浅谈如何做好新时期下档案的保密工作

刘桂菊(黑龙江省公路勘察设计院)

浅谈如何做好新时期下档案的保密工作

刘桂菊
(黑龙江省公路勘察设计院)

摘要:做好档案保密工作是档案工作中的重要内容，必须从保管、开放、利用等多个环节引起高度重视，并要处理好档案保密与开放利用间的关系，确保档案资料的完整安全，真正做到维护国家和集体的利益。简单阐述了在档案资料保管、开放利用中怎样做好保密防范工作的重要性，档案保管、利用和开放过程中的保密方法、措施及原则等方面，积极做好档案保密工作是保证档案在保管、使用开放中的完整齐全的根本意义。

关键词:档案管理;开放使用;保密;防范工作;重要作用

中图分类号:F283

文献标识码:��: C

文章编号:��:1008－3383(2015)01－0198－01

收稿日期:2014－11－22

1　强化档案资源保管过程是提高档案保密工作的重要途径

1. 1全面提升档案工作者的综合素质

档案工作人员具有知密早、知密多、知密深等特点，因此有较为特殊的身份和地位。所以，档案工作人员对档案资料的保密性负有十分重大的责任。档案工作人员的业务能力、专业素养及综合素质能够切切实实地关系到档案资源保密工作的好坏。工作人员不仅要具备严谨负责的工作责任心、较强的事业心和高度的保密意识。特别是在档案资源利用的全过程中，既要严格履行审批和登记手续，还要不管在什么样的场合都严守秘密、守口如瓶、万无一失。

1. 2不断建立健全规章制度

档案工作者要熟练掌握保密知识，建立健全严密的规章制度，强化档案保密工作责任制。一是根据国家保密工作的各项有关规定，从本部门的工作实际出发，建立健全相应的档案保密制度。如《档案保密工作职责》、《泄秘事件管理规定与办法》、《档案资料查借阅规章制度》、《档案人员保密责任制》等等一系列规章制度，做到有章可循、有规可依，确保不失泄密，确保档案的安全性; ;二是要细化规定，明确界限。首先要对档案的使用、存放、销毁等各个环节实行严格的管理负责制;其次根据不同的档案使用者来确定、执行不同的审批登记手续，为深化档案保密防范工作奠定坚实的基础;三是要做好监管工作，确保规章制度的执行力度。

1. 3全力做好档案涉密要害部位的保密管理工作

做到“保守机密慎之又慎”，档案室是档案保密管理工作的重点要害和重点防范部位，要采取科学有效的措施加强档案室的安全防范工作。档案室的安全管理可以说是做好档案资源的保密、维护档案信息的安全完整的基本保障。首先，配齐配全档案室的各种保密设施设备。要配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控等等仪器设备，同时要做好这些设备仪器的定期检修、维护工作;其次，档案室要制定专人管理负责制，严格履行工作职责，认真执行档案室相关管理制度;然后，涉及国家秘密的档案要做到单独保管，要存放在带有密码锁的文件柜;最后，要减少档案的破损率，进一步延长档案使用的寿命。如，磁盘、光盘等容易损坏的存储介质应存放在专用的消磁柜，硫酸纸图等易破损的档案资料要注意做好防潮、增湿等工作。同时加强日常监督管理，做好隐患排查治理工作。

2　加强科学的开放利用是做好档案保密防范工作的重要保证措施

2. 1进一步加强档案案卷的监管工作力度

(1)监督管理工作。监督管理是为了更好地做好档案利用过程中保密防范工作，它既能有效的防范档案资料利用过程中的各种不良的行为，又能保证档案资料的安全完整。根据结合本单位本部门档案管理工作的实际情况，档案资料的利用监督可以从以下几个方面进行具体的实施:一是要不断完善前期审查、借阅等相关规章制度，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失泄密;二是加强监督措施，不断强化制度执行力度。在开放利用档案过程中，要认真了解和掌握档案利用人的各种动机，根据不同的利用对象的不同目的及要求，进一步加强监督保护工作。在本单位本部门条件允许的情况下，档案室还要安装监控设备，避免档案的损失。

(2)正确区分档案保密与利用的关系。档案工作人员要做到保守国家秘密，不仅要悉知相关的保密法规，还要掌握了解其工作中的档案的保密工作。但在生产工作实践中，有些同志过于强调保密要求，促使档案工作存在重保轻用、利用不足等问题。从而出现档案得不到应有的利用等现象，导致一些有利用价值的档案长期被弃一隅，进而成为废纸，造成了另一种形式的浪费。因此，档案管理工作者要不断基层，了解现实状况，与时俱进，进一步推动创新、改变思想观念，切实加强档案保密工作。保密的档案应做好保密防范工作，同时还要认识到保密保管与开放利用，这两者之间的辩证唯物关系。档案的保密防范工作的目的是为了更加科学、规范、安全、有效地对档案进行利用，它是有时间、地点、范围限制的对档案进行利用，因为怕失泄密而不用，只会令档案资料失去其自身存在的意义、价值。除此之外，还要不断地注意档案的开放利用是建立在保密防范的前提基础上的，切勿无节制、无限制的开放利用，从而给国家、社会及个人带来不必要的危害和损失。因此，对档案管理工作来说档案资源的保密与利用都非常重要，决不可顾此失彼，浪费资源。

2. 2进一步抓好档案资源开放过程中的保密防范措施

(1)进一步加强“三审”工作。档案审查工作既是一项档案案卷开放前十分重要的工作，还是开放档案资源十分关键的环节。档案资料的审查主要是为了科学准确地区分和判定档案开放与控制的使用范围。该工作的实施具体可分成三步来进行:一是进行初审，档案工作者根据档案工作中涉及的保密法规，认真的对开放期限内的档案案卷进行审查，初步判断并明确其开放与控制使用范围;二是由具有较高的专业素养、熟悉掌握保密法规、业务能力较强的档案管理者进行中审，审查初审中没能判定的开放与控制使用的部分档案，以确定初审后的档案的取舍。三是由主管领导来进行最后的终审，要结合初、中审中提出的情况再进行分析审查后，最终决定与批准档案资料是否需要进行开放利用，并明确档案案卷开放利用的范围。

(2)进一步做好涉密档案案卷的解密工作。档案秘密等级在《保密法》中有明确的等级划分，划分并确定档案案卷的密级程度是为了让档案工作者依据档案案卷的秘密等级好采取与之相应的管理措施与方法。但档案资料的秘密性不是永久性的，档案案卷的保密期限一旦到期，它就失去了为其继续进行保密管理的价值与意义，因此对于已经解密的文件就不能按原来的管理模式进行管理，而是应该按照公开文件的相关规定来进行管理。做好已经解密的档案的开放、使用工作要做好:一是要不断提升开放档案的质量;二是要进一步建立健全档案编号;三是要建立新的检索工具;四是要做好档案副本的准备工作，不断提升档案资料使用寿命。