科技查新员心理压力成因及激励策略

2015-03-31周新跃

大学图书情报学刊 2015年1期

周新跃

（湖南农业大学，长沙410128）

1 引言

科技查新为我国科技决策科学化和科研资源优化配置提供了有效支持，对推动我国科技事业的发展发挥了重大作用，科技查新的研究日益受到图书情报界重视[1]-[12]。随着我国加大科技创新的深度、广度和力度，查新量大幅递增，查新员工作压力日渐强烈，给查新工作带来诸多不利影响。以往关于查新员的研究多集中在素质和管理方面，极少数涉及到职业倦怠[1][7]及相应的激励机制[3][4][8]，而查新员心理压力的研究鲜见报道。

笔者发现，查新员存在一定程度的心理压力倾向，主要有:（1）害怕能力不足、工作失误、科研上不了层次，感到自尊心受到威胁，忧心忡忡，有焦虑症倾向;（2）过分追求完美，工作怕出错、怕担责任，有强迫症倾向;（3）感到缺乏交往的时间和对象而脱离社会，难以得到平等的交流，内心的苦恼难以倾诉，难以得到他人的劝慰和建议，孤独，苦闷，情绪低落，精神不振，有社交障碍;（4）觉得工作很努力，脑力透支，可实效不大，感到前途没有希望，缺乏工作乐趣，主动性、积极性明显减退，自我评价过低，自信心不足，有抑郁倾向。为此，笔者详细分析了查新员心理压力成因，从绩效考评、岗位“弹性管理”、职称评定、继续教育、成果展示与技能交换、情感沟通与EAP（Employee Assistance Program）等角度有针对性地提出激励策略。

2 科技查新员心理压力成因

2.1 科技查新特殊性

科技查新特殊性表现在:（1）科技查新以理解委托项目科学技术要点为基础，包括确定查新点、调整检索策略、检索筛选分析文献、撰写查新报告等环节，是复杂的跨学科、综合性、高强度脑力劳动，要求查新员专业知识扎实、情报检索技巧熟练，具有发现问题、整合信息、理解分析的能力及较高的外语水平;（2）随着学科间相互联系和渗透的加强以及边缘学科和交叉学科不断产生，精确把握科学技术要点、准确理解和深入分析科技文献越来越难，信息资源、技术迅速发展大幅度提高了掌控信息源、检索系统、检索工具的难度，查新员需要不断更新专业知识或提升查新技能;（3）科技查新报告质量要求高，既要客观、公正，又要著录格式规范，还需审核员审查和各级抽查，评判标准包括检索策略、著录格式、查全率和查准率等;（4）检索式需要根据检索结果反复调整，随之反复进行文献筛选、对比。每项查新通常需要浏览文献题录、摘要信息数百条，精读密切相关文献十几篇到数十篇，工作量大。正常状况下，完成一项查新需要5-7个工作日;（5）科研项目申报多集中在每年1-6月份，尤其是3-6月份，使得科技查新季节性很强。通常，每个查新站1-6月份查新量约占该站全年总量的70%，其中3-6月份甚至可达50-60%。

查新员长期从事专业性、技术性、规范性较强的查新工作，行为模式单一化、机械化，表现出理智、严谨、保守等特质，追求完美，怕出错，易于被细小错误困扰，高强度的脑力劳动和超强的工作量易导致严重的生理疲劳，科技迅速发展使其担心应对能力减弱，对未来产生不确定感和心理恐惧。尤其是繁忙的查新高峰季节，或难以理解的信息从数量和强度超过了个人所能承受的压力和能力，查新项目大量积压又限时完成，极可能迫使查新员精疲力竭之下为了完成任务忽略用户的沟通和反馈，甚至因信息处理和分辨的能力降低忽视一些难以理解的重要信息，影响查全率和查准率，降低报告科学性和专业性，造成查新员对工作产生害怕和厌倦，又使其在自我认知和反省中担心报告的权威性，产生自我怀疑，甚至自我否定。

2.2 委托人和查新机构对查新员期望与理解失衡

查新与科研资源配置直接相关，与委托人课题立项、成果鉴定、专利申报关系重大，委托人和查新机构要求查新员出具的报告既快又质量高，却忽视了给予查新员必要的配合和支持，主要体现在:（1）委托人随意压缩查新时间，或者委托资料不全，常在项目申报即将截止或截止当日才委托，甚至给个课题名就要查新，为了支持用户的科研需求，查新员经常通宵加班;（2）委托人自拟查新点不够准确、需要沟通交流时，或者时间紧急、需要委托人帮助翻译英文摘要时，由于委托人和查新员在文化因素、社会因素和个体因素等差别较大，查新员难以得到平等的交流，与委托人沟通有时不融洽，甚至遭到轻视，求助往往被打折扣甚至被拒绝;（3）查新机构存在查新员专业配置或查新任务分配不合理的问题，或者文献资源不足、网速慢等查新条件落后的问题，甚至片面追求查新数量和经济效益，或承接超出文献资源覆盖学科的查新项目，或以完成查新项目数量作为考核指标;（4）委托人难以接受不利的结论，有时罔顾检索出的相关文献，通过各种渠道对查新员施加影响，迫使查新员作出对其有利的结论。

