地方高校人事档案信息化建设存在的问题及对策研究

张丽娜

(黄冈师范学院人事处,湖北黄冈438000)

地方高校人事档案信息化建设存在的问题及对策研究

张丽娜

(黄冈师范学院人事处,湖北黄冈438000)

地方高校人事档案信息化建设是地方高校人事档案管理工作发展的必然趋势,也是实现地方高校人力资源开发与优化配置的基础。本文探讨了地方高校人事档案信息化建设中存在的问题及原因,阐述了加快地方高校人事档案信息化建设的必要性,并对如何加强地方高校人事档案信息化建设提出了几点建议。

地方高校;人事档案;信息化建设

地方高校人事档案是承载地方高校人力资源信息的重要载体,如何将沉睡在人事档案中的“静态信息”变为“活跃信息”,充分发挥人事档案信息在人事管理中的作用,地方高校人事档案信息化建设就显得尤为重要。当前,地方高校由于各方面条件的限制,人事档案信息化建设总体水平不高,严重阻碍了人事档案信息在人事管理中积极作用的发挥,[1]因而如何加快地方高校人事档案信息化建设成为值得我们思考的问题。

一、地方高校人事档案信息化建设中存在的问题及原因分析

当前,地方高校人事档案信息化建设水平参差不齐,存在的问题较多,影响了人事档案信息化建设积极作用的发挥。因此,有必要对存在的问题进行梳理,对产生问题的原因进行分析。具体问题主要体现在以下几个方面:

(一)地方高校对人事档案信息化建设的重视程度不够 人事档案工作非常重要,但在地方高校中的实际地位并不高,体现在地方高校对人事档案档案信息化建设的关注与认识明显不够。有的认为信息化就是简单的数字化,将人事档案扫描,转换成电子文件;有的认为就是将人事档案中的信息录入Excel文件或者录入人事档案信息管理软件即可。这些认识是不全面的,导致地方高校对人事档案信息化建设缺乏应有的重视。

究其原因,第一,地方高校本科办学历史短,很多是最近十多年随着我国高等教育结构调整,由专科学校合并、升格而来的。学校办学层次低,发展任务重,发展经费不足及地域限制,严重影响了学校招生就业形势和高层次人才的引进。为了提升学校办学层次及学校长远发展,学校决策层的注意力大多集中在招生与就业、学科专业规划与建设、人才培养、师资队伍建设(尤其是高层次人才引进与培养)、科学研究、学生安全与稳定、校园基本建设、稳定民生等事关学校生存发展大局的工作上,有限的财力也主要集中在这些领域。学校领导很少有时间与精力去研究人事档案信息化建设的相关问题。第二,地方高校大多分布在省会城市、直辖市之外,多为三四线城市,具有明显的地域性。受地域限制,思想观念保守,眼界不够开阔。这些都导致人事档案信息化建设滞后。

(二)地方高校人事档案信息化建设经费投入不足,硬件设施不完备 地方高校人事档案信息化建设经费投入有限,硬件设施不完备,有的高校没有专门的人事档案室,不利于人事档案安全保管;有的高校保管条件不达标,库房简陋;有的高校仅配置计算机及扫描仪,将人事档案进行扫描,转换成PDF文件或JPG文件;有的高校采用Excel软件进行人事档案信息录入与管理;少数高校购置人事档案信息管理软件,运用系统进行信息管理,实现单机管理,但没有考虑信息共享问题。

在人事档案信息化建设上投入不足主要是由地方高校财务状况决定的。地方高校收入来源于上级财政拨款,数额有限,加上学校底子薄,办学经费严重不足,有的还负债累累。学校有限的资金主要投向于影响学校长远发展的重点工作,俗话说“好钢要使在刀刃上”,用于人事档案信息化建设的经费可想而知。比如,笔者所在的黄冈师范学院,差额拨款单位,省级财政投入有限,所在的黄冈市身处老区,经济欠发达,工业基础薄弱,市财政对于学校的经费投入也是爱莫能助。这一点比起部属院校或省属重点院校差距较大,部属院校或省属重点院校有国家相关部委或省级财政重点支持,经费充足,人事档案信息化建设有充足的资金保障,这是地方高校不可比拟的。

