浅析如何快速处理学报稿件

韩国良

浅析如何快速处理学报稿件

韩国良

[摘 要]自《中国石油大学学报（自然科学版）》试用新的数字化平台系统以来，稿件处理周期明显缩短。文中主要对学术平台稿件处理各环节的做法进行分析，探讨缩短学报论文刊发周期的方法，提出下一步加快学报稿件处理的措施，以缩短学报稿件的处理周期。

[关键词]稿件处理；处理周期；发表周期；稿件采编系统

[作 者]韩国良，中国石油大学期刊社。

目前，《中国石油大学学报（自然科学版）》稿件的审稿流程是编辑初审、同行专家二审及主编终审的“三审制”。一篇稿件前后需要4个人审阅，这个处理过程需要较长的时间。学术论文有其时效性，这就要求学报编辑部快速处理稿件，缩短论文刊发时间。稿件的处理通常包含4个方面的内容：编辑初审、专家审稿、主编终审和论文发表周期。其中，初审和终审工作一般由编辑和主编完成，可以做到从速处理。专家审稿是“三审制”最关键的环节，一方面，专家审稿意见是决定稿件是否刊用的重要依据，甚至是决定性依据；另一方面，专家审稿速度是制约论文发表周期的关键因素，如何缩短专家审稿时间和发表周期是缩短稿件处理时间亟须考虑的。

为适应信息化时代期刊发展的需要，提高编辑工作效率，加快稿件处理速度，预防学术不端行为的发生，更好地为广大作者服务，自2014年1月1日起，《中国石油大学学报（自然科学版）》正式启用稿件采编系统，本文探讨新启用的系统稿件处理流程，并对系统缩短稿件处理各环节时间的做法进行分析。

一、采编系统稿件处理流程

（一）收稿阶段

新的稿件采编系统，要求作者投稿时在线注册作者，所有信息直接进入数据库，作者投稿时不再需要登记稿件及作者信息，系统自动从投稿word文档中抽取出稿件的基本信息、个人信息和参考文献信息，自动检测作者投稿格式、参考文献是否符合编辑部的规定，并强制作者修改已检测出来的错误，从而大幅减轻编辑文字性校对的工作量。稿件按学科分给编辑，这就大大提高了收稿效率，缩短了稿件在收稿阶段的滞留时间。

（二）初审阶段

收到稿件后，学科编辑初审，对符合收稿要求的稿件，编辑通过系统可实现稿件的自动查新和中英文稿件在一个平台中的检索。对稿件查新不存在学术不端行为的，给稿件编号并发送收稿回执；对稿件查新存在严重的学术不端行为的，采取“一票否决”直接退稿，通过系统给作者发送退稿原因和通知，作者拉入黑名单；对没有学术不端问题的稿件根据有无创新点和学术价值判断是否送同行专家评审，无价值的稿件则直接退稿，对符合送专家审阅要求的稿件，及时通知作者交纳审理费，编辑在系统平台的专家数据库中尽快选择审稿专家送审。

（三）选择专家评审阶段

同行专家评审是稿件处理周期中最重要的环节，也是稿件处理周期中最希望加快速度的环节。专家评审意见是决定稿件是否录用的依据，专家的评审质量是期刊学术质量的保证，评审速度在很大程度上决定着稿件处理周期的长短，因此，在新的采编系统内建立评审专家库，编辑能快速地选择合适的评审专家。编辑选择合适的评审专家后，系统统一生成专家审稿账号和密码并发送到专家Email中，审稿人可以直接从Email中点击评审链接登录实现在线审稿，系统采用地址加密方式和临时性网址的措施，使用完后网址就无效了，保证了便捷性的同时确保了系统的安全性；系统提供了多种便捷的方式让审稿人向编辑部提供反馈信息，如果审稿人忙或者不适合审某些稿件，审稿人点击拒绝审稿链接即可在线拒审，将稿件退回编辑部，审稿人如果愿意审稿的也可很便捷地向编辑部提交反馈信息，甚至可以推荐其他审稿人。

（四）跟踪专家评审阶段

稿件送审后，编辑要及时跟踪评审情况。系统现设置专家评审时间为4周，这样，在发送给专家的Email中会带有希望评审意见返回的日期。当时间为希望审回日期时，若评审专家还未提交评审意见，系统会自动给专家发送催审通知，催审单和催审频率由编辑部根据实际情况自定义。催审后倘若还没收到专家的评审意见，可通过系统发送Email告知专家不需再审，并选择新的专家送审。这样送审的审稿专家大部分能按时返回评审意见，需要推迟一些时间的，系统也给予一定的时间，不

能审稿的，编辑会及时更换评审专家。新系统避免了传统邮寄方式中专家经常没有收到稿件，或审稿意见返回后不及时处理等问题，传统方法审稿效率慢的问题得到了一定程度的解决，大大缩短了审稿周期。