以上情况极可能打乱查新员的工作节奏，降低工作效率，加大工作量和项目积压，额外增加查新员身心压力。也可能进一步减少查新员理解查新项目科学技术要点和消化相关文献的时间，直接影响项目的查全和查准、报告科学性和可信度以及报告质量，甚至导致查新员工作精疲力竭却受到委托人的责备，积累挫败感，严重打击查新员的工作激情。行政干预也在一定程度上造成了查新员心理不平衡，加剧心理压力。尤其是在要求较高却得不到理解和积极配合的情况下，将会强化查新员的孤独、苦闷、失望、委屈的情感，更害怕失误和承担责任。

2.3 查新员职业价值认同与个人发展失衡

人人都希望个人能力和成就得到社会认可、尊重、信赖和高度评价，也渴望最大程度地发挥个人能力，实现个人理想、抱负。然而，统计发现:65%的受访者认为查新在科技项目立项、鉴定等评审中有些参考价值，但对评审结果影响较小，24%的受访者认为无关紧要，不会对评审构成任何影响;75%的受访者是因为立项或鉴定有强制性查新要求才委托查新[1]，把查新视为形式。其次，查新员面临个人发展瓶颈。职称是衡量专业技术人员的一种价值尺度，既跟物质利益相联系，又代表对专业技术人员能力承认的荣誉。查新员的技术职称属图书情报系列，晋级评定的学术指标是图书情报领域的科研项目、科研成果，但是，查新员大多不是图情专业，把握图情领域的研究方向较难，而且，查新报告作为查新员的主要工作成果，需要研究、理解各个学科大量的前沿信息，却不属于图情领域研究成果，与职称晋升无关。同时，查新业务开展和业务学习进修要花费查新员过多的时间和精力，不利于查新员系统地开展图情领域学术研究，因此，查新员学术研究的精力、水平普遍受到业务工作的制约。尤其是在申报课题的时节，查新员因忙于紧张的查新工作而无暇自顾，申报课题的难度相比其他科技工作者更大，对查新员个人职称晋升非常不利。

科技查新的精神价值、社会意义、思维活动表现在通过服务实践挖掘信息、辅助科技决策，促进其他个体竞争力提升以及整体社会科技进步，查新员的价值转移给了委托人乃至社会，并未体现在查新员自身上面。在此情况下，委托人对查新工作较低的评价极易导致查新员对于查新工作的职业价值产生怀疑，降低自我效能感，内心产生冲突、困惑，直至失去对工作或事业的热爱和热情。而本职工作与个人实现未形成良性互动，面临本职工作与个人晋级分属不同专业学科的尴尬局面，使查新员不可避免地产生尖锐的心理冲突和苦恼，因感觉到前途渺茫而倍感失望。

3 对科技查新员的激励策略

3.1 绩效考评激励

绩效考评是指组织或机构对员工一定时间与条件下完成某项任务过程中表现的业绩、能力、态度进行定量与定性的综合考评。由于实行打分计算等量化管理，不凭个人意志、主观偏见、好恶左右考评结果，坚持和体现了公平公正公开原则，有助于激发工作热情、产生使命感，进而发挥最大效能和创造力。因此，建立绩效考评机制，并与职务升降、培训发展、劳动薪酬相结合，便于建立不断自我激励的心理模式。科技查新机构应当引进科学的绩效考评机制，以科学量化为基础，根据查新员学科背景、从业年限、英文水平、已完成工作量、已分配工作量、在岗状况和查新项目的查新范围、查新目的、时间要求等进行查新项目的评价、分析和分配，或根据查新员完成的查新数量、查新相关的科研成果、服务收益进行查新工作量的考评，并结合查新员工作态度、工作表现和工作成绩等因素进行查新员绩效考评。

3.2 岗位“弹性管理”激励

弹性管理是在一定条件的约束下给予员工一定自我调整、自我选择、自我管理和适应环境变化余地的动态管理，旨在打破传统刻板的工作形式，发挥员工自我调节和应变能力，满足其工作方式的变型和个性化要求，从而调动主动性、积极性和创造性。科技查新工作的特殊性使得查新员岗位适合采用“弹性管理”机制，主要包括:（1）弹性工作时间制。查新员的工作以完成委托的查新项目为主，因此，侧重以目标管理为主要手段，在完成任务的前提下，灵活、自主地选择工作的具体时间安排，以代替统一、固定的坐班制度;（2）弹性职能工作。以变动的工作内容刺激员工工作热情，避免长时间从事某项单调的工作滋生厌倦情绪，丧失激情。具体措施是岗位轮换和工作扩大化，轮换担任不同岗位工作，或扩大工作范围，或增强工作多样性，以增强对岗位间相互依赖关系的认识和岗位适应性，扩大工作视野。查新员可在一定时间内轮换其他水平、技术要求相近的工作，或鼓励查新员主动接触读者，开拓个性化、多样化服务，以摆脱查新工作带来的枯燥情绪，增加不同岗位认识和学习的机会，提高工作热情和积极性，提高工作效率;（3）弹性薪酬体系。以绩效为基础构建薪资、奖金、福利及利润分享的薪资体系，能让员工产生公平感，增加员工对机构的认同感，提高满意度，提高生产力。作为事业单位的一员，查新员的薪资、奖金通常难以获得弹性政策，但查新作为有偿服务，查新员工作能产生直接经济效益，因此，可以额定查新员的年度基本工作量，超额完成部分根据查新员的绩效状况和贡献率给予津贴和福利方面的弹性政策。

