科档一体化管理系统艰难前行的困局浅析

王 朵

(航天晨光股份有限公司，江苏南京，211100)

航天晨光股份有限公司于1999年9月30日成立，并于2001年6月15日在上海证券交易所上市，现为中国航天科工集团公司所属大型综合机械制造企业，公司主营专用车辆、柔性管件、压力容器、工程机械和艺术制像五大类产品，其综合技术实力和主导产品经营规模均在同行业中处于领先地位。

1 科档一体化管理系统的发展困局

作为大型综合机械制造业企业，科技文件和科技档案在企业管理和企业生产建设中所起的作用尤为重要，因为科学技术是第一生产力，而作为科学技术载体的科技档案是科学技术的保存形式，是一种潜在的生产力，是企业无形的资产。近年来，在信息化突飞猛进的背景下，档案信息化建设亦取得了阶段性发展，文档一体化管理系统建设的成功案例越来越多，积累了一定的经验，然而在文档一体化的进程中，人们讨论的重点主要集中在政务文件，对科技文件和科技档案的一体化管理则讨论较少，科档一体化管理系统建设的典型案例甚少，仍处于摸着石头过河的探索阶段。

2 科档一体化管理系统的困局浅析

2.1 科技文件和科技档案自身特点分析

科技文件，是在科技生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。其内涵包括三个方面：第一，科技文件是文件实施中产生于科技和生产活动，记载科技思想和科技信息的文件类型。第二，科技文件是处于现行过程中的文件，它正在科技、生产活动中形成着或使用着。第三，科技文件种类繁多，类型复杂，包括科技图样、科技文字材料、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。

科技档案，是科学技术档案的简称，是保存起来以便查考的科技文件，即反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。中国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》将其定义为：“在科学技术活动中直接形成的应归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

作为科技文件的归宿，科技档案的特点主要有：

2.1.1 专业性。专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。诸如科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等等，都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的，那么，科档一体化管理系统的开发建设就更应如此。

2.1.2 种类和类型的多样性。种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化。以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。就其种类和类型的多样性特点而言，相比于其他管理系统（如办公系统OA）与档案管理系统集成，即文档一体化，科档一体化管理系统的开发建设要困难许多。

2.1.3 成套性。围绕一个独立的科研项目，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点，也是最基本的特点。

2.1.4 现实性。科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性。与其他档案相比，如政务档案，科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。

2.2 企业主体对科档一体化管理系统开发建设的影响分析

2.2.1 规模集团化、地域分布广泛化、产品多元化，使得公司科技文件应用系统（以PDM 系统为例）部署分散化，且PDM 系统的开发环境不统一。该系统不是采取总部部署、分级使用的系统部署方式，即总部部署服务器，各分子公司和有关单位分级使用，而是采取各自分散部署，即各分子公司和有关单位分别部署属于本单位的独立的PDM 系统，这给今后PDM 系统与档案管理系统的集成带来了一定的难度，制约了科档一体化前行的步伐。

2.2.2 对于一个大型综合机械制造业企业来说，产品多元化、高科技化，这样的生产特点就形成了浩繁复杂的设计文件、工艺文件、产品图纸等，这些文件的格式、数据类型、数据结构等各不相同，PDM 系统和档案管理系统开发平台和数据存储结构也大相径庭，因而要将这些科技文件最终都导入档案管理系统中，也绝非一件易事。

2.2.3 企业领导决策者重生产建设轻档案管理的现象普遍，认为科技文件有了PDM 系统，既方便科技文件形成者使用，又不影响企业生产、建设、经营管理等，无需或不急需再耗费人力、物力、财力将PDM 系统与档案管理系统集成。即使领导决策者能够重视档案工作，一般企业档案信息化建设的重点也是将办公系统OA 中的电子文件进行归档、整理、利用等，即文档一体化管理系统建设，因为相比科档一体化管理系统，文档一体化管理系统建设更容易实现。

2.3 国家对科档一体化管理系统的导向性分析

标准规范是信息化发展的基础和动力，自20 世纪90年代以来，国家和有关部门制定并发布了一些关于电子文件管理的法律、法规或标准，如《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1-1999）、《CAD 电 子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构》（GB/T17678.2-1999）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发［2001］6 号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局［2003］第6 号令）等等。这些标准规范大多倾向于政务公文电子文件的归档管理，目前还没有针对企业科技类电子文档在线归档管理和科技档案管理系统建设方面的详细的专业的电子文件管理标准，此处仍存在空白，亟待规范。

