高校二级学院图书资料室在教学中的作用、问题与解决策略

朱淑萍

摘要：本文从高校二级学院图书资料室的特点和作用谈起，解读了图书资料室在建设与管理中的瑕疵，针对问题，提出了二级学院资料室与高校图书馆要和谐共建的建议，最后以二级学院图书资料室发展展望结尾。关于高校二级学院图书资料室建设的文献，浩如烟海，本文无意苟同附和，也不欲与同仁竞异争雄，文中都是工作中的所得，一点体悟，是本人所见庐山真境，若益于同仁丝毫，则我至为欣悦。

关键词：高校二级学院;图书资料室;图书馆;和谐共建;经费;制度;发展展望

中图分类号：G642.0     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2014）41-0094-03

作为学术性教学辅助机构，图书资料室在高校的科研与教学中具有至关重要的功能，它从很大程度上对高校图书馆起着补充、辅助的作用，教室教学备课查阅资料，学生自修进行信息查找，大家齐聚一堂切磋学术都离不开图书资料室这个资料翔实、丰富多彩的知识园地。从规模上来看，图书资料室不能与校级图书馆媲美，其场地相对狭小，现代化管理程度不是很到位。但是学校的发展、教师的完善、学生的成长，都和图书资料室息息相关，图书资料室发挥着校级图书馆难以替代的重要作用，为学院的建设与发展做出其应有的贡献。

一、图书资料室的特点和作用

图书资料室有鲜明的个性，以“专、精、深、快”见长，作为情报资料机构，图书资料室小巧丰满，资源便利，信息快捷，书籍资料翔实集中，专业性强，具有针对性，为教师的教学、学生的修习提供了高层次的服务。学生的创新活动，教学的细致完善，都与之紧密相连，图书资料室为此提供了科学的、有力的保障。

1.特色。图书资料室专业明朗，特点突出，针对性强，为本院系各专业的教师和学生提供优良的服务，教学资料更加丰实，让科学研究更加有依据，服务对象非常明了，服务宗旨极其明确，因此，采购各种资料的过程当中，采购人员会胸有成竹，有备而去，良性循环，使得高校二级学院（系）的资料室具有鲜明的专业性和更强的实用性。

2.图书资料更新快捷。现在是信息时代，信息的发展一日千里。我们都知道，院系的资料室向本院系师生提供尽可能的服务，除了一些文献资料，更大的方便是能够提供一个很好的交流场所，资料室的管理人员在和教师、学生的接触过程当中，能够切实地感觉到师生真实的需要，根据反馈信息，及时掌握师生的需求，尽快地更好地为师生提供服务。这种“零距离”接触，信息的吸收，供需的碰撞，让院系资料室能够把最新的文献信息网罗全面，收集齐全，使得院系资料室的文献资料越发完备，更加前沿和突出专业。

3.促进师生更好地交流。只有交流才能够实现智慧火花的碰撞，创新的思路才能够更好地打开。院系资料室场所独立，环境安静，这个天然平台活跃，充满和谐和活力，而且院系资料室的服务人员比较少，和教师、学生较为熟悉，他们能够为教师和学生提供最好的和最快捷的服务。在这个自由交往的场所，教学探讨、科学研究、学术交流十分惬意，一些创新应运而生。有了院系资料室，教师能更好地开展工作，学生能够更好地进行学习，为良好的教学打下了基础。

二、建设与管理中的瑕疵

1.认识落后。管理者缺乏专业的素养和培训。有的管理者认识低下。究其原因不外是没有对管理人员进行甄拔和培训。有的管理人员仅仅是凭借着人际关系来负责这个工作，滥竽充数;有的是因为对于高深的专业教学难于胜任，学校以陈旧的管理观念留用于图书资料室的管理。在所有人的观念中，图书资料室的管理工作并非难事，人人可为。管理人员的水平优劣直接影响到图书资料室院系甚至学校的发展，高校图书管理必须科学化规范化，图书资料室的管理人员不能胜任本职工作，就不能与学校的教学、科研水平及学校的发展桴鼓相应。