3.3 科学的职称评定激励

职称评定指标的设置和要求，是专业技术人员提升学术水平和能力的导向，不但对申请职称者具有激励功能，也会对其他相关人员产生强烈的激励效应。但是，指标设置不合理，就会使德、能、勤、绩与职不符，亵渎职称的严肃性，严重挫伤做实事者的工作积极性。因此，要有科学合理的职称评定机制，才能激发员工的活力。由于查新工作与查新员职称评定分属不同专业学科，图情领域职称评定指标对查新员极为不利，应鼓励查新员开展图情领域学术研究，查新员申报课题获得立项予以奖励或经费配套，发表查新相关学术论文提供版面费或奖励，同时改革查新员职称评定机制，以绩效考评为基础，增加查新工作的量化制度和技能的熟练程度作为职称评审的指标，保障查新员的个人发展，使其感到前途光明而充满工作激情。

3.4 继续教育激励

继续教育是指已脱离正规学校教育的社会成员所接受的各类教育活动，是终身学习体系的重要组成部分，有利于更新、补充、拓展和提高知识和技能，完善知识结构，提高创造力和专业技术水平。科学的继续教育机制对开发员工工作能力、提高个人素质、提升自信心有积极促进作用。为了适应知识经济时代科学技术的突飞猛进，应该积极构建查新员继续教育机制，鼓励查新员进行学科知识的继续教育，包括图书情报知识、检索知识以及与自己工作内容相关度较高的学科专业知识，了解这些学科国内外研究的新进展，了解和掌握学术新动态;定期安排查新员外出考察和培训，提供同行交流学习的机会，开拓查新员的视野;定期安排查新员参与数据库商举办的各种类型培训讲座，获取资源方面的相关知识。

3.5 成果展示与技能交换激励

成就感来自人们对工作绩效的内在心理体验，包括工作成果中凝结的个人贡献的体验和个人贡献与他人比较获得的优势体验。体验越强烈，成就感越强烈。构建公正、透明的业绩比较的机会、氛围或者体制，使员工获得明确的业绩优势，将极大地激发员工的成就动机。对于科技查新员，可以开展工作业绩、学术研究的评比，设立多种评比，进行单项、多项、全能排名、表彰并给予相应的荣誉，公开展示业绩成果、学术成果，尽可能使查新员都有机会展示才华，获得成就感，激发心理满足和职业的安全感。同时积极开展技能交换，鼓励查新员通过公开或内部的技能讲座，介绍文献检索、文献分析和报告撰写的心得、体会、经验或技巧，从中获得成就激励。

3.6 情感沟通与EAP（Employee Assistance Program）激励

尊重员工、信任员工、关心支持员工，建立机构内部领导与员工协调融洽的和谐关系，营造健康、愉悦的团体氛围，可以形成有效的感情激励，满足组织成员的归属感。查新员来自五湖四海，语言修养、表达能力和生活习惯等都存在差异，应采取系统化的情感沟通与EAP（Employee Assistance Program）机制，定期与查新员沟通交流，虚心听取他们的想法、建议并及时进行相应的调整，经常肯定其工作成绩，体现关怀和赞赏，全力保证、积极创造宽敞美观舒适的工作场地和设备先进、网络通畅、资源完善的办公条件，不承接超出人员配备和学科资源覆盖的查新项目，避免行政干预查新工作，对委托人积极宣传查新的流程、规定、意义、特性和查新员工作的难度和强度，促进双方的相互理解与积极配合，使查新员工作中产生愉悦感和自豪感，同时，与专业机构合作，对查新员提供个人情绪、情感等方面的心理测评、心理咨询辅导以及心理保健医疗，帮助查新员正确对待复杂多变而又繁重的工作，主动获取和强化提升自我效能感的正面信息源，采取有控制的、不失常态的、以化解压力为目标的积极行为，避免攻击、回归、冷落、固执、自卑等不良的非理智性反应，通过体育锻炼、听音乐等活动合理宣泄，或者转换角色或思维方式，选择从对自己有利的角度去思考问题，预防和疏导查新员可能影响工作、健康的消极情绪反应。