建立“全院共享、流程自动”的人力资源信息系统

卫志刚

建立“全院共享、流程自动”的人力资源信息系统

卫志刚

信息化是医院人力资源管理发展的一种趋势。本文以某县级医院人力资源管理信息化实践为基础，提出借助商品化软件、内外网结合、全院共享的信息化思路，通过细致筛选软件产品、医院主导软件实施、运行中持续改进等具体做法，实现实施技术向医院的成功转移，捋顺薪酬管理流程，建立全院共享的人力资源信息系统。人事信息系统的建立提高人事信息的利用效率，为医院的管理决策提供有效支撑。本文总结建设思路和做法，为其他县级医院人力资源信息化建设提供借鉴。

人力资源管理；信息化；人事软件；信息共享

人力资源是医院的“第一资源”[1]，医院间的竞争归根结底是人力资源的竞争，人力资源的管理水平直接影响医院的持续发展。然而，医院人事相关信息分布在人事、科教、医务、经管等各个部门[2]，收集效率低，难以进行有效整合和充分利用，不能适应人事管理向人力资源管理的转变。

现代信息技术是当今科技发展的主导领域，正广泛应用到社会的各个方面，我国医院正不断将信息技术应用到管理的各个方面，许多医院已经建立医院信息系统（HIS）、图片存档及通信系统（PACS）、实验室信息系统（LIS）、电子病历、办公自动化系统（OA）、财务核算系统等系统，而人力资源管理的信息化处于相对滞后的位置，人力资源信息化是信息时代人力资源发展的必然趋势，是企事业单位的核心竞争力[3]。但是有关医院人力资源信息化的理论探讨多，真正做成应用的少，特别是有关县级医院建立全院共享的信息化实践资料很少。延庆县医院成功建立人事信息系统，取得初步成效，现将人力资源信息化中的一些经验与做法报道如下。

1 思路

1.1 建立全院共享、流程自动的人力资源信息系统 目前，医院人力资源信息化状况，主要有以下3类：（1）单机版的信息系统，只能在1台计算机上使用；（2）部门内的共享系统，一般在人事部门内部共享[4]；（3）跨部门的共享系统，一般在几个部门之间共享，未能实现人事业务的自动流转。这3类应用都是人力资源信息化的不断探索，但是信息共享的范围和开展的业务都很有限，不能满足人力资源管理的进一步发展。

本院建立的人力资源信息系统要达到“全院范围”的信息共享，将人事、科教、财务等各部门管理的人事信息都整合到信息平台，院领导、职能部门、业务部门和普通职工都能在这个平台上分享相关信息；在信息共享的基础上，建立业务操作平台，实现人员调配、加班审批、工资变动及发放等人事业务在用户之间自动流转。

1.2 采用内外网结合、B/S架构的实现方法 为确保患者信息安全，一般医院的HIS、电子病历等业务系统同广域网是物理隔断的，这种完全隔断的局域网，本院称为“内网”；为利用广域网资源，医院还建有同广域网相连的局域网，本院称为“外网”。内网计算机主要分布在业务科室；外网计算机主要分布在职能部门。

为实现信息的全院共享，在财力有限的情况下充分利用现有资源，采用在内、外网同时部署服务器的实现方法，其中外网部署“主”服务器，因为人事信息的日常维护和业务操作大多在职能部门；内网部署“备份”服务器，定期将外网服务器数据恢复到内网服务器，方便内网职工共享信息。

人力资源系统有2种架构：（1）Client/Server（简称C/S），C/S 需要在每个用户的电脑上安装软件，安装和维护成本较高；（2）Browser/Server（简称B/S）架构，B/S只需要在服务器上安装一套系统，所有用户就可以通过网页登录操作[5]，B/S是信息系统的发展趋势，本院采用B/S的系统架构。

1.3 采用专业的、商品化的人力资源信息系统 医院实施人力资源信息系统通常有4种方法：（1）内部IT部门自行开发；（2）由外部软件开发商定制；（3）使用商品化人事软件；（4）使用

