重要意义

医院档案是医院重要的信息资源，在知识经济发展时代，医院应加强开发与利用档案信息资源服务于社会各个层面，应该积极加大开发与利用医院档案信息，探索市场经济规律，将医院档案信息管理作为医院发展的指导和重要任务，促使医院快速稳定发展。

医院档案信息资源的开发与利用能满足市场经济发展的需要，有效提高医院的经济效益。在当代知识经济发展的形势下，医院要想获得更高的经济效益，仅依赖医院现有的条件是行不通的，需要结合医院的档案信息进行指导和决策，根据市场经济变化情况，积极开发与利用档案信息资源，才能对医院的发展提出更有效的决策，促进医院的经济发展，并提升医院的综合服务实力[1]。

开发与利用医院的档案信息资源也是社会主义精神文明建设的重要内容，医院档案信息资源是经济发展中的重要内容和形象生动的资料，对医院的发展及思想政治教育起着十分重要的作用。医院通过加强档案信息数字化建设管理，丰富医院的档案信息资源，能在满足医院精神文明建设需求的同时，构建新时期企业文化，使医院在现代激烈竞争的社会环境下稳定生存和发展。

2 档案信息数字化建设管理较传统档案管理的优越性

2.1 降低管理成本，提高经济效益

如今，计算机网络技术已经得到了普及，传统的档案管理方式与庞杂的档案管理工作形成了日益尖锐的矛盾。医院档案信息数字化的建设和管理，可以将庞大的档案信息量以数字记录的方式在磁盘、光盘或计算机硬盘上进行存储，在管理或调用这些档案信息的时候，可以通过计算机对档案内容和数据进行再现。这样一来，不仅可以为医院节约存储空间以及人工管理的费用成本，还能够方便对档案的调用和查阅，避免由于查阅所造成的人员和纸张的浪费，大大地提高了经济效率。

2.2 节约了查阅档案的时间，提高工作效率

经过信息数字化处理的档案能够及时地进行归档，并能够很快地为档案管理者提供利用，减少了很多传统档案管理方法中从归档到被利用所需要耗费的时间。医院里需要进行管理和统计的档案数量众多，传统方法已经无法满足现有的工作节奏，通过档案信息数字化的管理，避免了以往需要去档案库房查阅这一烦琐的步骤，从而大大提高了工作效率。

3 实现医院档案信息数字化建设管理的对策分析

现阶段，对档案信息进行数字化建设管理需要一定的技术作为支撑。因此，加强档案信息的数字化建设管理在技术方面需要从以下方面进行努力。

3.1 提高档案信息的系统性建设

目前，我国部分档案文件的归档全面性和系统性严重不足，尤其是档案信息的真实性、完整性以及有效性有待提高。因此，为了更加方便档案信息的数字化建设管理，相关部门应不断地改进数字化信息的管理手段和技术措施，从源头上做好档案文件的搜集和归档工作。同时，进行系统设计时应当对系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略做出充分的考虑。除此之外，相关部门还需要加强对网络基础建设、系统升级、人文策略以及系统权限等方面的安全管理，从而为档案数据的真实性、稳定性提供充分的保障。

3.2 增强档案管理的保密性

由于数字信息具有携带便捷、储存介质多且体积较小的特点，加上网络黑客技术不断发展，使得档案信息管理的保密性成为档案管理人员不得不重视的问题之一。要求档案管理人员要不断提高防泄密技术的研发力度，对存储档案介质进行严格的分类管理，落实保密规定，从而保障档案信息的安全性。同时，档案管理人员还要加强自身的安全责任意识，认真做好档案的归档，以方便日后的快速查询。此外，档案管理人员还应该提升自身的职业素质，加强对档案信息的维护和保密意识，在思想上要从集体利益的角度出发，不轻易泄露档案信息。

3.3 提升档案管理人员素质

人才一直以来都是推进档案信息数字化建设管理的关键。医院亟须建设一支高素质的计算机技术队伍来提升档案信息数字化建设管理水平。档案管理人员要实现对电子文件的高效管理，既要掌握一定的计算机技术，又要知晓相关的档案学管理知识。引入计算机技术进行档案管理后，工作人员如果只懂得纸质档案管理的知识和技能是无法满足新形势的工作要求的，他们还必须掌握电子信息的收集、分类、归档、加工、利用等各方面的技能[2]。这就要求对档案管理人员进行档案管理技能培训，使其掌握足够的现代化计算机信息技术。

3.4 加强档案信息电子化管理的规范化

由于目前的档案信息数字化建设管理数量大，系统性不强，所以提高管理工作的标准化和规范化是医院档案信息数字化建设管理中必须要做的一项工作。一方面，要加强对管理软件的研发，不断完善软件设计的系统化和专业化；另一方面，要提高工作人员的软件应用能力和责任意识，提高数字化档案的案卷质量。因此，在档案信息数字化管理系统的设计方面可以根据实际需要，设置可供快速查阅的相关目录、索引、关键词等，不仅可以促进档案信息数字化建设管理的规范化，而且还有利于提高档案管理人员的工作效率[3]。档案信息数字化建设管理是一项非常复杂的工程，档案管理人员不断地将各个环节进行优化和完善，才能够在实质上提高档案信息数字化建设管理水平。此外，相关技术人员对自身的计算机应用设计能力还应当有所提高，强化责任意识，积极地提高系统的时效性。

4 结语

随着知识经济的不断发展，档案信息管理的开发与利用作为现代化医院发展中的重要环节，要根据时代的发展变化以及市场经济体制的发展动向，不断丰富医院档案信息资源，规范医院档案信息的操作程序，使医院档案信息管理科学化、精细化以及高效化，提高医院档案信息资源的管理。通过提高医院档案信息的管理，提高综合服务能力，使企业生产运营管理更加高效，进而促进企业的发展，提高企业的经济效益。

参 考 文 献

[1] 滕 璇，信克群.浅谈电子文件归档应用中的问题及对策[C]//山东省档案学会2008年学术年会论文集，2008：481490.

[2] 赵林霞.浅谈企业档案信息管理开发与利用的重要性[J].科技创新与应用，2012，3（17）：280.

[3] 崔 杰.电子文件原始性的认定与维护[J].哈尔滨职业技术学院学报，2007（1）：8687.

（编辑：梁明佩）