档案管理信息化建设中存在的问题和对策

马玉镯

摘 要：随着我国的社会发展和稳步的前进，许多的地方都需要大量的人才来进行管理和信息的整理。而计算机技术的发展也使信息化档案管理代替了传统的档案管理。档案信息化管理的同时，也存在着许多的问题，下面对存在的问题进行了探究与分析。

关键词：信息化；问题；对策

1 事业单位档案管理中存在的问题

1.1 工作人员的能力不足

目前在档案管理工作人员有大学以上文凭的不到20 %，这种现象严重导致了工作人员素质低下，相关专业知识不足，能力缺乏。对单位的档案管理产生了严重的影响。因此要对档案管理工作有足够的重视，需要优秀的工作人员，充实档案管理工作队伍。由于工作人员能力不足，从而导致档案管理工作效率低下，不能应用现代技术技术进行检索，依然依靠手工进行检索，这是我国目前的档案管理工作现状。

1.2 新型管理技术的缺乏

在目前的我国档案管理中，无论是从检索方法还是从档案管理工作人员来讲，都缺乏相关的新型技术。大多数档案在保存后北当做历史存留起来，甚至密闭，不考虑到再次的使用与翻阅。在管理技术中，目前许多地方仍然以保留纸质文档为主，而没有建立数字化的现代信息库。在国外，电子信息档案已经得到普遍应用许多年，已经走向成熟化。但是在目前的国内，有人人员与技术的缺乏，档案管理信息化工作，仍是处在起步的阶段。事业单位的档案管理技术应该及时得到更新，运用先进的科学技术与手段，提高档案管理的工作质量与工作效率。

1.3 投入资金的不足

档案管理信息化的推进过程中需要更新相关的技术，建立高科技的档案管理手段，需要相关的硬件设施，如计算机、数据库等。档案管理信息化的运行与维持也需要大量资金的投入。而面对我国庞大的事业单位群体，建立信息化档案管理资金已经严重匮乏。相关的资金缺乏，从而导致档案管理信息化工作难以有效推行，档案管理信息化停留在理论层面，档案管理与保密工作效率极其低下。事业单位档案信息资源是能否做好档案事业单位信息化的重要保障，因而加强相关的资金投入显得十分必要。资金的不足会导致信息管理设备长时间得不到更新，技术落后，管理效率低下等问题。缺乏现代管理理念，传统管理方法和管理理念已经不适应现代社会的发展了。不引进先进管理技术手段，档案管理效率低下运转资金不足等问题已经严重影响了现代化档案管理信息化工作。

2 对出现问题的探究及解决对策

2.1 加强工作人员的工作能力

我国目前的档案管理工作人员素质与管理水平急需提高。应该大力培养档案管理专业的人才，提高档案管理工作人员的文化水平。定期组织培训，提高管理人员的保密意识，使其认识到档案管理工作的重要性。提高档案管理工作人员的业务能力、政治能力、职业道德修养。建立有效的考核与约束机制，加强监督工作，提高档案管理工作人员的积极性。从而促进档案管理的高效率与有效性。档案管理工作人员应该有较高的自我管理与约束能力，加强对档案管理工作知识的学习。掌握新技术，学习心的理论。在现代化的档案管理中，技术更新速度快。工作人员应该及时将提高自己的归纳信息，整合信息能力，强化技能培训。在档案管理中确保档案的保密性与安全性。档案管理工作人员的素质高低关系到事业单位档案管理工作的绩效。事业单位在招聘与选拔人才时，细心选拔高素质人才，尽量选择有工作经验的高文化人才。定期对档案管理工作人员进行培训，学习新方法，新技术和应用新的软件，提高档案管理的有效性。

2.2 合理的发明和引入先进技术

为了解决当前事业单位档案管理工作中的档案管理制度不健全，设备落后等问题，提高管理的科技水平，促进档案管理工作的持续进行，应该持续引进与开发新技术，提高检索效率。打破原来的思想与管理方式，创新管理理念，通过信息化建设提高档案管理信息化的水平，提高现代科学技术的利用效率。利用互联网进行信息的归纳与汇总。运用计算机，数据库等帮助进行档案的管理与归纳。加强事业单位档案管理工作的科技水平，将档案管理与现代科技融合，注重档案管理信息化建设，实施档案管理人员网络，防止档案的遗失与外漏，尤其是在档案管理工作人员进行交接的时候，加强信息的转移，防止职责空白。还需不断加强对档案的科学化管理，优化档案保管，有建立起档案的多媒体以及全文数据库，在事业单位内部可以通过计算机来接收电子版档案。

2.3 政府给予大力支持

档案管理的信息化是档案管理工作未来发展的必然趋势，事业单位要清醒深刻的认识到这一点，加强档案管理现代化和信息化建设，首先要加大资金投入，加大资金支持力度。从今档案管理技术设备能够得到及时有效的更新。事业单位的档案管理运转资金主要来自政府。因此政府的大力支持是现代事业单位信息化数据库能够有效运转的关键所在。相关的资金缺乏会严重导致设备落后，档案管理效率十分的低下，档案的保密性没有保障，档案的管理与检索困难，严重影响事业单位的工作的有效进行。因此在当今的条件下，加大资金投入，加快设备更新速度，对于提高档案管理工作的有效性，减少资金浪费，降低运转成本，具有十分重要的意义。当前条件下，事业单位也应该逐步探索提高效率的方法，资金充裕的事业单位可以逐步申报建立现代化的档案管理信息库。不及时制定现代管理理念，传统管理方法和管理理念将会很难适应现代社会的发展了。没有引进先进管理技术手段，档案管理效率低下，严重影响了单位的工作开展。这进一步要求政府加大资金与扶持力度。■endprint