大学生心理档案信息化建设研究

钱春霞 顾玮玮

（1.南京信息工程大学心理健康教育与研究中心，江苏南京，210044;2.南京军区空军司令部直属工作处，江苏南京，210018）

大学生心理档案是大学生心理测评、心理咨询、自我心理探索的历史记录。建立大学生心理档案，有助于快速准确发现心理问题学生，及时进行危机干预和心理辅导，同时可为高校开展心理健康教育提供有针对性的指导，并为学生的自我成长提供依据。2004年教育部发文要求高校重视大学生心理档案建设工作，近十年来，大学生心理健康档案建设工作得到了迅速推进。伴随着计算机及网络技术的飞速发展，大学生心理档案进入信息化管理时代，已经成为一种趋势。以江苏省五个心理健康教育示范基地之一的江宁基地所属22 所高校为例，至2014年为止，所有高校都已经使用网络版大学生心理档案管理系统。

一、大学生心理档案信息化建设的历程

大学生心理档案信息化历程大致经历了两个阶段：第一阶段是上个世纪90年代到2004年的早期发展阶段。根据文献查询，1993年北京理工大学最早开展此类研发。在随后的十年间，部分高校具有心理学背景和计算机学背景的科研人员，基于编程技术、网络技术、图形技术和加密技术等，自主研发了各种大学生心理档案管理系统软件。这一阶段的研发致力于解决传统的纸笔心理测试存在的耗时、费力、统计结果准确性低及信息反馈滞后等缺陷，故而研发内容集中于如何整合多量表心理测试和进行数据校正，通过网络实现快速收集信息及导出准确的测量结果。此阶段开发的大学生心理档案管理系统，打开了大学生心理档案建设的新视野，使高校心理健康的工作理念顺应网络时代的变革，产生了变化。但受限于技术发展的制约，这些系统一般只能处理大学生心理健康普查及其信息的收集及分析，并且所用量表有限，一般采用《明尼苏达多项人格量表》（MMPI）和症状自评量表（SCL-90）［1］，无法满足大学生心理工作中的复杂需求。

第二阶段是2004年至今。2004年教育部发文后，市场对此反应迅速，以专业软件公司为研发主体，开发出具备专业性、系统性、全面性的综合管理软件，适应了高校心理健康工作的多种需求。十年来，各级各类高校纷纷引进档案管理软件，大大提高了大学生心理档案的工作效率。综合性心理档案软件系统相比于各高校自主研发的系统优势明显，极大扩展了系统的各模块功能，不仅仅局限于几个心理量表，而是形成了包含数十至上百个心理量表的测评与档案管理、心理咨询、心理网站建设的综合性心理档案软件系统。该类系统软件由学校出资购买，售出公司免费安装调试、故障处理、模块更新、常模更新及软件升级等。此阶段高校心理档案工作逐渐进入全面信息化建设时代，其工作模式发生了根本性的变革。

二、大学生心理档案信息化建设的影响

信息化背景下的大学生心理档案建设，从以往的重档案实体建立，轻档案信息管理和利用的状态，逐渐转变为更重视对档案信息资源进行分析、管理和为师生提供服务的格局。大学生心理档案信息化建设是网络环境下集成化服务理念的应用，通过资源、服务的集成，将日益增加的信息用户和快速产生的档案信息进行高度集成和优化，能够最大限度地节约资源和满足用户的信息需求，达到服务集约化的目的［2］。大学生心理档案信息化对实际工作产生了如下影响。

1.改变了大学生心理档案的构建模式

以大学生心理档案管理系统为平台，高校构建大学生心理健康档案的模式发生了根本性的改变。高校心理健康机构组织学生参加大规模心理普查或个人心理自测，不再依赖于传统集中纸笔测试，而是通过网络，集中或分散测试，由计算机对收集到的数据自动进行统计分析，并以电子文档、报表、图形等方式输出学生心理健康信息。此种建档方式很大程度上解决了以往纸笔测试使用量表单一、操作效率低、覆盖面小、投入成本大的缺点，使得建档过程大为简化，数据统计准确性显著提升，信息反馈时限缩短。

通过心理咨询来收集学生心理健康资料是大学生心理健康档案建设的重要内容，而在人工建档背景下，对心理咨询中所获得的个案资料的保存、归类及查询非常繁琐且难以操作。这个问题，在大学生心理档案管理系统中的心理咨询版块，得到了较好的解决。线上咨询、线下咨询有机结合，线上咨询记录可实时在数据库中进行保存，线下咨询记录根据学号录入每个学生档案中，从而实现动态更新学生个人的档案信息。通过学号查询或者类别查询、条件查询，可以迅速检索、筛查单个学生或者某类学生的心理健康信息。目前针对智能手机的普及，某些高校已经开始使用心理档案手机客户端，使得档案资料的录入和查询更为便捷。