2.制度不健全。长期以来，二级学院（系）图书资料管理工作落后不前，问题重重。高等教育事业的发展突飞猛进，院系的图书资料室也相对被重视，但只是属于初始阶段，管理制度还没有走上健全之路，远不能跟上高等教育事业的不断发展的步伐。制度不健全，对图书资料管理形成很强的制约。有的图书资料确实不错，但是也存在品种单一、数量积压的情况。这是由于管理人员在采购的时候，没有进行精确的统计和策划。实际上，应该进行针对性采购，避免造成浪费，尤其是经常性的浪费。管理人员要全盘考虑，针对学院的专业特色，有目的进行定向性的采购。学院在教学方面要进行配合，比如不同学期，因师资等原因，同一门课安排不同的老师任课，有些辅助性的教材在资料室准备即可，无需教师人手一本，这样就可以节省一部分的资金，积少成多，让有限的资金发挥最大的效益。

3.经费匮乏。院系图书资料室的经费由院系自身解决，而各院系往往没有大量的创收，因此经费不足。经费匮乏，图书资料室常常难以为继。和图书资料室不同的是，高校图书馆由学校财政划拨，列入预算。由于资金缺乏，院系图书资料室资料很难更新，往往是新的图书资料很难购进，甚至是多年没有采购新的图书，失去图书资料室的意义。此外，物价飞涨，书的价格更是水涨船高，经费缺乏，自然无力购进图书，或者购进图书很少，师生无法从资料中获益，失去了有效的实质性的帮助，有的书籍已经非常陈旧，甚至已经出现破损，图书资料室也无力修补或者更新。有时候大家寻找一种资料，图书资料室没有，和管理人员进行商榷，等待很长的时间仍然没有购进。由于没有借阅到自己需要的书籍，久而久之，大家对图书资料室失去了信心，形成了恶性循环。也就是说，在有的高校院系，图书资料室徒有虚名，没有真正地履行责任，处在一种半瘫痪状态。

三、二级学院资料室与高校图书馆要和谐共建

作为图书资料信息的轴心，作为为教学提供切实服务的学术机构，高校图书馆肩负着为科研服务的重任，是高校办学的基础，是资料信息的砥柱，一直为高校的发展、教学质量的提升和科学研究做着举足轻重的贡献。在资金分配方面，高校图书馆得天独厚，管理人员众多，文献采集齐备，自动化设施完备，资金充足，优势明显，在高校教学与科研服务中的贡献首屈一指。而二级学院资料室是图书系统的分子，以汇集专业文献为主要，二者紧密合作，桴鼓相应，互通有无，更好地为教学和科研服务。

1.设立具备专业职能的服务部门。服务部门或曰职能机构，其设立，可以进行调和，能够进行咨询，并且可以决策，对二级学院资料室与高校图书馆进行综合管理，服务部门对图书馆和二级学院资料室一视同仁，工作中照顾齐均，在业务处理方面统一部署，做全盘计划，对文献信息资源进行细致的核实、安排，对二者的发展确定具体目标，取长补短，发挥优势，力求业务规整，建设规范有条理，计划全面无遗漏，实施到位不出偏差，有条不紊，有计划，有步骤。

2.发挥协调职能。文献采集工作工程浩大，经费消耗极多。如果图书馆和院系资料室之间能够进行及时、到位的协调，经费只有最大地进行节约，才能最大地发挥效用，对经费合理使用是最好的节约方式。图书采购，确定计划，分门类别，找好收藏范围，确立重点，对经费合理使用，满足读者更大的需求。