(三)地方高校人事档案信息化建设缺少信息化建设的复合型人才 地方高校办学层次不高,人事档案管理人员结构不合理,整体素质参差不齐,多以兼职为主,即使有专职人员,档案管理专业科班出身也极少,学历、职称层次较低,人事档案管理的专业理论储备不足,由于经费有限和受重视程度不高,接受档案专业培训的机会也不多。人事档案信息化工作得不到重视,难以吸引既懂人事档案管理业务又能熟练利用现代信息技术进行人事档案信息化处理的复合型人才,[1]严重阻碍了地方高校人事档案信息化建设的推进。

二、加快推进地方高校人事档案信息化建设的必要性

加快推进地方高校人事档案信息化建设对于地方高校人事档案管理事业及人事管理工作都有着积极的促进作用,同时有利于人事档案当事人知情权的维护,有利于当事人对人事档案管理工作的监督。[2]具体地来讲有以下几方面:

1.加快推进地方高校人事档案信息化建设,充分利用计算机、网络等现代技术,突破传统人事档案利用中的种种局限,对于无保密要求的人事档案信息资源进行整理、开发并提供利用服务,积极有序推进地方高校人事档案管理事业现代化。第一,更好地保护人事档案纸质载体。人事档案信息查阅一般通过信息管理系统进行,只有当所查阅信息对当事人、本单位有重大影响,或当事人对所查阅信息有异议时,才发挥纸质档案的原始凭证作用。这样就减少了不必要的翻阅,最大限度地保护人事档案纸质载体,尽量减少后期修复档案的各项投入。第二,更好地提高地方高校人事档案信息的安全性。作为信息化建设的配套项目,建立人事档案信息备份中心,通过对人事档案的电子档案和信息进行实时异质异地备份,从而最大限度保证人事档案信息安全。一旦发生本地人事档案或者信息损毁,可以在最短时间内恢复人事档案信息,避免了重新建设的投入。第三,提高工作效率,更好地提供人事档案信息利用与服务。人事档案信息一次录入可以无限次使用,避免了重复劳动,节约人力投入;同时大幅度提升人事档案信息检索与利用的效率和准确率,从根本上解决了传统检索、利用必须手工翻阅实体档案,既费时又费力的状况。

2.加快推进地方高校人事档案信息化建设,根本目的在于更好地服务于人事管理工作,提供第一手准确信息,更好地发挥人力资源潜力。第一,提高人事档案信息的准确性、权威性。依据人事档案信息化业务标准,对存在异议的人事档案信息进行认定并录入,尽量消除人事档案信息不统一、不准确现象,避免因为查阅人不同对信息认定的结果造成影响,减少人为因素干扰。第二,提高人事档案信息实时性和全面性。及时更新信息管理系统,实时反映教职工在学历进修、科研成果、社会服务、荣誉、获奖等方面的新变化,全面、准确、动态地了解每个教职工最新状况。第三,更好地推进人事管理工作。近十余年,国家人事制度改革稳步推进,尤其近年来,高校岗位设置工作不断深入,教职工管理由原来的“身份管理”变为“岗位管理”。高校里高级知识分子、高级专门人才、高级专家云集,如何积极贯彻落实国家人事制度各项改革,成为高校人事管理工作的重要部分。地方高校要通过人事档案信息化建设,充分挖掘有限的人力资源的巨大潜力,更好地调动各类高级专家、高级专门人才的积极性,实现岗位和人力资源的优化配置,发挥他们在人才培养、科学研究、服务社会方面的积极作用。

3.加快推进地方高校人事档案信息化建设,对于维护当事人知情权和对人事档案管理工作的监督有着非常重要的作用。第一,有利于维护人事档案当事人知情权。通过在人事档案信息管理系统中设置相应权限,使得当事人在一定范围和限度内可以查阅本人人事档案信息。这些信息源于人事档案,但公开这些信息又不等同于公开人事档案本身,这样既保证了信息公开,循序渐进地实现了知情权,又可以避免公开人事档案本身带来的隐患,相对来说更容易实现。[2]第二,有利于当事人对人事档案管理工作的监督。当事人最熟悉自身实际情况,一旦当事人发现人事档案信息与自身实际情况不一致,可以向人事档案管理部门反映情况,提供材料,配合信息核实,提高信息准确性,也实现对人事档案管理工作的监督。

