河北省高校试用数据库资源建设情况探析

刘彦麟 周 环 张 源

（1.河北大学管理学院 河北 保定 071002；2.河北大学图书馆 河北 保定 071002；3.河北工程技术高等专科学校图书馆 河北 沧州 061001）

试用数据库主要是指数据库生产商或发行商为了扩大影响、争取更多的客户，为图书馆用户提供的订购前免费试用及演示的各种商业化的电子资源。随着电子资源不断涌现，试用数据库的有效管理与利用问题将会变得越来越突出。在采购数据库之前，对大量涌现出来的新的数据库进行试用，通过对新生产的数据库进行有效管理并予以评估，有利于正确决策，使高校图书馆数据库建设合理化、科学化［1］。本文以河北省高校为例，结合笔者的学习实践与思考，对试用数据库进行分析总结，提出试用数据库过程中的问题及相关建议。

1 高校图书馆试用数据库资源建设的意义

目前，数字资源已经成为高校教师、学生和科研人员进行科研活动时首选的资源，其在图书馆馆藏建设及发展中占据重要的地位。由于数字资源种类繁多、价格昂贵，所以在选择和购买数据库前，首先要对数字资源库有充分的了解和认识，通过试用一段时间后，根据用户和相关工作人员的分析统计与评估再确定是否购买。因此，加强试用数据库建设及其管理利用的研究，进一步提高试用数据库的使用效率及数字资源的采购质量，对于促进高校图书馆数据库建设具有重要意义。

（1）图书馆数字资源潜在采购的基础。高校馆在采购电子资源前，要通过宣传和试用电子资源让用户体验。通过试用让教师、科研人员、学生等用户及时了解数据库的内容、检索功能以及让他们感受到数据库为他们的学术研究和自助学习都带来的切身利益，并通过一定的渠道途径及时反馈给图书馆资源采购部门。然后依据数据库的各项指标，例如登录次数、检索次数或者下载次数等，数据库的价格与服务模式，以及用户反馈信息等多方面的主客观因素进行综合评分［1］。这样做不仅可以避免由于盲目采购造成的大量经费无效使用的状况，并且可以通过建立科学的数据库评价体系，引导图书馆数据库资源订购程序走向正规化。

（2）丰富高校馆馆藏资源，满足用户的科研与学习的需求。试用数据库在一定期限内（通常为3－6个月）免费向用户提供浏览、检索和原文下载。试用数据库一般采用IP地址段来控制的服务形式，图书馆员仅需要在主页通知上添加数据库简介和链接地址。因此对于高校教师、科研用户、图书馆以及数据库商来说，资源的试用是对多方互益的事情。

2 河北省高校图书馆试用数据库现状及问题分析

笔者于2014年10月18日至2015年3月18日之间对河北省的40所本科院校图书馆的试用数据库进行了调查，从河北省高校图书馆的信息门户网站入手，对各高校馆的试用数字资源的数量、种类及其整合利用等多方面进行了深入调查，调查内容为各馆试用数据库的数量、试用时间、栏目设计、检索功能、反馈渠道、宣传推广等建设情况。

2.1 数量

“试用数据库数量”是指在高校图书馆网站“试用数据库”页面上所显示的能够正常使用的试用数据库的链接数量。我们在调研过程中发现有相当一部分已经过了试用期的数据库没有及时处理掉，造成无法链接的“垃圾”试用数据库资源的堆积。而且，试用数据库数量越多反而越不好管理，维护不及时，导致利用率很低，但在河北省高校馆中管理较好的是燕山大学、河北师范大学和河北医科大学。对于试用数据库数量的研究，不仅可以了解高校图书馆对于数据库的重视程度，进一步掌握数据库的更新情况，而且还能反映用户对数据库的使用程度。