3.书籍采购及时性。对读者的需求，尽快反馈，进行个性化的深度服务，实现二级学院资料室的灵活功能。二级学院资料室的书籍专业性强，及时为各学科老师提供最新的最全面的专业图书。为读者提供最大的服务，细致而周全。根据学院的专业特色布置图书资料室，随时补充新资源，以配合教学、科研检索需要。

4.突出专业性。二级学院资料室要突出专业性，图书要凸显学科特点，内容新颖，信息集中。如果教师有特殊的需求，利用服务灵活的方式给予满足，随时采购、补充，弥补资料室的不足，补充新鲜血液，发挥校图书馆欠缺的“尺有所短”，为师生提供力所能及的专业服务。

5.节省经费，实现资源共享。利用网络，发布信息，实现全校资源共享，二级学院资料室设立信息阅览室，资源公布，与学校图书馆互通有无，并且和其他二级学院图书馆实现信息联通。建立系统的检索平台，每一个资源，每一本图书，发挥其最大的功用，提高其使用率，加大其周转，实现资源共享。

6.发挥二级学院资料室的多元化功能。让二级学院资料室一职多能，借阅图书、查询资料、订购书籍、数据发布、信息共享、储备资源、复印资料、检索数据、场地阅览、图书采编等，服务内容呈多元化。

四、二级学院图书资料室发展展望

1.增强服务观念。高校专业发展迅速，学科建设的发展呈跨越式，服务理念的提升，对二级学院图书资料室管理员也有了更高的要求。首先是，管理员本身的素质要非常高，服务意识强，有新的理念，服务态度优良，具备卓越的管理能力，服务态度积极主动，要汲取传统服务优良的一面，懂得使用现代化的服务工具。现代地球一村化，纸质图书罗列，臃肿落后，我们需要更新管理理念，利用现代化管理手段科学统筹，构建信息数据库，实现图书资料系统化、信息化管理，充分发挥二级学院图书资料室在高校发展中的积极作用。促使管理人员不断地进行学习，让大家实现数字化的资源共享。

2.开展职业培训。根据资料室工作需要，开展职业培训，提升管理员的综合素质。学习现代技术，使用档案信息管理系统软件进行管理。比如使用文件管理模块，此模块负责文件的收发，文件在网络快速地传递，省时高效，同时也在网络上对文件进行整理，网络鉴别，分门类别，网上组卷，减少了大量的归档前期和归档过程中的手工操作，实现了二级学院图书资料档案管理的智能化。在网络上进行鉴定，认真地分析，分不同的种类，包管的期限根据价值的不同而设定，有的书籍资料永久性保管，有的资料短期包管，到时删除。文件管理模块还有网上自动分类的功能，根据文号、作者、问题的不同实现自动归类。按机构、问题、保管期限、价值进行分类组卷，自动建立卷内文件目录。并且，过去很多手工填写的检索工具变成由计算机检索、打印，鼠标一点，立时完成;已经完全组好的案卷做只读处理，不能进行删改，这样的话，即使操作不当，也不会丢失任何数据。当然，选拔管理人才最好一次到位，要求综合素质要高，要加强资料工作人员队伍建设。

3.图书资料室布置国际化。一些国际教育学院，图书资料室要求较高，因为要配合留学生教育，国际化的布置更加适合给读者提供周详的服务。阅览室购进一些舒适的桌椅，款式新颖，颜色醒目，摆放适度，配备的电脑上供学习的专用软件应有尽有，部分课程，如HSK考前辅导等的内容也可直接在资料室授课，省事快捷。

综上所述，高校二级学院图书资料室的建设意义重大，路漫漫其修远兮，要提升管理人员的业务能力，实现校内文献信息资源的共享，使高校图书馆和院系资料室真正成为“学校的文献信息中心”，为教学和科研提供更加完备的文献信息服务。

参考文献：

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[2]金未海.高校二级学院图书资料室工作人员的基本素质[M].邮电出版社，2011.

[3]薛正义.高校图书馆对院系资料室的规范化管理体系初探[J].现代情报，2003，（03）.