2.推动大学生心理档案由静态管理向动态管理转变

大学生是在不断成长变化的个体，大学生的心理健康档案管理也应该成为动态的管理系统，即科学的大学生心理档案应该是从其建立后不断地随着学生的成长而增加相应的内容。以往纸质档案时代，动态管理心理档案工作量巨大且很困难，造成大学生心理档案管理内容极其单一，重新生入学时的心理普查，轻后续四年的成长反馈，重心理测试结果，轻背景信息收集。单一的档案内容往往使大学生心理档案陷入固化状态，成为“死档案”。随着大学生心理档案信息化的推进，这一僵局得以打破，动态管理的要求变得可行且便捷。通过计算机网络，既可以针对某个学生个体，在其目录下增加与其心理动态相关的信息；也可以针对某类群体，多次进行普测，统计分析前后的差异。动态管理为学校制定相关的心理健康教育方针政策，提供了更准确详实的依据。

3.提升了大学生心理档案的可利用性

长期以来，大学生心理健康档案在实际操作中，重资料保存，轻信息利用，保密工作做得很好，却忽略了其信息的育人价值。一方面原因是档案收集的信息量比较少，并且很少随着学生的成长而做出同步的更新，缺乏准确性和有效性；另外一方面，缺少快速便捷的检索、查询工具。

在信息化背景下，通过信息反馈机制来整合作为保密资料的心理档案与作为反馈信息的心理档案二者之间的矛盾［3］。心理档案软件充当了信息反馈仪的角色，心理健康教师、辅导员、其他教师、学生等档案使用者是信息反馈的主体，学生心理、行为的改善是信息反馈的客体，收集来的学生心理健康资料是信息反馈的中介。在遵循心理档案保密原则的要求下，通过信息技术，针对不同档案使用主体，赋予不同级别的查询权限，有条件地开放档案信息。档案使用主体通过网络申请，获得审批后，可在权限内查询相关内容。档案使用主体需要把档案的利用情况，比如研究结果、档案利用效果或者学生的自我调整情况，作为反馈的客体信息，再次返回到档案库，并成为下一次信息反馈的中介内容。通过信息反馈机制，不断循环累积，逐步提升大学生心理档案的利用价值。

三、大学生心理档案信息化建设存在的问题及解决策略

随着大学生心理档案信息化进程的加快，在档案的建立、管理及利用环节，其工作模式都出现了较大变化，显著提升了工作效率。但是，受制于模块利用不均衡、建档程序不规范、规章制度不完善、高校内各部门间协作不到位等多种因素，大学生心理档案信息化建设需要关注以下几个问题。

1.存在的问题

（1）模块利用不平衡，过度依赖病态心理普查

目前高校心理档案系统大都提供了心理普查、心理网站、心理咨询、档案查询等多模块服务，但在实际工作中，大部分高校过度依赖心理普查模块，其他模块的利用率不高，这在某种程度上弱化了心理档案的应用价值。此外，过度依赖心理普查或单次心理测试结果，导致学生心理档案信息源缺乏完整性和准确性。目前心理普查使用频率较高的量表为症状自评量表（SCL- 90），该量表更适合在精神障碍和心理疾病人群中使用。因其过于偏重病理参考价值，却忽视了学生的心理常态价值［4］，已被学界广为诟病。

（2）建档程序不规范

在信息化背景下，高校通过网络集体施测，可以在短时间内对大量的学生开展心理普查。此种做法，虽然提高了工作效率，但是由于同时间参与普查的人员众多，心理教师人手不足，难以照顾周全。部分学生不按规范答题，随意答题、他人替答等现象时有发生，导致档案信息不真实。为弥补专业教师缺乏的问题，不少高校将心理普查工作交给了不具备心理学、测量学背景的班主任、辅导员来操作，不规范的程序也导致了心理建档缺乏专业性。

（3）规章制度不完善

大学生心理档案数据库规模逐年提升，其重要性日益显现，在档案建构、管理和利用环节都需要完善的制度加以规范。然而当前高校的心理档案制度建设未能及时跟进，无论是档案管理部门，还是心理健康教育部门都没有明确的心理档案工作规范［5］。当涉及学生个人隐私的心理档案变得触手可及，不仅学生个人希望获知自己的相关信息，心理健康教师、学校其他管理者、某些科研工作者也都希望能更好地使用如此大规模的数据。什么人可以使用档案，不同的人使用档案的权限是什么？对学生个人，是真实的、全面地呈现档案，还是有选择地、有修饰地呈现档案？关于此类问题，目前实际操作中的主观随意性很强，缺少统一衡量的尺度和参照标准，往往造成滥用、误用档案的严重后果。此外，对从业人员的素质要求，不同档案主体责、权、利的规范等，都没有形成完善的规定。

