浅谈知识管理在科研单位档案管理中的作用

秦 岭

(黑龙江省交通干部学校)



浅谈知识管理在科研单位档案管理中的作用

秦 岭

(黑龙江省交通干部学校)

知识管理是从上世纪90年代开始在全球范围内兴起的学术与商业应用课题。随着研究的深入，知识管理在各行各业中的应用越来越广泛。但目前，知识管理大多应用于企业单位，在其他性质的单位中应用尚不普遍。分析了知识管理与科研档案的相互关系，提出了基于知识管理的科研档案完善措施。希望能够推动科研单位档案管理工作的进步。

知识管理；科研单位；档案管理

1 知识管理概述

1.1 知识管理的涵义

知识管理就是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。它是组织采取的有意识的战略，它能够保证在最需要的时间把知识传递给最需要的人。利用知识管理人们可以共享信息，可以通过不同的方式把这些知识应用在业务活动当中，最终提高工作效率和业绩。知识管理的作用集中在：提高组织智商、提升组织记忆、减少重复劳动等三点上。这三点对于科研单位的重要性不言而喻。

1.2 知识管理与科研档案管理的关系

知识管理是一个动态的过程，其运动过程分为知识的采集与识别、知识的加工和处理、知识的积累与存储、知识的传播与共享、知识的创新与应用五个阶段。

科研档案记录和整理了科研课题的研究方法、研究内容与思想、科研成果等活动情况，是科研单位最可靠的知识源。科研档案具备知识管理的属性和特征，两者之间具有鲜明的契合特征。

(1)从管理对象上来看，知识管理是以知识为管理对象，着眼于知识的获取、积累、处理和创新的过程。而科研档案本身就是一种知识。科研档案管理的过程实质上就是对科研知识进行处理的过程。

(2)从管理特征上来看，知识管理侧重强调知识在业务环节实施过程中的作用，而科研档案管理的各个业务环节，实际上就是在利用现有档案管理知识，不断积累、挖掘、开发和利用科研档案信息资源的过程，也是一个转化和创造新知识的过程。

(3)从管理流程上看，知识管理流程主要是采集、处理、积累、共享与应用的过程，而科研档案管理流程是收集、整理、保管、存储、统计、编研和利用的过程，两者在管理流程上具有较强的共同点和融合性。

因此，科研档案管理应以知识管理理念为导向，不断完善科研档案的管理和利用工作，充分发挥科研档案的知识价值，为科学研究和技术转化提供知识服务，最大限度地发挥和利用科研档案知识的力量。

2 科研单位档案管理的特点

要想将知识管理应用于科研单位档案管理，首先要明晰科研档案的特点。

科研单位的工作一般以科研项目为基本单元。科研项目的流程可总结为：准备阶段、研究阶段、总结验收阶段、申报阶段和成果推广应用阶段。有别于其他性质单位的档案，科研单位的档案有其自身独有的属性。

(1)科研档案的成套性。科研档案和科研项目是密不可分的整体。其是科研项目从开题到申报整套流程的真实记录，具有成套性的特点。这也是科研档案最为显著的特征。

(2)科研档案的阶段性。科研项目一般都有一定的时间要求，既有对项目整体完成的时间要求，也有各个阶段完成的时间要求。相应的，科研项目各阶段会产生不同的档案材料，这使得科研档案具有明显的阶段性。

(3)科研档案的专业性。科研项目多针对科学理论与实践中重点和难点问题立项与研究，多为某一研究领域的前沿问题，具有很强的专业性特点，这也决定了科研档案内容的专业性。

(4)科研档案载体的多样性。由于科研课题的研究领域、研究内容、研究对象和研究方法的不同，必然会出现科研档案载体形式的多种多样，如实验数据、图片、论文、著作、研究报告、软件代码、视音频材料等。

3 基于知识管理的科研档案管理策略

(1)树立科研档案的知识管理理念。根据科研单位的工作实际，科研项目是科研档案材料产生和形成的主体，项目负责人和档案管理人员的档案意识很大程度上决定了科研档案水平和质量的高低。因此，要想提高科研单位档案管理的水平，就必须充分把握科研档案的特点，不断加强与项目负责人及研究人员的沟通和交流。提高其知识管理理念，按照知识管理事前介入、事中参与、全程监督的方法，积极开展科研档案的形成、积累、整理和归档，有效实现科研档案管理的前端控制和质量控制。

(2)优化科研档案的知识管理结构。科研档案和科研项目是密不可分的整体。因此，科研档案应与科研项目同步准备、同步进行、同步总结以及同步验收。知识管理的模式从属于扁平化组织，科研档案管理也应归入扁平化的项目管理模式，把科研档案中有价值的文件材料的形成、积累和归档任务，纳入科研工作流程、工作计划和工作责任之中，建立起科研档案管理部门和科研项目管理部门共同参与、协同管理的工作机制。

(3)促进科研档案的知识流转与共享。科研档案的开发与利用，实质上就是科学技术隐性知识与显性知识的互动。科研档案是一种隐性知识的展示，其流转和共享则是与显性知识的相互作用。科研档案服务于科研实践，是体现科研档案真正价值的唯一手段。促进科研档案的共享，首先需要对档案材料进行分析和综合，形成编研知识成果。如专题介绍、成果简介、专业图册、手册等。其次，选择合适的共享渠道，如局域网、档案管理信息系统、专题展览等。在档案共享的过程中，还要注意档案的保密性和知识产权的重要性。

4 结 论

总之，科研档案管理是一个兼具专业性和综合性的系统工程。对于知识资源密集的科研单位来说，开发和利用知识管理模式，不仅要求档案管理人员树立知识管理的理念，还需要科研项目部门的大力配合和共同努力。只有多管齐下，才能从根本上提高科研档案的管理质量和管理水平，更好地为科学研究、为社会公众提供高质量的科研档案资源的信息服务。

[1] 张世林.科研档案形成机理与管理模式的创新[J].档案学研究，2010，(4).

[2] 李华伟.知识管理的理论与实践[M].北京:华艺出版社，2002.

[3] 侯丽丽.浅析科研档案的特点及管理[J].云南档案，2008，(11).

2015-03-11

F283

C

1008-3383(2015)11-0194-01