严格制度规范管理努力提高人事档案管理工作水平

盛海丰（河南濮阳中原油田采油五厂党委组织科，河南濮阳 457001）

严格制度规范管理努力提高人事档案管理工作水平

盛海丰（河南濮阳中原油田采油五厂党委组织科，河南濮阳 457001）

为更加深入地掌握人事档案管理工作情况，进一步总结工作经验，查找问题与不足，完善人事档案管理工作方法，推进档案管理工作更好的为人才队伍建设服务，我们采取个别交流、翻阅资料、实地查看等方式，对人事档案管理工作进行了专项调研。

人事档案；管理；水平

1 基本情况

截止目前，采油五厂用工总量3577人，其中各级干部868人，党员1256人，涉及各种档案材料近十类。2014年度，紧紧围绕本年度调研重点，结合实际情况，严格按照活动安排，对党委办公室、人力资源科、纪检监察科等17个机关科室和22个基层单位的人事档案规范化管理、信息化建设、档案材料的收集和鉴别、资源的盘活和利用、材料的安全和保护、工作队伍建设等方面展开调研，详细掌握了档案管理工作现状。

2 主要做法

2.1 信息化建设

根据科室职能，党委组织科建立健全了中层及以上干部数据库、一般干部数据库、技术干部数据库和所有党员信息库，人力资源科建立健全了全厂人员的信息库，做到姓名、籍贯、名族、学历、职称等个人档案信息不缺项、不漏项。

2.2 档案材料的收集与鉴别

遵循真实、完整、及时、规范的原则积极收集人事档案材料，并根据发展改革和人力资源、组织人事工作的需要，不断充实完善档案内容，重点收集反映员工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料。定期每年对本年度干部德、能、勤、绩、廉等情况变动的档案进行审核。

2.3 材料的安全和保护

按照档案材料“安全保密、便于查找”的原则，对数据库等相关电子档案信息进行加密设置，由专人负责维护、利用；对纸质档案材料进行加锁保存，钥匙由专人保管，并存放在防火、防盗、防光、防潮、防有害生物的物质环境相对较好的库房里。档案材料在移交前由人力资源、组织人事部门妥善保管。

2.4 资源盘活和利用

根据岗位特点和工作需要，提取相关档案信息，建立专用的电子档案信息库，实现方便、快捷地查阅干部人事电子档案，既保证了工作的准确性，又提高了工作效率。日常管理工作中，坚持每完成一项工作，备份存档一套材料，年终整体装订。

3 存在问题

3.1 信息化管理水平有待进一步提高

干部数据库中类似家庭住址等不常用信息，由于没有及时更新造成人员信息滞后，给工作带来了不便；基层大部分单位没有利用计算机辅助管理干部人事档案工作的意识，有的没有建立数据库，就算建立的数据库，也没有对信息进行及时更新，使干部人事档案处于动态管理中，“书到用时方恨少”的情况比比皆是。

3.2 管档人员业务素质有待进一步增强

基层单位没有专职或兼职管档人员，接触管档人员都不是把主要精力放在档案管理上，而且各单位人员变动较大。

3.3 档案管理质量有待进一步夯实

有的基层单位实际工作中没有能及时收集、归纳和整理档案材料，就算收集了，也没有对材料的真实性、完整性、规范性进行核实鉴定；有的单位收集的档案材料甚至出现错别字、涂改、字迹潦草、日期填错、用纸随意等低级错误。

4 意见建议

4.1 规范管理，加大保障力度

4.1.1 建立健全制度

“用最简单的话来概括物流市场发展的特点就是四个字：降本增效。而这也符合市场经济中对资源最大化整合的诠释。因此不论物流的并购事件发生在这个地球的哪里，都是遵循着物流发展的方向。”David Chou表达了同样的观点。

首先，严格按照“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”，研究制订并下发有关干部档案管理的规定性文件制度，明确档案分级管理、经费保障、人员及硬件设施的配备，确保档案的安全；其次，坚持执行各项制度，用制度约束和规范管档人员的行为，落实干部人事档案收集、归档、审核、整理等程序，规范档案的形成、移交过程中的安全性、保密性，杜绝因制度不健全而出现的错误。

4.1.2 规范信息化建设

健全干部人事档案信息化收集网络，及时掌握形成档案材料的信息，主动向档案材料形成部门和其它有关方面收集档案材料；健全人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将干部档案资料整理输入电脑，通过相应技术处理，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行电脑操作。

4.1.3 严格监督考核

为了保证档案的完整性、安全性、保密性，必须建立健全档案工作管理责任追究制度，加大对管档人员的监督和考核，严格落实规范程序，做到转入、转出、接收材料有登记，结合实际开展经常性的档案审核，对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

4.2.1 完善管档人员机制。一方面注重加强基层干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员或优秀干部兼职从事干部档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。另一方面兼职档案员应保持相对稳定，使他们能够用足够的时间和精力做好档案工作，只有这样，他们在档案工作中才能够有一定的业绩。管档人员机制完善了，档案工作才能有所成效。

4.2.2 提高管档人员素质

一方面要加强档案员的业务培训，组织参加各级举办的业务培训班、进修班、竞赛、档案知识讲座、经验交流会、研讨会等，提高档案员的业务水平和工作能力；另一方面做好咨询服务，请示上级主管部门强化业务指导，积极为基层档案员排忧解难，确实让档案管理的“门外汉”成为档案管理的行家。

4.2.3 增强档案管理质量

坚持程序化收集、整理干部人事档案，做到材料鉴别上求准、材料规范上求精。掌握材料形成的规律，提高工作的效率，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化、效率化，切实提高档案管理质量。