学术期刊出版时效管理的个例实践

伊 兰

学术期刊出版时效管理的个例实践

伊 兰

[摘 要]以《气象学报》中、英文版的出版时效管理为例，通过对稿件运动过程各阶段时滞特点进行分析，采取了八条措施，有效缩短了学报稿件的审稿、待刊和刊发时滞，加快了科研成果的出版和传播，并结合最新国际数字出版技术，提出做好时效管理的进一步设想。

[关键词]出版时滞；时效管理；退稿率；预出版；数字化

[作 者]伊兰，《气象学报》中、英文版编辑部。

科技期刊登载的学术创新成果能否得到专业领域同行的及时确认，能否获得学术竞争的优先权，与期刊的出版时滞长短密切相关。科技期刊的出版时滞是指从刊物收到稿件日期到文章刊出日期的间隔。结合《气象学报》中、英文版的业务工作流程，我们将出版时滞划分为三个阶段：一是审稿时滞，指从收到稿件到稿件录用日期之间的时间间隔；二是待刊时滞，指从稿件录用到稿件进入编校流程之间的间隔；三是刊发/编校时滞，指从稿件进入编校流程至文章正式在纸版刊物刊出之间的间隔。对审稿、待刊、编校三个阶段进行有效的时间和效率管理，就能控制和缩短期刊的整体出版时滞，提高出版工作效率。

在当今信息爆炸的时代，学术期刊的时效管理非常重要。期刊若能以最快的速度传播学术成果和研究动态，就会在学界和社会获得最早的反响和讨论，会引领相关专业人员在该领域的研究向深度发展，体现该成果的学术价值和实效价值。与此同时，加快稿件信息传播速度，对期刊文章的转摘率、他引和被引等引用率都有积极影响，其结果会扩大期刊影响，吸引好稿件投向刊物，最终带来传播速度与期刊质量提升的良性循环。可以说，在保证审稿质量的前提下，期刊的出版时滞越短，期刊的活力就越大，影响力也就越大。为此，我们提出了“以质量为核心，以速度为命脉”的办刊原则，并对原有工作流程进行了一系列的调整和改革。

一、出版时效管理的具体措施

（一）优化审稿流程、调动编委办刊积极性

在编辑部预审环节邀请常务编委参与预审，对稿件进行二次预审，提高了初选稿质量，节省了审稿资源，缩短了稿件平均审理周期即审稿时滞。《气象学报》中文版复审结束后的稿件，不必等待进入每年两次的编委会集体评议，视专家初、复审意见和退修情况，由每月一次的编辑部例会讨论确定，提前送常务编委进行终审；初、复审已有常务编委参与并给出肯定意见的，可不必终审，直接录用。另外，《气象学报》英文版与国际审稿模式接轨，实行责任编委制，由科学家全程负责英文稿件的送审，可直接做出退稿和录用决定。对审稿流程的优化措施如下：邀请常务编委参加预审和提前终审，由科学家担任送审编辑，使得稿件的话语权更多更早地交给了编委，在稿件源头处就有效过滤了低质稿件，调动了科学家办刊的积极性，缩短了审稿时滞。

（二）严格控制预审退稿率、做好源头把关

在编辑部人力资源固定的情况下，编辑部的出刊能力或说刊物可刊载论文数是固定的。由于外审退稿率不受编辑部控制，基本可视为常数。如果投稿量增加，要有效地控制论文发表周期，编辑部就要想办法控制预审退稿率，即花大力气做好稿件的源头把关工作。除了邀请常务编委参加预审这一措施之外，编辑部专职副主编投入大量精力和时间进行快速的稿件预审，对稿件进行逻辑性审读，增加对参考文献引用质量的评估，推行结构化摘要和结构化引言，对稿件创新性做出明确要求。把稿件按质量分成低、中、高三档，低档稿件3天之内退稿，中档稿件送常务编委预审，高质量稿件直接送外审。这一措施使得期刊审稿专家资源有的放矢，集中到较高质量稿件的审理和完善上，专家审稿的兴趣提高，返回意见较之前加快，缩短了审稿时滞。