2.2 试用时间

“数据库试用时间”是指链接“试用数据库”的页面上是否标注了发布日期和试用截止日期，试用截止时间的标注便于用户链接使用。通过调查显示，有8所大学图书馆的试用数据库标注试用时间，占20%；有13所大学标注部分时间，占32.5%；有19所大学没有发布时间，也没有截止时间，试用日期标识不规范。这表明河北省大多数高校的试用数据库的管理工作做得还不够认真细致，还有待进一步完善。

2.3 栏目设计

“试用数据库栏目”是指图书馆对试用数据库的名称及位置的设定。通过调查发现，试用数据库大多在图书馆主页栏目上以“试用数据库”“试用资源”“试用电子资源”“试用专区”等命名，其中使用“试用数据库”的有10所，占总数的25%，这些都是以一级标题或者二级标题显示于图书馆主页，还有13所使用“试用资源”及其他名称命名；有3所高校将试用通知放于资源公告栏或者图书馆新闻公告栏中，这对于不是很熟悉图书馆网站的用户来说是很不方便的；此外，有60%试用数据库需要在点击两次及以上才能找到所需要的资源，用户在查找过程中会浪费较多的时间和精力。

2.4 内容介绍

“试用数据库内容介绍”是指在链接试用数据库的页面上，提供有关数字资源试用的详细介绍，包括数据库的学科范围、试用时间范围、资源类型、检索入口、访问方式、购买建议及注意事项等。通过调查显示，在所调查的40所大学中，除了个别高校的网站无法访问外，有32所高校图书馆都对试用数据库有详尽的使用介绍，包括资源类型、学科范围、数据库链接等。

2.5 检索功能

“试用数据库检索功能”是指在图书馆“试用数据库”页面是否具备分类检索试用数据库的功能或是否能在图书馆统一资源检索平台中检索到试用数据库。在调查的40所高校图书馆中只有河北医科大学的试用数据库平台提供字顺检索功能，其余高校图书馆都是以列表的形式按照时间先后发布数据库试用通知，以供读者查阅，而且很多高校馆试用数据库都不支持数据库检索功能，缺少导航功能。由此看出，在检索功能这方面，河北省高校图书馆试用数据库建设中还存在短板，需要从多途径多角度来完善检索功能。

2.6 反馈渠道

“反馈渠道”指的是在链接试用数据库的界面上，是否提供了渠道（E－mail、表单、联系电话、留言表等）让用户反馈试用效果、提出购买建议等信息。据调查显示，提供反馈途径的有13所，占总数的32.5%，其中有6所统计了点击人数，在这方面做得比较好的是河北北方学院的试用数据库反馈渠道；另外，其余高校馆既没提供电子邮件等反馈途径，又没统计点击人数功能，在试用结束后很难及时了解用户真正的需求，给试用效果和数据库质量的评定造成很大困难。目前，试用数据库没有一个使用反馈的平台，仅仅局限于电话或者邮箱，评论表作为信息反馈最主要的形式，但是在高校馆的试用数据库中也没有体现出来。

2.7 宣传推广

“宣传推广”指的是对于新试用数据库是否有专门的途径（图书馆主页新闻公告、校办公网、电子邮件、QQ、宣传海报、培训讲座等）进行推广介绍数据库的使用方法。通过调查，河北省大多数高校馆除了在网站新闻公告中标明试用通知外，都没有纸质海报或者QQ这样的其他渠道进行宣传。有4所高校在“试用资源”类目下试用数据库标明“NEW”，以提醒用户该库为新的试用数据库。据不完全统计，由于数据库在试用期间就宣传较少，而且又没有及时对师生进行使用培训，在选择订购之后，教师、科研人员、学生等在使用一些专业性较强的数据库过程中，出现了诸多问题。总之，在宣传上仅局限于将试用内容挂在试用数据库栏，宣传方式单一、内容过于简单，有些数据库使用者不知该如何使用登录，各种数据库的内容、侧重点都没有很好地发布出来；有些高校的试用通知掺杂在新闻公告栏中，不便于用户查找。

