目前我国高校档案管理工作问题分析及解决路径

宋 阳

(潍坊护理职业学院，山东 青州 262500)

随着我国高等教育事业的不断快速发展，高等院校办学规模日益扩大，整体管理水平得以提升。办学规模的扩大及教育资源的丰富，给高校档案管理等相关工作带来了挑战。今天的高校档案管理工作应及时把握高校档案建设具有的基本特点和发展规律，紧跟时代发展的步伐，与时俱进，改变以往的固有思维，面对新常态，迎接新挑战。下面笔者在分析目前我国高校档案管理工作的重要性及存在的问题基础上，提出改革我国高校档案管理工作的有效路径。

一、高校档案管理工作的现状和存在的主要问题分析

高校档案管理工作的重要性主要表现为高校档案是学校历史发展的缩影，具有珍贵的历史文化价值。高校本身就是知识的化身，是教书育人的园地，它承担着人才培养、科学研究、服务社会发展、文化传承创新四大职能。高校在长期发展积淀过程中，积累了大量丰富的档案信息资源，这些档案资料成为记录高校历史发展轨迹的宝库，其文化历史价值不可估量。因此，随着计算机网络时代的到来，高校档案管理工作应紧跟时代发展的步伐，充分利用互联网先进技术实现现代化，能够让档案提取和开发利用更加便利，满足高校发展对档案管理的内在需求，以适应高等教育事业发展的需要。

目前，我国高校档案管理工作中存在的主要问题有:

(一)对高校档案管理工作重视不够

如今，部分高校指导思想落后于时代的发展，档案管理工作仍然沿用以往的管理方式，工作重点依然维持于对各种档案信息的收集、查阅、管理，却忽视了对档案信息资源的开发，这会直接导致部分具有较高价值的档案资料无法真正发挥自身的价值。有些珍贵的档案一直躺在库房里“睡大觉”，其价值得不到挖掘，无形中造成了资源的浪费。如何让这些珍贵的档案资料在新的历史条件下发挥作用，将是值得每个高校档案管理工作者思考的问题。

(二)专业档案管理人员缺少，水平不高

部分高校在档案管理工作中面临着人才的匮乏。由于个别领导对档案工作认识上存在偏差，导致不注重对档案专业人才的培养。在以确保教学科研第一的前提下，忽视作为高校必不可少的一环的档案工作，在档案人员的配备上没有远见，以为档案工作是人人都可以干的，档案工作就是单纯的行政工作，于是把一些不具有档案业务知识和能力甚至是不适合从事档案工作的人员安排到档案管理的岗位上，造成了档案工作创新发展不足的现状。从事档案工作的人员中，高等院校档案专业学历教育的人员所占比例不大，从其他专业转入的人员居多，由于没有系统学习过档案专业知识，对档案的领悟性差、职业热情低、业务熟练程度不够，多数档案人员的专业知识都是在实践中获得的。在实际工作中，也存在着重使用、轻培养的现象，对档案人员的培训力度不大，档案人员的学习机会很少，且其培训条件与一线教学人员在外出进修学习、培训的条件方面相差悬殊。由于缺乏专业的知识技能，没有建立一支较高水平的档案管理团队，导致在档案管理工作中管理水平不高。

(三)高校档案馆设施不够完备

高校应将档案管理作为学校的一项重要任务，使高校档案馆能够更好地为学校的教学管理与科研服务，为学校的发展服务。目前，部分高校对于档案馆相应的建设工作重视不够，缺乏一定的资金支持，使用的各种设施设备无法进行及时更新，硬件设施落后，这直接阻碍了高校档案管理工作的顺利进行。

高校档案馆或校史馆，是高校自身历史的宝藏，是凝聚着一代创业者和建设者无数心血的历史的真实记载。但是在高校档案馆的建设上，存在着一些偏见。有的领导简单地认为找上几间房子，设上一个校史馆就可以了。其实，我们没必要追求档案馆的高档和气派，但是必要的外观设计和规模还是要讲究的。这是高校文化建设的一部分，是代表着一所高校形象的建筑。我们可以讲勤俭节约，杜绝铺张浪费，但必要的景观设计还是要有的。

二、解决我国高校档案管理工作存在问题的路径分析

高校档案管理工作属于一项系统的综合工程，包含了高校内部的人事管理、教学文件以及财务、学生学籍等各个方面的相应工作，可以说是记录了高校发展进步的整个过程。针对高校内部的档案管理工作重视程度不够、人员配备不专业、有的学校档案馆场地有名无实的现状，笔者提出如下解决我国高校档案管理工作存在问题的路径。

(一)解放思想，更新观念，让高校档案管理工作迈上科学发展的轨道

人的思想观念的创新是开展好工作的基础和前提。在高校档案管理工作中，如果没有创新意识，继续抱残守缺，故步自封于传统的档案管理模式和管理思路，则无从谈起档案事业的兴盛和高校文化的繁荣。所以，高校档案工作者要解放思想，更新观念，树立现代化的管理理念，积极适应当前档案管理工作知识化、网络化、社会化的需要，改变传统的档案管理工作中重存档轻利用的思想，加强档案的信息化和开发利用意识，促进高校档案工作的健康发展。这就要求档案管理工作者做好两个意识的转化:

