构建档案二级管理体系探索与实践

李银娟 张喜民

（南车戚墅堰机车车辆工艺研究所有限公司，江苏常州，213000）

企业档案是企业强化管理、提升企业市场竞争能力、维护企业利益最为原始的依据，是维护企业生产经营正常化的保证。南车戚墅堰机车车辆工艺研究所有限公司（以下简称“公司”)始建于1959年，是中国南车旗下全资一级子公司，是我国轨道交通装备材料及制造工艺的专业研究机构，国家级高新技术企业。主要从事轨道交通装备新材料、新工艺、新装备、新技术的研究开发及其科技成果的产业化，是轨道交通装备关键零部件高科技产业化基地。公司不仅服务于我国干线铁路运输和城市轨道交通的需要，还利用轨道交通装备专有技术向延伸产业发展，形成了具有核心竞争力的五大产业。2013年实现销售50亿元。一直以来，公司对档案管理工作非常重视，档案管理工作也取得了一些成果。近年来，国家颁发了一系列档案管理的新法律、新法规，档案管理的内涵正不断丰富和深化，公司在近些年来的快速壮大，也使得档案管理任务更加繁重，在这种形势下，构建档案二级管理体系成为当务之急。

如何构建档案二级管理体系？公司档案馆和基层各下属子公司的档案管理部门承担着哪些职能和责任？总部该如何对基层单位提供必要的理论和业务指导，以帮助他们构建起独立、专业的档案管控能力？只有把这几个源头性问题解决了才能真正构建起科学、完整的档案二级管理体系。本文主要就总部档案馆以子公司——汽车零部件公司、瑞泰公司为试点单位，对构建档案二级管理体系进行探索与实践，以冀来年工作更上新台阶。

一、公司档案管理工作现状

总部档案馆基本情况。公司领导对档案工作非常重视，于2010年产业化基地规划中建设了总计780平方米左右的档案库房，设施齐全；又于2011年3月成立了档案馆，配备了1名干部全面负责档案工作，并配备专职档案管理人员3名。成立档案馆后，随着公司产业规模的不断扩大，档案工作内涵不断丰富，档案管理任务日趋繁重，原有的档案人员队伍、传统的手工操作、单一的档案管理模式等已经远远不能满足发展的需要。

基层档案管理现状。目前，公司有子公司11家、事业部3家，这些基层单位的档案种类、数量不断增加，简单化的、低水平的资料收集已不适应快速发展的需求，需要有规范化的档案管理作保障。

其一，档案工作网络不够健全。档案部门设置是否合理，直接关系到档案管理工作的成效。没有形成一个统一的档案管理体系，单位内部的档案管理网络系统尚未建立。这种情况下，不仅影响档案工作的顺利开展，更不利于档案资料的妥善保管和有效利用。大部分子公司、事业部还没有自身专职档案员，仅个别公司如汽车零部件公司和瑞泰公司等分别在其综管部或总经办设置了1名高素质兼职档案人员，但如何常态化归集本单位的档案资料、如何建立本单位档案人员网络，这些还不甚完善。

其二，档案工作缺乏规范化、标准化。要提高档案管理水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、分类、立卷、编目、保管等各个环节都要按照统一程序、标准和科学的方法进行工作。各子公司的档案管理还处在摸索阶段，查找图纸困难，没有形成系统化、规范化的档案管理。

其三，档案基础设施水平参差不齐。《档案法》规定：各级档案机构应建立科学的管理制度，便于档案利用；配置必要的设施，确保档案的安全。只有这样，才能做到规范化管理，才能充分发挥档案的管理效益。子公司、事业部的档案管理存在档案基础设施还不够完善，安全措施落实不到位，防虫防霉设备不配套等问题。有的因受办公条件的限制，没有建立专门的档案室，而是与部门办公合为一体，既影响正常办公，又影响档案管理，这些与档案的“八防”要求还有一定的差距。

鉴于以上情况，自2013年3月起，总部档案馆通过集中培训、实地指导等多种形式，以汽车零部件公司、瑞泰公司为试点，探索构建由“总部档案馆主导，基层单位齐抓共管”的二级档案管理体系。即由公司档案馆把握方向、标准及工作重点，使公司档案管理职能由档案馆向各子公司延伸，以期逐渐构建起子公司独立、专业的档案管控能力，形成全员参与、全方位管理的良好氛围，从而实现一体化的档案管理。

二、档案二级管理体系构建初探

自项目开始实施之日起，档案馆确定了“以实践指导为主，以理论学习为辅”的项目推进方案。主要通过集中业务培训、现场实作指导、互动学习等方式，帮助汽车零部件公司和瑞泰公司两家单位逐步建立专业、独立的档案管理能力。

一是开展集中业务培训，进一步提高专兼职档案员的业务能力。档案馆组织基层单位兼职档案员参加常州市档案局组织的档案从业人员上岗资格培训，提高了兼职档案人员专业素质，取得了上岗资格证书。组织子公司、事业部14名兼职档案员，对文书、科研、产品等6大类档案进行现场实作培训和讲解，重点对各类档案的整理、装订、分类、排序、编号、编目、装盒和上架等进行业务辅导，做到理论和实际操作相结合。通过培训，进一步提高了基层单位档案管理人员业务素质。