2.8 后期维护

“后期维护”是指图书馆是否对“过期试用数据库”进行处理，如对超过试用期的是否及时标记等。试用数据库都具有一定的试用期限，一般都为3－6个月，超过了时间期限就变成了“垃圾信息”，过多的“垃圾信息”的堆积会影响其他试用信息资源的使用，通过调查发现，有7所高校馆及时清理已超期的电子资源，占总数的17.5%，余下的高校馆都没有及时清理已超期的资源，也没有对已过期的数据库进行标识。而且很多试用数据库的试用开始时间、结束时间没有发布，导致过了时间期限，数据库通知发在试用数据库栏中显示，由于后期维护的不到位，影响用户的使用效率和使用心情，降低对于图书馆信息的依赖程度。

3 高校图书馆试用数据库资源管理与建设对策

3.1 规范试用数据库选取标准和管理标准

（1）要形成一套完整的试用数据库规范管理体系。数据库的选取、开通试用、宣传培训、反馈信息收集、分析评价、购买决策等一系列的管理都要做到明确、具体，增强试用数据库管理的可操作性，减少订购的失误风险或者重复订购的现象。

（2）在选择试用数据库方面应当符合高校教学科研的特点以及高校馆信息资源馆藏发展规划目标，服务于高校的重点专业，综合类试用数据库可以作为试用的重点，但也要保持试用数据库种类的多样性，规范试用数据库的选取标准。

（3）构建试用数据库管理标准是合理规划数据库的前提和基础，比如笔者在调研的基础上发现目前的试用数据库名称及位置还是有待进一步完善，缺少单独的检索入口。而且，还应该规范标识的位置，比如试用日期的标识或已过试用期的标注，最好是标在链接数据库的标题上，这样方便用户判断其是否已过截止日期，而且还应注意简介格式、内容的规范性等问题。

3.2 提高和完善检索性能

目前，河北省高校馆的试用数据库管理过程中都忽视了检索功能，只是将试用通知按照时间先后顺序排列，用户在使用过程中只能逐个查找，由于试用数据库的大量堆积，使得用户在使用图书馆的数字资源时只能逐个点击查看，非常不便。所以，笔者从方便用户使用的角度出发，加强检索个性化设计，提高检索性能。具体来说，一方面要建立一站式检索平台，使用跨平台检索技术，将所有的数据库资源，包括购买数据库、自建数据库、试用数据库、免费使用的网络资源等等，都集合到同一个平台检索系统。另一方面还要根据不同的学科门类和数据库类型及字顺对试用数据库进行系统地整合与管理，完成试用数据库的选取之后，通过专业、学科等检索途径更方便地查找用户所需要的数据资源。最后，对于检索结果还需在检索页面上设置快捷直观的“试用数据库”入口链接，并且在链接的后面标注试用日期及简介等简单信息，方便用户检索［2］。

3.3 加强试用数据库的宣传力度和培训指导

试用数据库只有通过使用，才能便于评估和体现其价值，而宣传推广则是用户了解数据库的前提和基础。有些专业性较强的数据库一旦开通试用，就必须立即向数据库应用的相关学科专业进行宣传，让教学科研人员、学生及时了解到有哪些最新的试用数据库可供利用，如何使用。这就需要高校馆加大宣传力度，一方面图书馆要联系相关院系单位，在图书馆大厅张贴海报或者宣传单，向用户发放试用数据库简介，并且由学科馆员作进一步的宣传推广。另一方面可以利用图书馆主页这一平台，在信息动态栏中发布试用通知，并设置试用数据库专栏，对于每一个试用的数据库进行详细的介绍，还可以通过BBS、Blog、QQ、微博、微信、E－mail等方式将推荐的试用数据库信息及时准确地发给用户，也可以定期开展试用数据库知识讲座及交流会。

