人事档案管理存在的问题及对策

王丽花

(黑龙江省交通科学研究所)



人事档案管理存在的问题及对策

王丽花

(黑龙江省交通科学研究所)

档案是信息的重要载体，是主要信息源。规范人事资料档案工作，提高档案管理水平，发挥档案管理的机密性、 充分认识到档案管理工作的重要性，及时解决档案管理工作中遇到的问题。本文分析了人事档案管理中出现的问题入手，阐述了做好档案管理工作进行了深入的探讨。

人事；档案管理；问题；对策

1 档案管理工作中存在的问题

(1)材料收集不便缺损严重。由于事业单位机构改革管理体制的变化，实行了双重管理后，部分人员变动之后，工作岗位档案没有收集整理归档。档案工作不能适应现在的管理需求。没有档案工作的领导建立，管理机构和网络层层档案工作领导小组配备不完善，对档案的收进和移出、案卷的数量未按事业机构统一标准整理材料归档，造成档案材料不齐不全。档案工作没有列入企业的重要议事日程，事业整体发展规划和工作计划收集存在一些误区，认为档案不是保管的事务性工作，不是主要工作，不能创造经济效益，能应付检查和查档就行了。档案工作不能适应现在的管理需求。没有档案工作的领导建立，管理机构和网络层层档案工作领导小组配备不完善，对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况记录不详实，档案室的很多资料出现修复或复制。

(2)管理力量薄弱。档案管理人员对资料整理一般都是被动应付。由于监督不及时，造成很多资料有大量资料流失。档案管理人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、收集、整理、装订等业务不太了解。档案收集工作精力投入不足，有时没有定期召开档案工作会议，很多资料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

2 促进人事档案管理工作的措施

(1)提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。加强档案培训提升业务素质。举办档案管理员培训认真学习档案现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，加强档案管理业务学习。加强档案基础工作抓好每年归档工作。提升档案工作规范化、科学化、制度化水平。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。要注意加强干部档案工作队伍建设，充分发挥档案管理人员的积极性和创造性。作为档案工作人员要注重自身专业水平的提高，熟悉档案工作的基本要求，努力探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

(2)健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

(3)改进和完善档案功能。健全管理体制，发挥网络作用。档案材料要建立管理网络体系，协调从上而下的档案传递网络，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。专职档案管理人员把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。增强全员的档案管理意识，有利于档案工作的顺利开展。

(4)采用信息化管理手段。掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理信息化是信息社会对档案工作的新要求。信息化管理对档案工作提出了新的要求，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理工作者要边学习边操作，注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，运用当代科技新成果和管理新手段，学会利用计算机等现代化手段整理档案。按文件形成的先后顺序排列打印，减少手工操作，提高工作效率。

(5)做好档案管理工作,常抓不懈做好促进档案定级工作促进企业档案管理水平的不断提高。档案应该按照 “一早两严三优”的方法来操作。档案工作准备早、 行动快，不等不靠，了解和学习已归档立卷的经验做法，对档案工作进行查漏补缺。要求在整个准备过程中做到项目多不乱，确保档案资料在分类、编号、装订等各个环节中无差错。坚持开展优质服务活动。 档案收集要完整齐全，科学规范应体现全程跟踪收集和管理的原则。

总之，档案管理工作者要努力练好基本功，建立健全档案管理制度，在新的历史条件下档案工作必须要紧跟时代发展要求，利用先进技术设备配置适宜档案保存的设施，防止档案的破损和散失，认真执行国家的保密政策。确保档案的完整和安全，建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。档案管理人员以主动服务”作为工作的出发点和归宿。要端正服务态度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,从观念上更新采取有效措施，探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

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2015-04-16

U415.1

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1008-3383(2015)11-0197-01