二是实地检查指导，确保问题及时整改。自项目开始实施以来，档案馆坚持每月2-3次派遣专职档案员到试点单位进行实地检查指导，及时帮助解决试点单位档案整理中出现的各种问题。对于现场发现的问题，当场帮助整改，逐项进行操作演示，并做好范例。每次检查指导完成之后，档案馆形成总结材料，针对检查出的问题提出指导性意见，并探讨及部署下一步工作计划，确保档案二级体系建设工作稳步推进。通过检查指导，有效提高了两家单位对档案重要性的认识，确保了档案资料的真实性和有效性。

三是开展双方互动，掌握业务规则。除专职档案员到子公司检查指导外，档案馆还多次组织试点单位的兼职档案员到总部档案馆现场学习，让他们通过实际操作熟悉各类文件的整理规则，了解常见问题的应对方法，进一步提升了他们的专业素质。

三、档案二级管理体系构建试点实施效果

经过近一年的共同努力，试点单位的档案管理发现问题37项，整改闭环37 项，整改率达100%。目前，试点单位均已基本具备独立的档案管理能力，各类档案管理达到规范标准，并实现了“四个转变”。

一是基础管理“从无到有”的转变。在项目实施之初，试点单位的档案库房管理基本处于刚刚起步状态：无温湿度控制措施，无防虫措施，无灭火器……经过一段时间的整改，目前，试点单位档案库房的八防措施已基本符合标准，均配备了专门独立的房间作为案卷存放处，有多层柜子、存放牌匾的玻璃陈列柜等硬件设施。试点单位均建立了符合本单位实际的《档案管理制度》及《编号规则》等规章制度，汽车零部件公司还搭建了由各技术、质量、制造、人力、财务等部门相关人员组成的兼职文管人员队伍，组织开展相应的档案知识培训，明确其在档案管理工作中的职责和任务，使其档案工作有抓手。

二是档案门类“从无到有”的转变。在项目实施之初，汽车零部件公司仅有一部分产品档案，瑞泰公司也仅是将文件分类装好，形式上基本达到要求，但内涵上距离真正的“门类”管理还有一段距离。通过档案收集以及到各部门调研，目前，汽车零部件公司已拥有文书、科研、产品、实物、会计、声像共六大门类档案，瑞泰公司也已拥有文书、产品、实物、会计共四大门类档案。

三是文件管理“从散乱到规范”的转变。从最初的仅仅是将各类文件分类放置，停留在“能找到文件”的阶段，到现在的各类档案严格按照国家档案规范组卷，整齐排架，台账清晰，试点单位的档案实现了“从散乱到规范”的转变。通过一年的实施，瑞泰公司完成产品档案37卷、文书档案（2009-2012年）12卷、实物档案36件、会计档案（2000-2012年）约400卷等档案的归档工作。

四是档案资料利用实现“从杂乱到有序”的转变。通过实施档案管理，试点单位开始多角度、全方位利用档案资源，主动、及时为员工提供利用服务。例如汽车零部件公司为技术管理人员查阅档案提供了方便，在外来客户的图纸技术文件查阅方面发挥了重要作用。瑞泰公司为员工提供有价值的档案资料26件，为其生产制造、技术研发提供了有力的保障。

四、对档案二级管理体系构建的思考

首先，领导重视是做好档案工作的关键。单位档案工作开展得好与坏，与领导者对档案工作的重视和支持是密不可分的。基层兼职档案员，要大力宣传档案工作的重要性及档案的价值作用，不断提高领导对档案工作的支持度。同时，要将档案工作纳入本单位工作计划和目标管理，纳入有关人员的职责范围，结合具体部门制定对应的归档范围，提高他们对档案的了解，积极配合档案部门将科研、生产、管理过程中形成的各类资料收集完整。

其次，科学的档案管理模式是做好档案工作的基础。要保证档案的完整、安全和管理的高效，就应建立健全完善的档案管理模式。汽车零部件公司和瑞泰公司这两家试点单位的档案管理部门，分别是其综合管理部和总经理办公室，各部门在向这两个部门移交档案材料时，应当由这两个部门按照归档制度要求，检查资料的完整性、有效性和规范性，并根据情况给予指导和建议，确保文件材料按照要求予以移交。这种完善的、统一的管理模式有利于更方便、快捷、有效地管理和利用本单位的档案资料。

第三，健全的档案管理制度是做好档案工作的重要保障。“没有规矩，不成方圆”，档案工作也是如此。从管理制度上保证业务技术规范、标准及软硬件的选用，保证本单位内上下各个部门纳入统一的档案信息管理之中，实行集中统一管理，在一个统一的架构内，有统一的管理部门、统一的工作制度、统一的前后相互衔接的工作流程。在日常的管理中，不仅要贯彻《档案法》，把上级的有关规定、标准作为工作的依据，更重要的是结合本单位实际情况，制定各项制度，实现对各部门产生的档案资料从收集、整理到归档一整套流程的统一管理，以及档案日常保管、借阅、利用等，如《档案室工作职责》《档案人员工作职责》《库房管理制度》等。

第四，提升档案人才素质是提高档案管理水平的突破口。档案管理是一门专业性很强的工作。因此，各单位应选派政治强、业务精、作风硬、纪律严的同志担任兼职档案员。各单位领导应经常性关心和支持兼职档案员的工作，让他们工作上有想头，安心做好本职工作。作为总部档案馆，要做好顶层设计，加强工作指导，做好服务基层工作，通过举办档案业务培训、抽调基层单位兼职档案员到总部跟班现场学习等形式，组织他们学习档案法律法规和业务知识，建立档案管理网络体系，加强档案人员之间的业务交流。同时，要加大监督检查力度，对各单位档案工作的监督和指导形成制度化、经常化、规范化的长效机制。