ERP（enterprise resource planning)的人力资源管理模块[6]。自行研发需要较高的软件开发水平，一般医院很难达到。并且花费的人力、财力、物力并不低。外部软件商定制需要清晰的业务需求，一般医院很难准确提出，往往导致开发工程师理解偏差，实际应用问题很多，且单独定制费用高，性价比不佳。使用ERP的人力资源管理模块需要医院有较好的ERP系统，大多数医院并不具备。

商品化人事软件经过市场的竞争锤炼，能够不断听取用户的意见，对软件进行更新升级和有效维护，具有不断完善的内在动力；且商品化人事软件在我国已经历20多年的发展，功能日趋成熟，价格低廉，能被一般医院接受，本院采用了商品化人事软件的建设方法。

2 做法

2.1 细致筛选软件产品 采用2个选择原则：（1）功能性原则。软件功能要具有扩展性，各种设置要足够灵活，能够适用各种情况变化。（2）经济性原则。软件性价比要高，总体费用同医院实际相适应。

为做出准确判断，本院开展了如下调研：（1）听取厂家介绍。先后邀请6个厂家来院演示，每家讲解一整天，详细介绍各个功能和解决方案。（2）试用软件。对厂家提供的试用软件或账号，按照讲解的功能进行逐一测试。（3）考察其他单位。先后到用过软件的6家单位进行实地考察。调研考察中共做了2万多字的详细记录，分析比较后，选择合适的软件产品。

2.2 以“医院为主导”的软件实施 管理软件的成功实施是：三分软件、七分实施[7]，实施工作在信息系统的建设中至关重要，但有些医院对实施工作重视不足，完全交给软件厂家，由厂家主导实施。厂家工程师具有尽快完成工作的内在冲动，如果没有客户监督，实施质量往往粗糙，不能满足管理需要，导致信息化失败。

在系统实施中，本院是由“医院人事部门”主导的。厂家工程师对软件的实现方法比较了解，但对医院管理理念、流程、规则不太熟悉，而本院对医院管理非常熟悉，但对软件的实施方法不甚清楚；在实施过程中，双方有一个相互学习的过程，由谁主导实施往往取决于谁学习得更快，谁更能掌握项目的全部知识。本院人事部门积极参与到实施中，设计思路，讨论方案，顺利承担了项目实施的主导角色，成功完成实施工作。

2.3 运行后的优化调整 系统上线后，人事信息的共享范围不断扩大，人事业务流程不断增多，运行中的新问题需要优化解决。本院开展了如下工作：（1）操作简洁的优化。信息系统面对的是全院职工，各用户对计算机的熟悉程度、信息共享和业务操作的内容及频率各不相同，复杂的操作界面影响用户对系统的接收程度和信息系统的利用效果。为此，本院采用“能简单尽量简单”和“确保不比原工作复杂”的优化原则，对界面进行简洁的优化调整。（2）业务方案的优化。随着业务流程的应用和扩展，有时出现运行中的逻辑漏洞，有时出现用户的需求变动，有时出现流程间的相互冲突，都需要对业务流程进行重新设计和完善。为此，本院采取“一般运行漏洞2小时内解决，大的方案调整1天内完成”的优化原则，保证系统的正常运行，完成各种方案的优化调整。

3 效果

3.1 实现人事信息的全院共享,有利于各级领导的管理决策 信息系统将人事、科教、经管等各部门人事信息集中起来，建立基本信息、学历子集、培训子集、工资变动等70多个子集；每个子集又有姓名、部门、身份证号、籍贯等若干字段，共建立1000多个字段；形成比较完备的人事信息数据库。人事信息的日常变动，由各部门分子集来维护，直接登录信息平台进行操作。

信息的共享通过授权账户来完成，根据实际管理范围，设立50多个权限不等的授权角色，然后将各角色授权给各账户，个人通过登录账户就可以共享相关信息。参与人事管理的院级领导、人事部门人员、中层干部及普通职工都可在共享平台上工作和交流，获取相关人事信息，有利于各种管理分析与决策。