（4）资源整合难度大

建立学生心理档案是为了促进学生的成长成才，提升高校教育工作的专业化水平。因此，这个工作就不仅仅是高校心理健康工作的内容，也应成为学生教育管理中的重要内容。大学生的心理档案涉及的内容繁杂，如：家庭背景、经济状况、打工经历、智力、人格特征、学业成绩、兴趣爱好、健康状况等等，这些信息往往散落在高校内各类管理体系中，如学生管理体系、教务管理体系及医疗部门卫生管理体系等。要想建立完整、准确的心理档案库，需要各部门之间的协同配合，但由于部门之间岗位职责差异，协调配合不到位等因素，学生信息难以做到便捷地资源互通，使得学生心理档案可能在建立之初就存在先天不足，而后期维护、更新往往也存在信息不全面，更新不及时等问题。

2.解决策略

（1）以科学的态度理解和重视大学生心理档案工作

重视建立大学生心理档案，前提是对大学生心理档案具备专业性的理解，明确学生心理是不断发展变化的动态过程，不可简单地将心理档案理解为新生入学后进行的心理普查，更不可将心理测验作为心理档案信息的唯一来源。依托于大学生心理档案系统模块化的优势，未来可采用阶段性、多量表测验，结合心理咨询、学生管理各部门信息反馈及学生个人自我反馈、学生家长反馈等方式，建立大学生心理档案信息库。同时鼓励师生关注并使用心理档案系统，将心理档案与学生干部选拔、就业推荐、贫困学生资助、创业项目支持等各项学生工作有机结合，从而提升档案利用率，变档案的“重藏”为“重用”。

（2）加强心理辅导员的专业培训

目前高校普遍建立了学校—院系—班级三级心理防御体系，在院系层面上一般会安排一位辅导员作为本院系的心理健康联系老师。对心理辅导员开展专业培训已经成为当前高校心理健康教育工作中的重要内容。在信息化时代，心理辅导员必须学会档案系统软件的应用、管理和维护；明确通过档案系统开展网络心理普查的注意点；在自身权利范围内，谨慎使用档案信息。

（3）完善各环节规章制度

在信息化提供了更加便捷的工作条件下，必须有一套完整的管理制度和监督制度来保障心理档案的规范运行。在建立数据库时，必须明确需要收集哪些信息，及提供信息的各相关部门需要承担的责任和权力；在档案的管理环节，明确档案后续跟踪记录的操作要求，防止档案变成死档案；在档案的利用环节，注重保护学生个人隐私，明确不同人群查询档案的权限标准，明确心理教师在提供给学生相关分析报告的时候遣词措句的规范，要避免对学生形成偏向性引导。针对科研人员需要使用学生个人心理档案时，需要征得学生本人同意，并且在公开出版时需要匿名进行。

（4）建立学生心理健康教育大体系

心理健康工作的未来趋势是建立整合各种信息和人力资源的高校心理健康教育服务大体系，需要高校心理健康教育部门、高校学生工作管理部门、教务教学管理部门及医疗部门等多部门之间通力合作，资源互通，形成大的工作系统。因此，大学生心理档案工作必须得到高校领导层的重视和支持，在组织层面上，成立领导工作小组，统筹管理，协调部门间利益关系；在制度层面上，制定详细的规章制度，规范各部门的责任义务，规范信息流通程序，促进部门间有效合作；在技术层面上，充分利用计算机和互联网技术，依托大学生心理档案管理系统，整合多部门信息资源，搭建多部门之间信息快速反馈的平台。

综上所述，在信息化的大趋势下，高校心理健康工作理念要进一步专业化，提升心理工作者档案信息化办公能力，对心理档案的建立、管理及利用环节建立明确的规范，提升师生对档案的利用率，使大学生心理档案真正发挥其在学生成长成才中的重要作用，为高校素质教育提供更大参考价值。

［1］时松和.大学生心理档案计算机管理系统的研究与应用［J］.河南医科大学学报，1998（12）：29-32.

［2］闫丽侠.网络环境下大学生心理档案集成化服务研究［J］.长春师范学院学报，2013（4）：189-191.

［3］曾泽鑫温义媛.大学生心理档案管理系统中的信息反馈机制研究［J］.广西教育学院学报，2007（6）：19-21.

［4］李勇.高校心理档案的价值制约性及责权分配对策［J］.兰台世界，2011（11）：31-32.

［5］李开平周斌.高校心理档案研究工作中存在的问题与对策［J］.档案与建设，2012（8:）：23-24.