三、加快地方高校人事档案信息化建设的对策

(一)加强宣传,切实提高地方高校各级领导、人事档案管理员、校内各部门及广大教职工人事档案信息化建设的意识 第一,要加大宣传力度,使地方高校各级领导切实转变观念,认识到人事档案信息化建设对于地方高校人力资源的开发与优化配置的重要性,充分重视人事档案信息化建设,提上议事日程,加大力度推进人事档案信息化建设。第二,人事档案管理员也要提高对人事档案信息化建设的认识,增强责任感与使命感,积极参加相关业务培训,主动提高业务水平,成为推动人事档案信息化建设的主力军。第三,校内各职能部门也应积极参与其中,充分利用人事档案信息化建设成果,减少重复劳动,避免人事档案部门形成“信息孤岛”,最大限度实现信息共享。同时,根据各职能部门业务范围,主动向人事档案管理部门提供教职工教学、科研、社会服务等相关权威信息,帮助人事档案管理部门完善相关信息。第四,广大教职工也要认识到人事档案信息化建设并非只是人事部门、人事档案管理员的事情,是和每位教职工息息相关的,要积极主动地参与到人事档案信息化建设中来。根据访问权限,主动查看本人人事档案信息,如有异议信息,应联系人事档案管理人员核实更改;如有不完整信息或最新信息变动,提供相关材料,以便将信息录入系统,切实提高人事档案信息的准确性、全面性、实时性。

(二)争取资金,切实保障地方高校人事档案信息化建设的经费投入和硬件设施改善 第一,地方高校要积极争取上级主管部门和地方政府专项资金,多渠道筹措资金,保证人事档案信息化建设的资金来源。第二,在学校总体经费有限的情况下,将人事档案信息化建设所需的资金列入预算之中,设立专项经费,切实保证资金投入。第三,按照档案保管相关达标条件建设人事档案库房,配备密集架存放人事档案,根据档案库房管理的“八防”要求,配备防火、防盗、除湿、空调等设备,切实保证保管人事档案的基础设施达标。第四,根据信息化建设要求,添置硬件设施,如高配置的计算机、服务器、大容量的存储设备、打印机、刻录机、扫描仪、数码相机等,以及人事档案信息管理软件,不断改善信息化建设的物质条件,为人事档案信息化建设的开展提供必要的物质保障。

(三)引进专业人才,切实加强地方高校人事档案信息化工作的人才队伍建设 第一,通过多种渠道,引进人事档案信息化建设所需的高素质复合型人才,同时加大对在职人事档案管理员的培训力度,提高人事档案管理员的信息化业务水平。第二,树立“人才资源是第一资源”的意识,重视信息化建设人才队伍的培养与使用,“培养、留住、用好”具有综合职业能力和全面素质的专业人才,做到“人尽其才”。第三,引入竞争机制,实行绩效考核,优胜劣汰,保证在人事档案信息化建设一线的管理人员具有相当的业务工作能力。第四,创造条件,鼓励从事信息化建设的管理人员在本专业领域内积极进取,从事学术研究,不断提高自身业务与理论水平,打通职业上升通道,提高自身待遇,从内心愿意将地方高校人事档案信息化建设工作作为自己毕生的事业奋斗一生。

(四)建立安全保障体系,切实增强地方高校人事档案信息化建设的安全性 第一,积极推进地方高校人事档案信息数字化、网络化建设,设置访问权限,在实现人事档案信息资源共享的同时,务必确保人事档案信息安全,防止个人信息泄露。第二,加强地方高校人事档案信息化网络及服务器的安保设施与安保体系建设,防止黑客攻击,保证人事档案信息管理系统的信息安全。第三,建立人事档案信息备份中心,实现人事档案信息的实时异质异地备份,做到即便出现服务器损毁或系统崩溃,也能即时恢复人事档案信息系统的全部信息。通过这些措施,千方百计确保地方高校人事档案信息的安全性。

加快推进地方高校人事档案信息化建设,全面提升人事档案信息资源开发利用水平,实现人力资源开发与优化配置,促进“人才强校”、“人才强市”战略的顺利推进,全面服务地方经济社会发展,也是地方高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择。

[1]黄伟新.高校人事档案信息化建设的问题及对策[J].贺州学院学报,2011,(2).

[2]张丽娜.人事档案信息适度公开,确保当事人知情权[J].法制与社会,2009,(16).

责任编辑 周觅

G647

A

1003-8078(2015)05-0122-03

2015-09-30

10.3969/j.issn.1003-8078.2015.05.33

张丽娜(1981-),女,陕西宝鸡人,黄冈师范学院人事处馆员。