3.2 实现报表自动取数和流程自动化，提高数据的准确性，节约管理成本 先后设计登记表、花名册和统计表3种类型150多个报表，报表可以自动取数，使费时费力的数据统计变得简单高效。建立组织机构管理、职称晋升、科室调动、薪资变动、社保管理、信息维护6大类共110多个业务流程，通过设计业务节点和审批角色，实现人事业务的自动流转。

报表工具和流程设计，不仅提高数据的准确性，而且节省管理成本。通过初步计算，本院信息系统运行1.5～2年的人力物力节省，就可抵消投入的软件和硬件费用，取得较好的经济效益。

3.3 “工资调整”和“工资发放”整合到一个平台，捋顺业务关系 “工资发放”原来在财务软件完成，但“工资发放”跟财务记账的关系较为简单，而跟人事部门的“工资调整”关系紧密，将“工资发放”放在人事信息平台效率更高，更能充分利用全院共享的网络优势。“工资发放”不仅涉及到人事部门的工资调整，而且涉及到业务科室的加班夜班上报、奖金二次分配总额的下发、职工奖金明细的上报等工作流程，范围广、审批环节多，在信息平台运行可以实现数据的准确传递和自动计算。本院将“工资发放”整合到人力资源信息系统，既实现流程的自动传递，也实现工资的自助查询，还方便人事部门的人力资本分析、考核激励体系的优化，捋顺人力资源管理的业务关系。

4 讨论

4.1 人力资源信息化建设需要统筹规划、分步实施、不断完善 人力资源信息系统建设是一个系统工程，必须同医院的管理实际相结合，不能好高骛远、追求一步到位，需要做好统筹规划，各模块的功能扩展要同管理发展步骤一致，分步推进实施，不断进行完善。

4.2 积极参与实施过程，完成实施技术向医院的转移 人事管理的规范化程度较低[8]，大多数医院都处于人事管理向人力资源管理的转变中，管理的流程、规则处于变化中，如果不能实现实施技术从厂家向医院的转移，那么就不易随着管理的发展而及时调整系统。实现技术转移的最佳途径是积极参与实施过程，本院在实施过程中，认真向厂家学习，实现了技术的完全转移，为软件的优化调整和功能扩展奠定了坚实的基础。

[1] 杨红宾，加强人力资源管理以提升医院品质的实践［J］．中华医院管理杂志，2011,27(12)：903-905.

[2] 李竞玮，王凡，卢清玲．构建医院人力资源管理信息系统的设想［J］．现代医院管理，2011，9(4)：52-55.

[3] 王乐园，焦艳丽．加快人力资源信息化进程，扩展人力资源管理新视角［J］．当代医学，2009，15(4)：26-27.

[4] 王霞，司马小芹，王文京.从单机版操作到网络化管理[C]．2005年北京医院管理学术年会论文集，2005.

[5] 陈明菊．医院人力资源管理信息系统［D］．大连理工大学，2008.

[6] 陶蓉．医院人力资源管理信息系统的研究［D］．上海：上海交通大学，2007.

[7] 杨微，杨莹莹．人力资源应该如何配合ERP系统的实施［J］．经济研究导刊，2010，2：61-62.

[8] 曾雪兰，罗丽云，曾怡婷，等．惠州市卫生系统人事电子档案使用情况调查［J］．中国卫生产业，2012，9（15）：179.

Informationization is a trend of Human resource management in a hospital. Based the practice of human resource management informationization in a County-level hospital, the article put forward the idea of information such as using commercial software, combining internal and external networks, and sharing of information in all staffs. Through careful selecting software products, leading the software implementation by the hospital and continuous improvement in operation, the hospital got the successful transfer of technology from the company to the hospital, straight the compensation management process and established human resource information system in which all the staffs can share personnel information. Through the above work, the established information system improved the utilization efficiency of the personnel information and provided effective support for management decision-making in the hospital. The ideas and practice which the article summarized can offer reference for other Countylevel hospital in human resource management informationization.

Human resource management; Informationization;Electronic human resource;Information sharing

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.19.006

北京 102100 首都医科大学延庆教学医院 （卫志刚）