此外，我们还可以要求数据库商有选择地开展“短期”培训，让用户了解那些最新的试用数据库如何使用，加大在试用数据库的宣传培训工作，提高用户使用试用数据库的意识。要根据不同试用数据库的特点来决定是否要开展培训，学科馆员要有选择地有针对性地开展数据库培训讲座。

3.4 建立完善的系统的反馈与评估体系

选定试用数据库并开通试用之后，高校馆通过前期宣传（E－mail、宣传海报、公告通知等）要让用户了解各种数据库的使用范围、使用方法、访问方式、试用期限等。在数据库试用中期，图书馆要收集师生的使用意见，一方面图书馆将设计好的“试用数据库使用情况调查表”以问卷的形式放在图书馆主页上供用户填写，或者是在图书馆主页上建立一个实用的试用数据库用户信息反馈平台。另一方面也可以通过用户的访问次数、点击率等，进行数据统计和分析，根据图书馆对试用数据库的综合评估与分析，然后再做出是否购买数据库的决策。

面对琳琅满目的数字资源，图书馆需要从多方面考虑不同数据库的实际情况，因此，建立具体统一的数据库评价指标和科学合理的数据库管理评估体系对于整个图书馆数字馆藏发展具有重要的意义。图书馆可以从该试用数据库的试用效果、用户界面、检索功能、价格等方面确定评价指标，也可以参考已购数据库的评价指标，包括数据库总体收录情况、收录内容的权威性、内容更新频率、数据来源及现有资源重复状况。高校馆要结合师生的使用反馈情况来分析用户的使用习惯和使用规模，坚持把握特色性、实用性和标准化原则［3］，综合各方面因素，建立起一套科学的数据库评估体系。一套合理科学的数据库评估体系，对于优化配置高校馆数字馆藏资源甚至整体资源、提高馆藏质量、节省经费都有至关重要的意义。

3.5 加强试用数据库后期维护

每一个试用数据库在它的使用期限内都是有生命力的，所以要不断为其注入新鲜的血液，这就要加强试用数据库的后期维护。试用数据库的后期维护主要是针对试用数据库的及时更新和对过期试用数据库的处理上，以此保持试用数据库利用的时效性。具体来说，维护人员要将超过试用期限且无法登录的数据库进行删除清理，还要标注清楚已过期限的试用数据库和已过试用期还续期试用数据库，还有一些虽已过试用期但还可以继续使用的数据库的处理。根据所有试用数据库的学科类型、资源种类建立网络导航链接［4］，不但要提供可用试用数据库一栏，还要提供已停用试用数据库一栏，建立起试用数据库的产品目录大全，为以后数据库的订购、科研人员追踪学术进展和最新动态、教师学生自主学习提供参考依据。动态地建立起试用数据库，让用户一目了然，使管理与用户使用互动，更便于试用数据库的利用。

4 结语

通过笔者的调查分析，发现河北省高校图书馆在对“试用数据库”的管理过程中，主要存在访问便利性较差、缺少检索功能、宣传力度不足、后期维护过期试用数据库的力度不够、反馈途径单一等问题。笔者认为高校图书馆应该根据自身的具体情况，有针对性地选择解决问题的对策，如规范试用数据库的管理标准和使用标准，加强前期宣传和后期培训，优化网站结构和环境，完善试用数据库的反馈和评估机制，加强试用数据库的后期维护力度，为用户提供最大化的服务效益。

［1］吴麟.论高校图书馆试用数据库的管理与利用［J］.内蒙古民族大学学报，2010，16（1）：157－158.

［2］尹小红.广东省高校图书馆试用数据库管理现状调查分析与对策思考［J］.图书馆论坛，2011，31（4）：63－66.

［3］龚菲.地方高校图书馆试用数据库的有效管理与使用［J］.高校图书馆工作，2013，33（5）：43－45.

［4］武海东.图书馆试用数据库资源利用的研究［J］.兰台世界，2012，（29）：81－82.