《建设工程文件归档整理规范》在实际工作中存在的问题及对策

许冬青

（无锡市城市建设档案馆，江苏无锡，214023）

为了加强城市建设档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，由国家建设部会同国家质量监督检验检疫总局共同制订的《建设工程文件归档整理规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB／T 50328－2001，自2002年5月1日起施行。这也成为我国建设工程文件归档整理的第一部国标规范，它对建设工程文件的归档范围、质量要求、文件材料的立卷原则、归档要求、档案的验收与移交等都作出了明确规定，对做好建设工程文件归档整理工作，提高工程档案归档质量，具有十分重要的指导意义。

但是，随着时代的发展和建设技术水平的不断提高，城市建设科技化和数字化不断地发展推进。在这一背景下，《建设工程文件归档整理规范》（以下简称《整理规范》）已经不能满足我省对当前社会建设发展的要求，在实际工作中遇到很多问题。

一、建设工程文件归档整理范围所遇到的问题

（一）归档范围大，难以到位

一方面，《建设工程文件归档范围和保管期限表》将建设工程竣工资料共分为5个大类，144个小类，范围宽泛、数量繁多，有相当一部分内容在实际工作中很难落实到位。譬如决算文件，在工程竣工以后相当长一段时间都难以产生，要求急需领房产证的建设单位提供、移交归档，不切实际，这就给城建档案机构完整、系统地收集城建档案工作带来困难。另一方面，在建设工程中产生的一些重要文件在范围中没有体现，如前期的发改委立项批复，还有规划局产生的规划定点图等，容易造成报建单位的疏漏，这都需要业务人员另附说明，详解理由，增加工作量。

（二）内容繁多，分类较粗

归档范围的内容宽泛，但不细致，主要体现在以下几个方面：

1.《归档范围》将房屋工程和市政工程建设竣工档案资料全部揉捏在一起，对于有些第一次移交建设工程档案资料的建设单位造成困扰，感觉资料繁多，难以收集，导致一些单位直接跳过城建档案馆办理房产手续，造成资料的流失。

2.随着建造工艺的不断提高，政府对工程验收要求更加严格，很多竣工验收的重要资料如节能、保温资料等都没有包括进去，与质监站新出的质量验收标准存在一定的差距。

3.将长期与短期的资料全部放在一起，导致有些单位将不需要移交的竣工资料移交城建档案馆，加大了工作人员的工作量，影响了工作人员的审核速度，对于原本人手就比较紧张的审核部门来说又增加了负担。

4.分类资料重复，如监理单位、施工单位负责人名单，工程概况表，工程竣工总结，在监理资料与施工资料中都有所体现，造成资料的重复移交，浪费资源。

（三）与时代发展相脱节

随着社会的发展、科学技术的进步，《整理规范》与我省城建档案实际工作发展的需要有点脱节，城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。随着城市发展的加快，江苏省多个城市开始了轨道交通建设，但是《整理规范》对这方面的竣工资料要求还是一片空白，这将对以后城建档案馆接收资料造成很大的困扰。虽然《整理规范》对推进城建档案规范化、科学化起到一定作用，但已不能适应我省改革开放和现代化城市建设的需要，仍需进一步完善和规范。

二、解决《整理规范》与实际工作产生矛盾的对策

（一）领导重视，修订地方性法规

法律法规是保证城建档案工作可持续发展的有力保障，加强制度建设，依法治档是工作顺利开展的先决条件。城建档案部门是较为弱势的部门，能制定地方性法规的地区寥寥无几，这就需要各级领导予以重视，在贯彻《整理规范》的原则下，根据我省情况，制定符合我省发展实际的城建档案地方性法规，保证工程文件归档内容系统、完整、合理有序，规范全省建设工程文件归档整理标准，提高全省建设工程档案质量，督促工程基础管理工作，促进建设工程质量，使城建档案的业务工作正常化、制度化、程序化。与此同时，加强宣传，为依法治档创造良好的舆论氛围，确保城建档案工作健康、有序发展。

（二）取其精华，使其更适应现代化城建档案的发展需要

《整理规范》是国家标准规范，对做好建设工程文件归档整理工作，提高工程档案归档质量，具有十分重要的历史意义。作为城建档案法规标杆，它也具有十分重要的指导意义。但是全国各地区发展情况有所不一，作为全国性的法规文件，其兼容了各地的情况，但是从另一方面说，又忽略了各地发展的特殊性，在实际操作中存在一定的矛盾。笔者建议，对《整理规范》的执行应因地制宜，有所选择。一是将《整理规范》中的符合实际工作要求的项目保留下来，如5大分类。二是将短期不需要移交的项目从中剔除，使建设单位报建资料时更加清楚，明白哪些需要移交，哪些不需要移交。三是将前期中需要的发改委批复、规划定点图等之前没有明确的加入，施工资料结合质检站的新标准，将节能、保温等施工、竣工资料添加进去。四是将不符合实际操作的如决算文件，重复收集的如监理、施工单位负责人名单、工程概况表等删除。

（三）细化类别，增加特殊城建档案归档内容

时代的进步和社会需求的变化都要求城建档案不断走向现代化。为了符合城市建设发展的需要，逐步实现我市城建档案的科学化、规范化管理，在法律法规建设方面也应该与时俱进。一是细化类别，将房屋工程与市政工程分开，这样归档内容更加清楚明了。二是建议将新兴项目如江苏各地陆续开展的轨道交通工程项目列入地方性法规，因为一些新兴项目的档案目前还没有一个统一的接收规范、标准。

总之，为适应城市建设发展的需要，城建档案管理部门必须强化城市建设档案管理工作，保证档案的完整、准确和规范，在城市的规划、建设、管理及和谐社会建设中发挥更大的作用。城建档案现代化建设是一项长期的工程，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，突出重点，讲求实效，为推进城建档案事业健康持续发展奠定坚实的基础。