科研院所项目管理中的质量管理问题

□文/任雪勇 苏 婷 晏晓红 冀晓燕 曾 琪

（1.中国科学院苏州纳米技术与纳米仿生研究所；2.江苏省苏州市工业园区中小企业服务中心 江苏·苏州）

随着知识经济时代的到来，科研院所的科学研究和技术开发活动与经济社会的结合更为密切，从体制和运行机制上都需要有所变革，以适应新的形势。科研项目管理是科研院所科研工作的重要内容，包括项目申报、立项、项目过程管理、项目结题材料归档的整个过程，由许多相互关联的环节构成。如何进行科研项目的有效管理，不断提高科研成果的质量，推进科研成果转化，是一项需要不断完善和值得研究的课题。特别是随着国际化质量管理理念和方法在我国的推行，许多部门都开始了规范化的质量管理，这就要求科研院所也应贯彻ISO9001标准，建立质量体系，实施标准化的质量管理，这样才能在经济社会中发挥更大的作用，这是社会环境对科研院所的要求。

一、科研项目的管理与控制

（一）对科研项目进行分类。科研项目按研究内容和性质大致可分为基础研究类、预先研究类、工程应用研究类和新产品研制类四大类。基础研究类是以探索与研究新材料、新原理、新工艺及相关技术为主要目标的研究项目；预先研究类是以突破新材料、新工艺的关键技术为主要目标而进行的应用研究和先期技术开发项目；工程应用研究类为以突破工程应用的关键技术及其配套技术为主要目标的研究项目；新产品研制类为以研究、交付硬件或流程性材料类产品为目标的项目。

（二）明确各部门职责。各部门应明确职责，按职责和程序办事，以免在后续的工作中出现质量管理的断点和互相推诿的情况。科研院所质量负责人对科研质量管理的实施负领导责任；科研项目管理部门负责组织项目的申报、立项、过程管理、结题验收及相关的顾客信息收集等；学术技术委员会、采购部门、财务部门、综合管理部门、档案管理部门等相关部门负责对项目的有效运行提供相关的支持保障；课题组组长负责质量管理程序在本部门内部的具体实施；质量办负责最终产品的验收、交付，应对项目质量程序的实施进行监督管理。

（三）制定详细工作流程。根据项目的特点和分类，制定详细的项目管理过程的流程，使每个项目均能按照质量管理体系的要求有计划的开展科研工作；确保每个流程都受控，以便及时跟踪每个科研项目的实际进展情况；按阶段进行阶段评审。以便及时发现科研过程中未按时完成的情况，并及时分析原因，提出整改措施，以此保证科研工作的顺利开展。

二、科研项目的质量管理与控制

所有科研项目都应依据质量管理体系要求和国标体系的要求进行过程的质量管理，由于各类项目的性质、目的和管理流程的不同，不可能按照统一的管理模式来进行管理，但是所有科研项目都要经历开题论证、立项评审、过程实施、验收测试和归档总结的过程，以完成项目研究的全过程管理流程。

（一）查看指南、确定任务要求。经过查看上级主管部门发布的指南，对有申请意向的项目进行前期调研，申请方在编写开题论证报告或申请书之前，必须明确项目研制要求和技术指标要求的内容，之后再根据上级主管部门提供的格式要求编写相关的开题论证报告或申请书。确保编写的内容符合上级主管部门的要求以及相关法律法规等各项要求。

（二）综合论证、合同评审。在开题论证报告或申请书提交之前应进行相关要求的评审，评审内容主要包括：1、项目研究目标和技术要求是否清晰，验收要求、结题方式是否明确；2、技术方案和技术途径是否合理可行，进度安排是否合理；3、项目研制过程的风险是否得到识别，资源配置（人员、设备、科研环境等）是否满足项目要求；4、项目实施是否满足相关的法律法规要求；5、项目预算安排是否合理，符合相关财务管理规定。课题组通过相关评审，能够使相关人员对项目各项要求的理解达到一致，不一致的要求得到解决，评审的结论会对之后签订的项目合同内容的合法性、可行性、经济性和风险程度以及需采取的措施、对科研项目的管理等提出明确的意见与建议。