（五）给作者及时反馈专家评审意见

编辑跟踪的专家评审意见要及时反馈给作者，为此系统实现了WEB即时通讯，以便编辑部内部、编辑部与审稿专家及时在线沟通。采用新的采编系统后，评审意见由专家在线填写，编辑只需反馈专家意见供作者在线查看，让作者及时了解到自己稿件的评审情况。若二位专家同意发表，论文进入待编校阶段；若二位评审专家意见有分歧，稿件由主编终审；如果二位专家均认为修改后可以发表，编辑通过系统发送Email通知作者修改并填写修改说明，系统进入退修阶段，作者按照修改时间要求修改，修改稿由系统上传，对内逾期未修回稿件，系统会自动发送Email提醒作者尽快返回。因此，作者一般在较短的时间内就能返回修改稿。

（六）主编终审

终审是主编根据初审、二位专家评审和作者的修改情况对稿件进行审视，是决定专家评审有分歧和作者修改后的稿件最后一个阶段。新的采编系统平台是流程化管理，主编可查看到所有稿件的各流程，主编很方便综合原稿、初审、修改稿和评审专家意见等信息给出终审意见，现在主编一般可在1周内给出结果。

二、需要进一步完善的措施

采用新系统后，作者均可随时登录系统查询自己稿件的处理状态，上传各阶段修改稿，在线支付各种费用，在线提交汇款信息、收发票人的基本信息以及收稿费等人的联系信息，采用交互式的模式与编辑沟通，必要时可与编辑部取得联系。这要求编辑按照系统规定时间及时对稿件进行相关处理，这对编辑产生督促效应，缩短了稿件处理周期。此外系统还有需要进一步完善的地方，以进一步提高效率，缩短流程。

（一）加强准确详细的“小同行”专家库的建设和更新

同行评议是科技期刊遴选论文、保证并提高学术质量的重要途径之一。“小同行”指所从事研究的三级或四级学科与作者相同或相近。一级学科“大同行”专家的评审意见往往笼统模糊，“小同行”专家的评审意见更中肯合理，而且评审速度快。这就要求编辑力争把稿件送给高水平的“小同行”专家评审，以提高评审的质量和效率，从而保证学报的学术质量和论文的时效性。学报稿件的学科方向基本固定，因此在经过一段时间的寻找评审专家和送审过程之后，编辑应在采编系统中进一步完善“小同行”专家数据库，数据库要包含职称、教育和科研工作经历、已发表的学术论文及其他荣誉等信息。在以后送审相关学科稿件时，编辑可通过浏览审稿专家的情况来进行快速选择，同时要求编辑根据专家的学术特长、评审质量和评审速度，动态更新、维护评审专家数据库。

（二）编辑根据对稿件情况选择如何送审

编辑根据自己的专业背景，对熟悉专业的稿件，及时通过专家库找到“小同行”专家送审；对不熟悉专业和新投稿件，从文章名、关键词、参考文献信息等方面入手在专家库中研究相关信息查找选择合适的审稿人。对于退后重投的稿件送原来的审稿专家再审，可以缩短审稿周期。选择中青年“小同行”审稿专家，有利于他们自身的成长，审稿速度和质量也能得到保证。

（三）追踪整个审稿过程，缩短专家审稿时间

每个作者都很关注自己的稿件的进展情况和稿件刊发周期。在送审后，编辑要及时地追踪整个评审过程，根据不同的情况进行处理。如果某些专家拒绝审稿，那么应尽快撤审，选择其他“小同行”专家送审；如果审稿时间超出审稿周期，应提醒专家；催审后1周查看一下审稿情况，需要撤审的应尽快换审。较快的刊发周期对稿源有积极的影响。

三、结语

高校学报的传统编辑流程中，选题、审稿、编辑加工、排版、校对等各环节相对独立，《中国石油大学学报》（自然科学版）启用在线采编系统后，作者投稿、提交修改稿均通过系统在线进行，编、排、校实现了一体化。通过系统作者可实时查询稿件各阶段情况，将作者融入稿件的编辑过程来，充分调动作者的责任意识和主观能动性，有效降低稿件的差错率，这也督促编辑及时初审稿件、跟踪稿件的外审和终审情况，提高了稿件处理效率，同时缩短稿件的出版周期。建立“小同行”专家库后，编辑在送审时可快速、准确地找到合适的审稿专家送审，系统的web即时通讯可追踪整个评审过程，对专家的反馈信息及时采用不同的处理方式，从而缩短稿件处理周期，同时保证了审稿质量。新的采编系统中各处理环节有助于缩短稿件的处理周期，稿件催审、撤审、换审能得到快速、正确的处理，缩短了审稿时间，90%以上稿件的处理周期少于2个月，免除了作者长时间的等待，从而吸引更多的作者和优秀稿件，年投稿量不断上升，有助于期刊影响力的提升。

【参考文献】

[1]程利冬，吕雪梅，魏希柱等.如何准确快速地处理稿件[J].编辑学报，2013（3）.

[2]许花桃，刘淑华，傅晓琴.缩短稿件处理周期的实践[J].编辑学报，2010（1）.

[3]赵丽莹，冯树民，刘彤.如何选择“小同行”审稿专家[J].编辑学报，2007（1）.

[4]于国艺.缩短高校自然科学学报论文发表时滞的若干措施[J].东华大学学报：社会科学版，2004（3）.