档案科学规范化管理

刘桂菊

(黑龙江省公路勘察设计院)



档案科学规范化管理

刘桂菊

(黑龙江省公路勘察设计院)

近些年来，随着我国各项经济事业的蓬勃发展，档案管理工作也受到了越来越多人们的高度重视，不仅仅因为档案管理工作有利于完善各项事业的制度开发，最重要的一个科学规划的档案管理可以不断的提升一个企业的自身管理水平，发挥其自身最大价值。也正因如此，如何做好档案的科学规划化管理则显得尤为重要。结合个人实践工作经验，对如何做好档案的科学规范化管理提出几点个人建议，以供参考。

档案；档案管理；科学；规范化

0 前 言

档案作为人类社会的记忆工作以及知识的结晶，其不仅是国家信息资源的重要组成部分，其也是我国民族财富中不可或缺的重要组成部分，在经济社会资源结构中占据着十分重要的位置。正因如此，如何做好档案管理工作早已成为各个档案管理部门的重要课题。尤其是近些年来，随着经济的飞速发展，档案不仅能够为各项工作的开展提供有力的可靠信息数据，还能够为促进企业的科学发展提供第一手资料。所以，如何做好档案的科学规范化管理工作则显得尤为重要。以下笔者即从几个方面入手，对如何做好档案科学规划范管理提出几点个人建议，以供参考。

1 进一步加强档案管理重要性的正确认识

要想进一步做好档案的科学规范化管理工作，首先就应该从加强档案管理意识入手，充分认识到档案管理工作的重要性，进而脚踏实地的用心做好档案管理工作。尤其是我国在档案管理工作上，由于各种原因的影响，社会各界对档案管理这门重要的管理科学在认知上还相对匮乏，无法认识到档案管理工作对社会发展的重要性。而档案管理人员作为大量公共信息资源的掌握者，也缺乏对自身工作重要性的认识，往往将自己定位在被动服务者的行列，等人过来借阅档案信息，认为只要管好档案就可以了，缺乏对档案的编研、开发、利用，以至于许多档案部门的档案信息资源不仅内容单一，且门类不全，无法得到有效的开发与利用。

而实际上，一个单位要想长期稳定的蓬勃发展，做好档案管理工作是十分必要的，不仅仅因为档案管理工作是维护历史真实面貌的唯一途径，也是提高企业工作质量、工作效益的必要手段，是衡量一个企业管理水平的重要标尺。所以，要想在经济社会中始终立于不败之地就必须做好档案管理工作，而做好档案管理工作的重要前提就是进一步加强对档案管理重要性的正确认识，加大对档案和档案工作重要性的宣传，强化人们的档案意识，进而使档案工作不断向科学化，规范化管理发展。

2 进一步加强档案管理人员的综合素质

(1)加强档案管理人员自身职业教育。也就是说进一步帮助档案管理人员树立高度的责任感与奉献精神，可以采取继续教育的方式，定期宣传档案管理工作的重要性。同时，主动深入到档案管理人员的身边，去了解他们，掌握档案管理工作人员的心理，从不同的角度提高其自身的档案管理意识与集体荣誉感，从而为进一步推动档案管理工作的开展奠定坚实的基础。

(2)加强档案管理人员的职业技能教育。伴随着信息技术的快速发展，现今在档案管理工作上早已实现了信息化、网络化。因此，要想进一步做好档案的科学规范化管理则档案管理人员必须具有一定的职业技能素质，即要掌握扎实的档案管理知识，还必须掌握一定的计算机基础与操作技能，能够熟悉运用档案管理系统，从而解决信息管理中的各项问题。

(3)加强档案管理人员的研究能力与组织能力。只有不断提高档案管理人员的研究能力与组织能力，才能全面的了解当今社会的历史面貌，进而满足人们不断增长的信息需求。也只有如此，档案管理人员才能在工作中建立其相互支持、相互协作、相互配合的工作网络，逐渐完善档案管理工作，向科学规范化管理不断前进。

3 进一步加强档案信息化建设实现现代化管理

(1)应该投入相应的物力，配备足够的现代化档案管理设备。古话说：工欲善其事，必先利其器，想实现档案的科学规范化管理也是如此。尤其是档案信息化建设必须建立在现代通讯设备与计算机设备之上。所以，档案部门应该加大对档案管理相关现代化设备的采购，完善档案管理的现代化设施，从而为科学规范化管理提供基本的物质支持。

(2)建立科学的档案信息网络系统。档案管理工作是一个庞大的系统工作，因此为了能够进一步实现档案的科学规范化管理，应该为档案管理工作建立一个信息网络系统，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统，从而从使用与管理机制上提高对档案信息的管理能力。

(3)加强对档案信息的开发与利用。档案的价值在于利用，这是档案工作的永恒主题。所以，在实际工作中，我们要改变重藏轻用的传统观念，加大档案信息开发的力度，除了制定多种检索工具，还要积极开展档案信息材料的二次、三次开发，编制各种编研材料，同时要注重编研材料的时效性，这样才能使档案价值得到最有效的开发利用，真正提高档案的利用率。

4 结束语

综上所述，笔者对如何做好档案科学规范化管理工作提出几点个人建议，也使我们更加清楚的认识到，档案管理工作对于完善一个企业的管理制度，提升一个企业的管理水平也有着十分重要的影响。因此，进一步做好档案的科学规范化管理工作尤为重要。所以，在日常工作中，我们更应该不断的去完善档案管理制度，进一步做好档案信息的开发与利用工作，尽最大能力发挥档案管理工作的最大价值，从而为其他各项事业的蓬勃发展做出档案管理工作应有的贡献。

[1] 王倩. 如何做好档案管理工作[J]. 机电兵船档案，2009，(3).

[2] 栾海霞,陶湘萍. 浅议如何做好档案管理工作[J]. 民营科技，2009，(3).

[3] 杨凤英,马临芳. 如何做好档案管理工作规范化、标准化[J]. 科技信息，2008，(33).

[4] 丁海燕.高校档案管理现代化建设研究[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)，2008，(1).

[5] 施秀平,刘韩颖.试论档案管理工作的创新与发展[J].宁德师专学报(哲学社会科学版)，2005，(3).

2015-04-11

U445

C

1008-3383(2015)11-0193-01