会计电算化在中小企业中的应用

□文/谢思洋 高 兵

（大连财经学院风险管理与内部控制研究中心 辽宁·大连）

在全球将进入一个网络时代的大环境下，国际互联网的应用以及企业内部网络技术的推广和发展使各个经营领域的企业在全球范围内实现信息交流和信息共享成为可能。在全球经济一体化加速发展的同时，我国的产业结构不断向产业化、最优化发展，因此我国企业逐渐认识到信息现代化对企业管理的重要性。尤其是在会计方面，它不但能使企业实现财务、业务一体化管理，与此同时也可以最大限度地提升企业的管理水平和市场竞争力。

一、会计电算化概述

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。简而言之，会计电算化就是代替手工记账的会计工作。我国会计电算化从无到有，从简单到复杂，从缓慢发展到迅速普及，取得了很大的发展，但是不得不提的是我国现有的会计电算化仍然存在着一些问题，尤其是在诸多中小型企业中存在更多的问题。

目前，由于许多中小企业还未充分认识到会计电算化的意义和重要性，许多企业领导者对会计电算化存在片面认识，我国现有的会计电算化水平仍处于低水平状态。

1、在我国中小企业间企业内部没有及时建立一个健全的会计电算化内部控制系统，企业管理信息技术的采用和信息技术的发展速度不能及时匹配。而有些企业盲目地过分重视会计电算化的技术性，却忽略了其实用性。不能根据企业自身的情况和需求进行电算化技术的引用，从而影响了电算化对企业所发挥的效用，这样不仅阻碍了企业管理层对会计电算化的正确理解和认识，也阻碍了我国中小企业全面实现现代化管理、决策、资源共享的发展道路。

2、会计电算化信息系统的内部控制制度不够健全。在传统的手工记账中，总账、明细账分工管理，各个部门互相监督，相互制约，而在会计电算化系统中，会计人员在处理业务时，首先输出记账凭证提供数据，即使篡改了计算机储存的凭证数据，单从总账、明细账和日记账中也难以发现问题。不少单位的会计人员是原有的会计人员通过简单培训后直接上岗的，由于人才紧缺，他们兼职计算机系统的管理和维护工作，使财务数据的安全性受到威胁。

3、一个企业财务管理水平的高低最终取决于会计人员自身的素质。我国许多已经实行会计电算化的中小型企业的电算化操作员大多是企业对原有的会计、出纳人员进行短期的培训上岗的，导致他们对电算化缺乏更深层次和系统全面的认识，技术操作不熟练，无法熟练地应对临时的突发事件，对新知识的运用能力较差，软件的功能运用彻底，只会用一些简单的记账、核算等业务。对于财务软件的开发和利用就有局限性，不仅削弱会计软件的功能，而且影响企业的财务管理水平，甚至可能酿成重大财务漏洞。这样的情况就造成了企业人力、物力、财力的浪费，同时也影响企业领导者对会计电算化的充分认识。

4、对于一个企业而言电算化数据保密性、安全性差，电子数据较易被大量删除、破坏和非法篡改并且不会留下任何痕迹和审计线索，是一个必须要面对的问题。很多企业的工作人员利用职务之便对相关的数据和记录进行改动以牟取私利。而且很多财务软件公司只考虑自身的经济利益，为了防止盗版，只是对自身的软件进行了技术性的保护，但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多导致会计数据变成了一种被开放的数据，使不法分子有机可乘而进行非法篡改。

二、解决办法

1、企业领导要充分认识会计电算化的重要性，在实际管理经营中大力支持会计电算化的实施和运作。积极地根据本企业的实际情况和当地区的整体发展状况，制定相应的会计电算化的工作规划。同时，企业财务人员在实际实施会计电算化的过程中，在确定系统目标与规划的同时，加强对手工系统的研究与分析，以更好地制定和实施计划和方案，对各个处理环节的权限和职责做出明确规划，以最小的成本利用电算化为企业创造最大的利益。

2、建立规范有序的业务流程和管理模式。电算化系统的运行阶段电算化安全控制虽然难度大，但只要制定详细的工作规程，建立规范有序的业务流程和管理模式，实行日常工作制度化管理就能确保信息系统的安全可靠运行。

3、财务软件和计算机是会计电算化信息系统的重要组成部分。在实际配置中，要注重产品自身的质量和档次，也要考虑自身的情况和需要。选择时，一方面要符合经济效益原则，另一方面要保证会计数据安全可靠，能及时提供日常维护，版本升级和软件再开发。制定详细的工作规程，建立规范有序的业务流程和管理模式，实行日常工作制度化管理就能确保信息系统的安全可靠运行。在日常的工作中要求电算化工作人员即使备份不单单利用软件本身的备份功能还要求系统管理员及时集中将数据和账务金性别，同时应该加强电算化管理人员应对重大事故时的能力做到忙而不乱将损失降到最低，同时加强系统的防病毒入侵工作尽可能做到财务系统的相对封闭运行，及时更新防杀病毒软件，充分运用加锁存储设备，采用网络防火墙技术身份认证技术等一系列可以提高安全系数的措施。结论：随着我国经济的繁荣发展和市场的全面开放，我国的经济已迅速融入世界经济之中，必将对企业的信息进程产生新的推动，提高会计工作水平和会计信息质量，使我国的会计电算化工作更加健康、高效，加速实现企业的信息化进程。

4、提高会计人员素质，促进会计工作规范化。实现会计电算化后，原有的会计人员有更多的时间学习各种管理知识，还可以通过学习掌握电子计算机的有关知识，使得知识结构得以更新，素质不断提高。

5、保证会计核算质量，促进会计职能的转变。在知识经济时代，随着计算机及网络技术的不断发展，会计电算化对会计数据提出了一系列规范要求，数据在输入处理过程中运用多种功能检验、排错，并能及时发现和纠正错误，在很大程度上解决了会计手工操作中不统一、不规范、容易出错等诸多问题，杜绝了过去会计人员因工作忙记账不及时、错行、串行、随意涂改、会计资料不清晰等现象。那么，在保证了会计工作的质量的同时，也使财务人员有更多的时间去学习如何参与企业的经营管理。然而，会计如果真正能发挥其管理、预测、决策以及控制功能，不仅需要丰富的内部财务会计信息，而且还需要丰富的外部信息，如国家政策信息、市场销售信息、物价变动信息等等。企业如果想更好地利用会计电算化这一资源，便要求企业转变其会计职能，提高企业的综合竞争力。

会计电算化在我国中小企业的普及，它在给会计人员带来方便快捷高效的工作方式的同时，无疑也增加了信息的安全隐患。当然，任何事物都不是完美无缺的，企业应在使用中不断地发现问题和改进问题，以《会计法》、《会计电算化管理规范》为基本准则，并切实的加以执行，建立严格的内部控制制度和会计人员管理制度等，充分发挥电算化会计系统的准确性和高效性，为企业的管理层提供准确及时的决策信息，使会计电算化更趋于成熟、完善与普及，更好地为企业服务。

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