档案管理工作存在的问题与对策

于群

摘 要：本文主要讨论档案的管理中存在的问题和解决措施。为今后在单位更好的开展档案管理工作提供可行性指导方案和意见。

关键词：档案管理；问题；对策

1 档案管理工作存在的问题

1.1 管理人员专业素质不够

管理人员经常发生变动，员工素质高低不等。加上现在的一部分单位不关注档案管理工作，投入的财力人力都很少，或是根本不设专门的档案管理部门，管理工作由兼职人员或其他岗位人员来担任。而临时人员对档案的归档整理、存档要求不够熟悉，受专业水平限制，工作能力不强，不能适应新时代下对档案管理的新要求。作为档案管理人员他们的档案管理工作并不是唯一的职责，出现了他们不能把足够多的精力放到档案管理上。有些人员是从其他部门临时借调的，这也决定了档案管理人员素质能力不够和理论知识匮乏的落后局面。

1.2 档案制度存在弊端

档案管理制度落后，没有现代管理手段做支撑。有些单位的管理制度虽然设置但并不执行或者落实的不到位，如有些单位在上级检查和评审时，随便找国家的档案管理规章或者其他机构的档案管理制度应付检查，带来的效果可想而知，国家的制度只是个框架可操作性并不强，而其他机构的制度则会出现针对性不强的情况。随着电子计算机技术的发展和普及，电子档案出现并与纸质档案共存存在于档案管理工作中。但是却有绝大部分的档案管理人员对电子档案的管理和信息安全并没有实际操作的能力，对计算机的病毒入侵的预防更是无从下手。

1.3 管理人员对待工作的态度

一个单位运营的效果，不仅依靠管理层的指挥决策，更有赖于工作人员对工作的态度和办事的能力效率，档案管理工作发展的好坏也离不开工作人员的工作态度。工作人员本身不能对工作的重要性程度引起重视，那么做工作时就难免存在偷懒和投机取巧的情况。认为工作对单位的效益并无太大影响对待工作懈怠应付，不能及时的将档案归档保存，缺乏责任心，也不能及时发现工作中的问题，这样的工作态度对事业单位的良好发展会有很大负面影响的。

2 解决档案管理出现的问题的对策

2.1 加强人员的档案管理技能

单位应当给档案管理人员在新人入职前进行相关工作培训，并定期开展培训，加强他们的专业技能，提高工作人员对工作的重要性的认识，端正正确的工作态度。进入二十世纪末以后，我国的发展步伐逐渐加快，因此快节奏的发展对信息的需求量就越大，所以档案管理的工作人员必须要跟上发展的步伐，单位也应该加以重视档案管理工作，任用专业人员负责管理工作。建立高素质管理团队，实现理论知识的普及。首先，在人员的任用上要实现标准化、专业化。最好聘用专职人员担任档案管理工作，降低档案管理人员的流动性。档案管理人员从临时兼职转变成专职人员，来提高档案管理人员的工作效率。对已入职的职员开展专业化培训，提高人员的工作能力、计算机技术水平和独立处理档案保管工作的能力，不断提高其档案管理的方法和手段，确保档案信息保存的及时性、准确性和有效性；同时也要积极引入高水平的档案管理系统和相关技术的专业人才，给单位的管理提供支持，促进档案管理工作的系统化、科学化。单位的领导应当对档案管理工作给予足够重视和大力支持，加大档案管理的人力和财力投入；号召其他部门也要积极配合档案管理部门的工作，为档案管理工作提供支持；做好档案收集、整理和及时提交档案信息，善于利用档案信息，将档案的价值最大化。

2.2 制定档案管理制度的有关规定

创新管理概念与手段，实现管理现代化。不要受传统的观念，管理就是保管的思想所左右，明确档案是企业持续发展的关键信息的重要来源。工作作风一改往常的坐等上门，而是主动收集信息档案，树立档案管理的动态观。明确市场条件下的竞争意识，树立档案管理的效率观。创新档案管理方法，充分利用现代信息技术和计算机技术，抓住电子档案的改革潮流，对传统的纸质档案管理模式加以革新，加强电子档案的管理效率，实现电子档案及时归档，有效利用。建立各类多媒体数据库，并通过设置科学合理的管理权限，将信息档案等数据库分部门开放使用，以提高档案管理工作的现代化水平。

2.3 强化档案的保护与更新等

应当做好对档案的保管工作，按期开展档案审核，在发现空缺后及时调整更改补充。档案管理人员经常进行经验交流提高整体的工作效率。档案的保管工作不是一项人人做得好的工作，从事档案工作的人员要有耐心和认真的态度做工作，单位每天都发生变化，单位的信息每天都需要更新，所以档案管理人员必须及时处理信息更迭，及时的收集新的数据信息补充档案库，档案工作做的越有序，那么单位的发展也将有条不紊。不断向高效和高质量方向前进。

重视档案开发与利用，操作统一规范。首先，档案部门要牢牢明确自己的责任意识，紧紧围绕单位的中心工作来开展完成，积极参与单位的各项重大活动等，善于使用多种媒体和工具做好档案管理工作。其次，单位的档案管理部门还要不断开发新的领域，档案管理部门不仅可以为本部门本企业提供信息支持，还可以为科研和教学工作提供单独的服务。最后，档案管理部门还要不断挖掘档案信息的多层次的价值，即对档案信息进行深层加工处理，编写各类专题的汇总经验材料，例如单位地基础信息汇编、大事记记录等，多途径、全方位地开发档案中的信息价值，为使用者提供全方位、多角度、高效的信息，提高档案重要作用。这种责任意识和行为除了要在档案管理部门中推广，还要在整个单位中形成一种习惯，让负责一部分档案收集和整理工作的其他部门主动将资料移交到档案室，从而实现档案信息化管理。■endprint