分析档案部门应急预案管理

张玉颖(哈尔滨日报报业集团有限责任公司)

分析档案部门应急预案管理

张玉颖
(哈尔滨日报报业集团有限责任公司)

摘要:对于档案部门来讲，确保档案安全是非常重要的。通过重视对档案安全应急预案的管理可以有效的保证档案的安全，同时还能对档案部门的应急反应能力进行训练，加强档案部门档案管理体系的构建。现阶段我国档案管理部门的应急预案管理仍然存在着一些问题，例如，档案安全应急预案管理体系建设并不完善，并且其主要内容太过形式化，并没有合理的考核办法等。

关键词:档案;安全;应急;预案;突发

1　加强档案部门的应急预案管理有着非常重要的作用

1.1制定应急档案管理预案是确保档案安全的重要方式之一

在人类社会不断的发展过程中，众多的自然灾害以及人为的破坏对档案都造成了极大的损失，并且这种损失与破坏都是一个不可逆的的过程。所以，为了将这些突发情况所造成的损失降低到最小，构建科学合理的档案管理应急预案就显得尤为重要，通过加强档案应急预案管理可以有效的为应对突发情况做好充分的准备。

1.2通过加强应急预案的管理提高档案管理部门对突发事件的应对能力

应急预案是在遇到突发紧急情况时的一个处理方针，可以高效的应对突发情况，并且这也是提升档案部门处理突发情况能力的一个重要方式。作为我国的档案管理部门来讲，应该构建出完善的应急预案管理体系，并且明确在这一体系中有关人员的主要职责，将工作落实到每一个人，组建出具有高效应对突发情况的管理规定，对档案管理部门的应急预案进行规范，这样对在突发事件出现时作出快速的反映有所帮助;通过制定科学合理的应急预案对档案工作人员对可能发生的一些突发事件进行了解，同时掌握一些突发事件的发生情况，尽可能的防止突发事件进一步的扩大，同时要也数值应急的救援方式以及范围，这样可以提升处理应急事件的主动权。也可以在应急预案制定以及管理、培训的过程中，不定时的进行突发事件处理的模拟演练，有针对性的帮助档案管理人员树立起危险意识，同时也有助于加强应急预案模拟演练的实效性与科学性，进一步的加强档案管理部门的处理突发事件的能力。

2　档案部门应急预案管理过程中存在的问题

随着我国对档案管理工作的重视程度不断提高，我国档案管理部门也开始进行突发事件应急预案的制定工作，虽然经过多年的努力，并且突发事件应急预案的制定工作已经取得了一定的成绩，并且很多档案馆已经构建了防范以及应对突发事件的预案，并且突发事件处理的应急预案也越来越受到重视。但是在实际的工作过程中，仍然存在一些问题。2.1制定的应急预案种类少并且相关的体系并不完善

现阶段，档案部门依然存在着对突发事件应急预案的管理工作缺乏重视以及防范意识，并且应急预案的体系建设欠缺的情况广泛存在。并且有极个别的档案部门并没有根据自身的实际情况制定出相应的应急预案。根据应急预案的分类来讲，作为档案管理部门均以制定预防自然灾害类的应急预案为主，而对人为破坏情况的应急预案制定的较少，这就使得档案管理应急预案并不全面。

2.2应急预案的形式过于形式化

通过调研分析后可以发现，绝大多数的档案管理部门所制定的应急预案都过于形式化，并且很多应急预案的内容很空，没有实际的内容，并且所制定的预案与实际具有较大的差距，在实际的操作过程中受到较大的限制。同时，档案部门在进行应急预案编制的过程中，大都是互相抄袭，只是为了应对相关部门的检查，并没有结合自身的实际情况进行制定。正常来讲，应急预案的落实机制是否完善也在一定程度上影响着，应急预案的可操作性。应急预案通常都具有较强的紧迫性以及实效性，并且都是将档案的抢救工作作为是重点、核心，这就要求在制定预防机制的过程中要将责任进行分级落实，落实到人。就现阶段我国的档案应急预案来讲，不是健全，缺少健全的风险等级评估系统，并且在进行档案存放的过程中将贵重的档案进行集中存放的情况并不多。这种情况也对应对突发情况造成了一定的影响，一旦有突发情况发生，会造成不能及时的将珍贵的档案进行集中抢救或是在抢救的过程中不能很好的分清主次。造成抢救效果的不理想。

2.3应急演练不充分，缺少必要的应急联动

在档案管理部门制定出应急预案后，需要不定期的进行应急演练工作，例如，在事先没有任何通知的情况下，进行突发性火灾的应急演练，对档案管理部门处理突发性火灾的能力进行检查，可以有效的评估出应急演练预案的有效性。现在很多档案馆都非常重视对应急预案的演练，但是仍然存在着提前通知，用很长时间进行准备的情况，在突发情况发生时，并没有过多的准备时间，并且仍然存在着一些档案管理部门所制定的应急预案基本上属于是上交材料，没有任何实用性。

2.4要重视对应急预案的制定与完善工作，确保应急预案的实效性

对于应急预案来讲，并不应该是千篇一律一成不变的。为了确保应急预案的指导性，各级档案管理部门应该根据自身的情况对应急预案进行修订与完善，从而确保应急预案的实效性。

为此，档案部门应该把握好以下两种情况下的档案应急预案修订与完善工作:一是在模拟演练或应急处置结束后，针对档案应急预案的启动和实施过程中所暴露出的问题和不合实际之处，档案应急预案编制小组要高度重视，认真抓好应急预案的修订完善工作，对预案内容进行补充与完善，对预案版本进行升级，建立健全符合档案部门实际、科学高效、操作性强的应急预案;二是随着环境的变化，编制出来的应急预案也需要定期加以修订与完善。档案部门必须根据实际情况，根据应急管理法律法规的出台进一步修订与完善应急预案。档案部门在开展应急预案修订完善工作过程中，需要明确分工，责任到人，明确预案的修订范围与要求，将预案中暴露出的不科学或错误的条款予以调整或更正，将新的内容、新的要求补充到应急预案中去，使应急预案更加符合新形势下档案部门应急管理工作实际，更加科学合理，切实可行。

参考文献:

［1］冯惠玲.公共危机管理启示录——对SARS的多维审视［M］.北京:中国人民大学出版社，2003: 178.

［2］孙洪鲁，王宜欣.北川受损档案抢救与修复技术［J］.中国档案，2009，(5) : 35.

收稿日期:2014－12－18

中图分类号:U492

文献标识码:C

文章编号:1008－3383(2015)05－0187－01