2.4 软件开发商对科档一体化管理系统的开发分析

对于一个企业而言，无论是为了节约成本还是因为企业自身欠缺系统开发能力，在实施档案信息化建设时的普遍做法是，选择一家综合实力在同行业中相对靠前的软件开发商合作，购买其标准版档案管理软件，在此基础上，软件开发商进驻实施现场，结合企业自身的行业特点和集团规模，对标准版档案管理系统进行二次开发。但科档一体化管理系统的市场需求远低于文档一体化管理系统的需求，所以软件开发商的标准版档案管理软件也多侧重于政务公文电子文件的归档管理，还无法很好地兼顾企业科技文件在线归档管理问题，这一点可以从各大档案软件开发商的典型用户中得到印证。而企业自身又限于人力、物力、财力等因素，不是每个企业都能像“一重”那样，与软件开发商历时多年联合开发适合本企业科技文件和档案工作特点的档案管理系统。

2.5 档案馆（局）、高校、科研院所对科档一体化管理系统的研究分析

科档一体化管理系统建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各个业务部门、档案管理部门、信息技术部门以及其他相关单位共同参与。从工作性质和研究能力来看，档案馆（局）、高校、科研院所无疑是研究的主导力量，但他们往往又缺少企业档案管理的实践，造成的直接影响是对科档一体化管理的研究偏重理论轻于实践，研究重点只限于理论层面，而忽略对实际工作中存在问题的发现与解决，不利于科档一体化管理系统建设实践工作的开展。而企业自身的研究力量又十分有限，造成的直接影响是在档案文献中很难找到可以参考借鉴的成功案例分析，同样不利于科档一体化管理系统建设实践工作的开展。

3 科档一体化管理系统笃定前行的措施

3.1 政策先行，有法可依

从国家层面来讲，应注重顶层设计，全面推进电子文件管理国家战略研究，制定有关科技档案管理系统建设的标准规范，为开发科档一体化管理合规软件提供权威性、前沿性、实用性的依据。因为只有法规政策先行，企业才能有的放矢，使目前处于无序状态的电子形式的科技档案管理有法可依。

3.2 众人拾柴，联合研发

作为企业，自行开发合规软件不现实，更多要依赖档案软件开发商，所以科档一体化管理系统不完全是档案部门的事，也不完全是企业的事，众人拾柴火焰高，应该联合力量，加强档案学与其他学科领域之间、学者与企业之间、软件开发商与企业之间，以及相同行业的企业之间的合作交流，理论联系实际，共同研发适合本领域的科技档案管理系统。

3.3 企业重视，全程管控

领导决策者应重视对企业科技档案的管理。要实现科档一体化管理，分管领导的理念首先要一体化，其次，在企业信息化建设进程中，必须用好文件生命周期理论，坚持前端控制、全程管理的原则，将需求提前至电子文件形成之际乃至生成之前的设计阶段，文件形成时便考虑到与档案工作的衔接和长久保管档案的需要。这就要求档案部门要把握各部门信息化建设的节奏，及时介入OA、PDM 等业务信息系统的建设，提出电子文件归档管理需求，统一电子档案管理系统接口标准，协调原本“泾渭分明”的两个甚至三个开发平台不同、数据结构不同的管理系统。

3.4 先科档再文档，顺序要注意

档案管理系统与各业务系统的集成，先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据自动归档到档案管理系统，最终实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。系统集成过程中可借鉴“一重”模式，先难后易，先解决科档一体化管理系统，文档一体化管理系统便可迎刃而解，反之，则不然。

3.5 资源集成，信息共享，提升服务质量

通过系统集成，企业将实现文档一体化、科档一体化、结构化数据和非结构化数据的一体化，最终实现对企业全部信息资源的统一管理，以便一站式满足用户需求。依托现代信息技术的发展，数据库技术、信息检索等技术在档案领域的综合应用，为信息共享提供技术保障，用户才能够突破时间和空间的限制，实现对科技档案资源的无障碍利用。

综上所述，在科学技术日新月异的今天，企业要想提高核心竞争力，提高产品在市场上的竞争能力，就必须深入落实科学技术是第一生产力的思想，作为科学技术资源载体的科技档案，日益显现出其在企业发展中的重要作用。科学整合科技档案信息资源，深入贯彻两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，推动档案资源科学配置和高效利用。

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