一是档案的信息化转化意识。即要有计划、有步骤地把档案库中的各种有价值的信息系统规范地整理出来，变成更直接、更有可操作性的信息，从而发挥档案的信息作用。

二是档案的开发利用意识。高校档案内容繁多，精彩丰富，需要在新的时代焕发出新光彩。如何有效地利用高校档案，以体现其特有的文化和史料价值，是摆在我们面前的一个新的课题。因此，我们必须摒弃档案管理上旧有的思维模式和工作定式，进一步强化档案管理的开发意识和效率意识，积极创新，主动作为，充分发挥高校档案资源自身的固有价值。

(二)建设一支适应高校事业发展的高素质档案人才队伍

高校文化的繁荣，离不开高校档案管理工作的有力支撑。要促进高校档案工作的可持续发展，人的因素将起到至关重要的作用。档案管理者是档案事业的决策者，同时也是档案工作的具体执行者。他们的基本素质、业务能力和敬业精神，决定了高校档案工作的开展方向和管理水平。在信息爆炸时代，科技发展日新月异，高校的档案工作面临着新的机遇和挑战，作为一名高校档案工作者，更要顺应时代的脚步，与时俱进，满足公众和社会的需求，引领档案事业不断向前发展，实现人才强档、文化强校的目标，采取多种途径，有计划、有目标地培养高素质的高校档案专业人才，建设一支高素质、复合型、专业化的档案人才队伍，为高校的档案工作和文化事业的健康发展提供一流的人才保障。

1.定期或不定期进行业务培训，让培训常态化

档案教育是人才培养的基础，也是人才建设的重要途径。因此，要抓好档案人才的在职教育工作，以在职培训为基础，定期组织专题培训、各项业务培训和业务研讨活动，让培训常态化，使每一名高校档案工作者都能有机会接触到最新档案理论，最新档案工作成果，及时了解档案事业的新动向，不断更新知识结构，主动提升业务水平，以适应高校事业蓬勃发展的需要，适应高校档案工作现代化的需要。通过全方位、多渠道的培训体系建设，确保档案教育培训切实取得成效。

2.要完善人才竞争激励机制

高校要树立引进并重用高层次档案人才的意识，积极推荐专家型人才、创新型人才和优秀人才，以点带面，促进高校档案管理水平不断提高。在条件合适的情况下，积极引入高水平的档案专业人才，以充实高校档案人才队伍，要加大对人才工作的投入，为人才引进、交流提供便利条件。要为档案工作者创造干事创业的平台。进一步健全竞争上岗机制，给每个档案人员的成长和进步创造条件;在职称岗位设置上，高校主要领导要从大局着眼，科学谋划，尤其在档案正高岗位的级别设置上，要积极与有关部门沟通，尽力做到档案管理岗位与教育系列岗位的级别相同，为档案工作者个人发展创造公平的条件和成长的空间。

3.加强职业道德建设

档案人才培养，不可忽略其职业道德的教育。我们要做好对档案管理人员职业道德三个方面的培养:一是培养其敬业精神。只有对工作的高度热爱和无私奉献，才能产生平凡岗位的不平凡业绩。要求每一名档案工作者都要对事业执着，积极思考，大胆开拓，遇难而上，不断探索。二是培养其独立思考的习惯。要按照工作规律办事，但不可拘泥于传统的观念和工作模式，在熟悉档案业务工作的各个环节、步骤的基础上，要勇于挑战旧的思维和传统观念，善于发现问题，提出新的解决思路，不满足于从前和现在，在档案业务上要勇于创新，勇于突破，勇于变革。三是培养其求真务实的精神。在新形势下，不断提高自身素质，学习档案管理理论，把握高校工作和高校档案事业发展规律，求实创新，尤其在当前高新技术的广泛应用条件下，如何更好地服务于公众，取信于社会，更需要不断学习和研究。

(三)实现高校档案管理的信息化建设

首先，及时配备各种信息管理相应的硬件设施，做到硬件要“硬”，确保信息化条件下档案工作的顺利开展。在硬件设施的配备上，不可有短视行为，而是在科学规划和论证的基础上，加大资金投入，根据工作实际需要，及时配备高质量的办公设备，改善档案工作者的现代化办公条件。

其次，要探索适用于高校档案管理系统的软件建设，提升高校档案管理的信息化水平。建立完善的高校档案管理系统，将有利于高校档案的收集整理、开发利用等相关工作的开展。实现高校档案管理工作的第一步是建立资源数据库，在达到一定的数据规模基础上，使用计算机进行检索，从而使馆藏信息的检索、利用更加科学，将促进档案服务水平、服务能力的提高。充分利用网络技术，推进档案管理、服务的信息化水平，以网上档案室为特色平台，加大档案信息的开发力度，以此为契机，进一步探索档案的信息标准化建设，制定大家共同认可和遵循的标准化制度，如网络通信和数据库、文献标注、机读格式等标准，建立起标准化的数据库。利用管理信息可压缩性的特点，在档案输出系统的大系统里建立专题检索的子系统，作为与社会对接的服务手段，让专题检索成为可能，建立这一子系统的过程也是将档案信息资源转化为资产的过程。档案信息将会因为这一过程而使社会广泛使用，从而实现其价值。

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