浅析如何加强油田企业档案信息化建设

陆赟芸(天津市大港油田滩海开发公司，天津 300000)

档案是企业的重要知识资产和核心信息资源，档案工作是企业基础工作的重要组成部分。油田企业档案工作正处于发展的关键时期和有利时期，在推进低成本发展、深化改革、依法治企等重点工作中，档案业务有着特殊的任务和作用，既要充分认识新形势下档案工作的重要地位和作用，为发展大局和中心工作做好档案服务，也要积极适应新形势，完善制度依法合规管理，开源节流降本增效，搞活机制增加活力，全面提高档案工作的科学化管理水平，加强档案工作的信息化建设。

1 档案信息化建设

1.1 提高对档案信息化认识

在档案信息网络系统的建设过程中，要把信息化建设作为档案管理科学化的一项重要任务，按照集约化、专业化管理的思路，从思想上加以重视，充分认识其必要性和重要性。以项目档案管理为例，项目启动时，该项目档案管理工作便纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入项目闭环管理岗位职责，与项目建设管理同步实施；加强与上级主管部门的沟通，加强与监理、总包的沟通，增强建设工程技术人员档案意识，不断提高业务能力和自身素质；坚持“三同时”原则，即与合同、工程进度、工程验收同步；坚持将项目档案管理纳入到项目经理责任制中、纳入工作考核体系，提高绩效合同中档案工作权重等方法，保障档案职能的有效发挥；通过组织培训、帮扶指导、工作交流等多种形式，推动档案工作健康发展。

1.2 创新档案信息化管理模式

积极开展档案数字化工作，创新档案管理模式，才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司档案资源，实现实体集中、资源共享，逐步完成其他单位档案资源整合，最终实现专业化管理模式；或者采取委托保管的形式，充分利用社会资源解决档案保管问题；条件成熟的系统要与档案管理系统集成，避免归档部门重复录入数据或数字化扫描，充分发挥系统集成优势。或可以结合各自实际，积极探索符合自身发展需要的档案管理模式。积极推进档案工作机制创新，制定实施细则，加强宣传指导，夯实各项基础工作；另一方面要借鉴其他公司经验，结合业务特点和工作实际，开展管理创新，全面提高管理水平。积极推进评价方法创新，实践证明档案工作评价是推动档案工作发展的有效抓手。

1.3 加强档案队伍建设

建设一支业务精湛的专业化队伍，是适应档案发展新形势、新常态的关键。要重视档案队伍建设，为档案部门配备坚强有力的领导班子，赋予档案部门和人员相应的待遇和地位。档案是一门管理性质的专业，管理日趋信息化、智能化，要严格把好人员的入口关，尽可能选择有专业基础，有发展潜力和学习能力的员工，摒弃用传统观念把档案作为安置性岗位的思想和做法。切实加强在岗人员的培训工作，充分利用专业培训、远程教育等方式，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质，确保新进人员通过培训考核全部持证上岗。适时开展竞赛活动，激励广大档案工作者学习知识、学习技能，提高业务素质。

1.4 推进档案信息化建设

继续深化应用档案管理系统，以建设数字档案馆为目标，充分利用系统开展业务管理，提高档案工作效率和服务水平，推动档案工作的现代化。加强电子文件归档工作，以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子文件同步归档，确保归档电子文件的完整准确。按照档案数字化规范要求，加快“存量数字化”步伐。加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。科学整合档案资源，将所属单位档案资源全面纳入管理范围，实现跨全宗统一管理，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和高效利用。按照方便利用的原则，在确保信息安全的前提下，进一步调整查阅权限，简化利用手续，推进网上查阅，提高利用效率。

2 结语

档案信息网络的建立可以提高档案信息收集的齐全性和时效性，使档案信息的利用不受地理位置和时间的制约，档案信息多方利用成为可能，实现资源共享；可以加快学术交流，提高档案人员的学识水平；可在更大的范围宣传档案及档案工作，提高人们的档案意识；使档案工作能更好地适应新形势的发展，为企业工作能更好地适应新形势的发展，为企业的各项工作提供凭证和依据，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。以创新的理念和科学的方法，推动档案工作的科学发展、长远发展。

[1]巩颖勤.关于企业档案信息网络建设的探讨[J].石油地质与工程，2008.5.