（三）明确时间节点和时限要求、建立有序工作流程

对专职副主编和常务编委预审的时间规定为10个工作日，并制定了详细和明确的稿件预审流程。对预审通过的稿件，其初审和复审的时间规定是最长不超过2个月，20天开始催审，之后每10天催审一次，共催审5次；期间编辑可视情况增加审稿人；2个月期满仍未有任何音讯的审稿人将被撤换。对常务编委（或编委）终审的时间要求是2周之内。对稿件录用后作者进行格式修改的时间规定是1周以内。在编校阶段，对期编校责编设立目标出刊日期，调整忙季9月至次年2月和闲季5—7月的编校节奏，将刊发时滞控制在3个月以内。对这些时间节点的

梳理和对相关时限的公开合理的要求，使得编辑、编委及作者对各自的任务节点和时限心中有数，大家协同努力，建立了以出版时滞最短为目标的有序工作流程。

（四）建立月工作例会制度、量化工作绩效

要求每位送审编辑制作送审统计表，要求期责编制定编校进展表，对送审和编校工作进行量化，每月月底更新，在月例会上滚动公布稿件送审数量和进程以及编校进程，表扬送审效率高和出刊效率高的编辑。对超过60天仍在初审状态的稿件单独列出，并在例会上集体讨论，找到稿件拖审不归的原因和妥善的解决办法。通过编校进展表进行编校流程的量化调控。对年内各期次出刊期间的节假日进行规避，并协调与排版印刷公司的时间安排，“挤出”刊发提前量。指定专人负责审稿流程和编校流程之间的衔接环节，并对衔接环节的工作进行细化，使稿件无障碍流通。定期召开工作例会，使得送审编辑和编校编辑产生工作竞赛意识，审稿时滞和刊发时滞显著缩短。

（五）进行网上预出版、缩短待刊时滞

以一篇出版时滞是1年的稿件为例，对稿件运动过程各阶段进行时滞分析，发现稿件的审稿时滞通常是3—5个月（少数多次修改、久修不回的稿件除外），刊发时滞（编辑+校对+印刷）是3个月以内，录用后待刊状态则占用了剩余4—6个月，即出版时滞（1年）=审稿时滞（3—5个月）+待刊时滞（4—6个月）+刊发时滞（3个月），待刊时滞成了出版时滞的一个重要组成。待刊阶段的稿件处于完全的静止和隔离状态，待刊时滞作为一种时间投入没有对稿件质量产生正的效益贡献，反而造成稿件信息传播的延误，应该尽量缩短。

很多国际期刊都采用了在线预出版的方式，将待刊稿件发布在刊物的网页上及时传播，避免待刊时滞产生的负面影响。《气象学报》中、英文版安排专人对录用稿件进行粗排版，并在录用后2周左右上网发布。我们随机抽取一些稿件，对预出版效果进行跟踪，发现预出版上网后20天左右文章的点击量和下载量已接近或达到正式出刊文章网上发布2个月左右的点击量和下载量。这一措施，解决了编辑部人力不足导致的待刊时滞过长的问题，加快了期刊学术成果的传播。

（六）制定稿件格式标准、减少重复劳动

编辑应承担促进学术论文发育和成熟及培养年轻作者的任务。对稿件中重复出现的错误进行归纳总结，制定稿件模板，并用注释和清单方式列出作者需要格外注意的格式规范细节，要求作者在提交最终修改稿时对照模板注释和格式清单进行自查，并对清单进行逐条回复。自查清单除对字体、公式、物理量单位写法等做出明确规定外，还对结构化摘要的4要素和结构化引言进行具体要求，对参考文献格式和图形精度提出具体要求，对内容的一致性（如结论中的定量和定性结果是否和正文及摘要中的一致）提出要求。安排专人对作者返回的自查清单和最终格式修改稿进行检查，对图形质量进行检查，对彩图出版进行确认，避免编校阶段后期彩图改黑白造成的时间延误。这些措施大大减少了编辑的重复劳动，提高了编校工作效率，缩短了刊发时滞。