（三）签订合同、任务开题。所内评审合同后，提交项目主管部门，通过项目由主管部门按学科和方向的分配，组织相关专业组专家听取项目负责人论证报告汇报，通过后，现场签订项目合同，其中可能还包括技术开发协议或委托开发合同。在项目执行过程中的补充技术协议及其他相关协议，视同产品要求变更（GJB9001B-2009，7.2.2条款，若产品要求发生变更，组织应确保相关文件得到修改，并确保相关人员知道已变更的要求。）要按原方式进行审批后作为合同或协议的附件执行。作为合同附件的协议会明示其与合同的所属关系，并按文件管理要求控制和传递，以保证现行有效。科研院所项目主管部门根据项目到位经费的到款情况，组织开题并下达开题通知书。

（四）研制过程的实施。首先根据任务书或年度协议的人员分工，组建项目组。然后根据任务书或年度协议的要求编制项目实施方案，实施方案应主要包括：研究目标、主要技术指标、技术方案、识别可能存在的关键特性、制定风险管理计划、明确工艺要求、职业健康安全和环境影响因素、划分研究阶段、参研单位的职责和要求、各阶段产品质量评价和改进数据的收集和分析、外购设备和原材料的管理、研究所需的资源、人员的工作分工、知识产权分析和经费预算等。根据实施方案的内容，具体编制各自的工作计划等其他文件。

（五）对实施方案进行评审。实施方案编制结束后，应对其进行评审，确保与任务书或年度协议要求有关的各项输入的完整性、充分性和适宜性，确保输入文件之间的一致性。评审方式可根据项目性质和内容确定，并形成评审意见，评审中建议邀请项目主管部门、质量部门、财务部门等相关部门参加，发现的问题由项目负责人负责跟踪落实。

（六）项目研制过程跟踪管理。实施方案评审通过后，按照评审后的实施方案开展课题的研究过程，全过程应按照整个课题和各年度的工作计划，有节点的开展。项目主管部门按照各项目的时间节点要求课题组对项目节点要求进行评审，评审结束后，编制该节点的阶段评审报告，要求评审组组长和相关负责人签字后存档，同时要求专家签署是否可以转入下阶段工作的明确意见，并对评审中提出的有关问题进行落实和跟踪。对于未通过评审的项目，应重新进行研制，优化工艺，完善工艺文件，直至满足要求为止。课题的整个研究过程应严格按照质量管理体系的要求进行控制，并保留记录，以确保科研过程的有效性和可追溯性。

（七）总结、验收。在产品研究进行了最后一个阶段的科研任务后，要进行项目的总结和验收准备，在顾客有要求的情况下，需邀请顾客参加现场测试。编制测试大纲，进行现场测试，形成测试报告和专家意见，并请专家签字确认。对需要向顾客提供样机或样件产品的项目，由第三方的质量检验部门根据合同及技术协议的要求对交付前的产品组织检验，并签发产品检验文件，并提交给顾客。

（八）归档。任务完成后，项目负责人要按照规定将任务书、年度协议、实施方案、阶段评审报告、实验记录等进行归档；待项目结题工作全部完成后，对项目全过程的文件、阶段评审和总结验收等相关资料都要进行检查和归档，已保证全过程的完整性和可追溯性。由项目主管部门负责组织项目负责人将最终项目档案移交档案主管部门，档案主管部门给项目负责人开具归档接收单，以证明项目整个研制过程结束。

三、科研人员管理

科研过程最重要的、最灵活的是科研人员，人员是项目实施过程中最主要的资源，项目负责人更是扮演着最重要的角色，他起着策划全局，指导研究方向的作用。而所有的参加人，无论是科研还是管理人员则是组成大脑的每一个细胞，因此要注重人才的培养，提升大家的智力、技术能力和创造性，采用科学的管理方法，为科研人员建立一个长期稳定的创新环境，激发科研人员的积极性和创造力，这是我们科研院所的优势，我们有着良好的科研氛围和丰富的实战经验，相信全体科研人员能够在更广阔的领域中让自己的潜能得到无限的发挥。

四、结束语

社会经济的发展依赖于科学技术创新，政府和工业部门的积极投入和参与要求采用规范化的质量管理方法来管理科研院所的科研过程。科研院所科研管理引入质量管理方法是管理和组织创新的一种有效手段。科研院所的科研质量管理体系建设必须考虑到科研活动的内在特点、科研质量过程控制的复杂性以及长期以来科学界自身形成的质量保证实践，借助质量管理体系本身提供的持续改进机制，为提高科研院所的科技创新能力做出贡献。

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