（七）强化编校重点、发挥人员结构特长

建立和落实“期编校责编制”，由期责编负责管理期刊的刊发时滞，负责与作者就本期稿件编校问题进行沟通，并负责与排版公司进行沟通。另外，融合外力，将图形精度检查、参考文献核对、预出版文章上网、现刊文章上网等琐碎事务性工作外包，让期责编和跟班编辑有更多精力、更专注于需要专业背景知识的编辑加工工作。同时，举办国外刊物最新高引用文章点评会和编校经验交流会，以老带新，优势互补，拓宽知识面，带动提高编辑部的整体业务素质；密切跟踪本学科国际最新学术和出版动态，提高编辑出版业务能力，提升编辑响应出版时滞要求的紧迫感和自觉性。这些措施也间接帮助缩短了刊发时滞。

（八）加强数字化建设、提高工作效率

刊物的数字化程度与期刊出版时滞关系密切。日新月异的计算机和信息技术为稿件送审、文章编排和印制出版提供了巨大便利，为编辑工作的各个环节节约了时间。《气象学报》中、英文版建有独立网站和互联网域名，购置了用于采编系统和刊物网站的专用服务器，加强了系统的稳定性和远程文件的可获取性，期刊送审稿全程电子化，提高了审稿效率。网刊实时发布，开放获取（OA）。网上电子版先于纸版一周左右刊出。网站提供文章定制（RSS）、邮件订阅（Email-Alert）、稿件评分等功能，录用文章提前3—6个月在线预出版。《气象学报（英文版）》采用Scholar One Manuscripts稿件处理系统，系统具备国际化的用户界面，采用审稿人定位服务，稿件在线处理平台达到国际先进水平。这些都间接帮助缩短了期刊的出版时滞，提高了期刊的出版时效。

二、进一步提高出版时效的设想

在数字出版和行业转型的大形势下，在国际期刊出版商对中国科技期刊虎视眈眈、抢占资源的激烈竞争氛围里，中国科技期刊必须学习国外先进经验，在出版时效管理上下功夫，提高期刊出版时效，让中国期刊更快地走上国际舞台。

（一）学习国外期刊管理模式，进行“篇出版”

国际期刊出版正在向“在线出版”转型。在这种模式下，发表先于印刷，“篇出版”基本代替了“期出版”。篇出版可以大幅缩短待刊时滞，很多高影响国际刊物已经使用了这个出版流程。每篇稿件录用后即可进入编校加工，而不必等待本期其他稿件全部录用后才开始编辑；加工好的文章依次进入网上虚拟刊期进行在线发表，随好随发；虚拟刊期的文章在线收齐后，再做纸质印刷出版。国内目前还少有这样的出版模式。“篇责

编”需要有更严格的时间观念和大局意识，编辑部需要更细致的分工合作，才能使“篇出版”模式顺利实施。

（二）挖掘新技术，完善数字出版平台，提升期刊信息和服务绩效

提升期刊出版时效，还要学习和借鉴国外主流科技期刊的数字出版平台建设特点。比如，美国斯坦福大学图书馆开发的High Wire出版平台提供基于XML的原稿提交、跟踪、审查和出版的系统，文章从投稿到出版一站式服务，快捷迅速。英国皇家物理学会出版社的在线出版平台IOPscience提供文章检索与导航功能、期刊主页系统功能等四大模块，使数字出版的效率发挥到极致，为学者更快更高效地获得所需信息提供了很大便利。另外，美国数字出版技术与服务提供商Pub Factory采用流线式的设计系统，短短的10个工作日内即可在线发布产品。他山之石可以攻玉，根据目前刊物水平，可以尝试采用XML排版，开启数字出版平台建设的第一步。

三、结语

在对与期刊相关的运作关系有所了解的基础上，通过对期刊稿件运动过程各阶段时滞特点的分析探索，规划设计出一个通畅的审稿和编校出版流程，并对稿件运动环节进行无障碍处理，对相关环节的时滞进行较为精确和适度的控制，切合本刊实际，采取了8条措施，有效缩短了审稿、待刊和刊发时滞，实现了对期刊出版时滞的有效管理。

2014年，《气象学报》中、英文版的审稿时滞缩短至3—5个月，中文版出版时滞为317天，较2012年减少307天，英文版出版时滞为250天，较2012年减少130天。我们将进一步总结经验，结合国内特有的办刊环境，学习国际一流刊物的出版管理经验和先进的数字出版平台建设经验，不断创新，争取在学术期刊的出版时效管理和实践上更进一步。

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