浅谈信息化条件下如何实现财务业务一体化

2015-03-19中国建筑设计咨询有限公司阚予忻

财经界(学术版) 2015年13期

中国建筑设计咨询有限公司阚予忻

浅谈信息化条件下如何实现财务业务一体化

中国建筑设计咨询有限公司阚予忻

在信息化社会，企业欲提高自身综合竞争力，财务业务一体化的管理模式是一条必经之路。而将电子信息技术带入到财务业务一体化模式之中，不仅能够提高企业自身管理效率，也是促进企业长远科学发展，与国际接轨。在本文中，笔者首先介绍了信息化条件下的财务业务一体化，然后指出它对于企业发展的重要意义。然而在财务业务一体化的运营过程中信息化都会带来哪些的风险？以及我国诸多企业在信息化条件下的财务业务一体化过程中的真实现况是什么，也在本文的后半部分呈现。

财务业务一体化信息化

正如麦克卢汉早在三十年前在《媒介的延伸》中大胆预言的那样，进入二十一世纪之后，人类社会不仅在经济上会从多样走向统一再进入多元化，而且在信息方面也将全球各地相互融合，这既是现代人所说的“地球村”。在这个地球村里有两种元素至关重要，也是现代企业管理的重中之重：一是“信息化”，二是“财务业务一体化”。财务业务一体化的优势自然不必多说，它使得企业在生产、供货、营运、和账务各个环节和各个部门之间工作运行流畅，减少缺失，而信息化时代的到来又为财务业务的统一带来了诸多保障，因而能够保证时效迅速、便捷信息、运行顺畅、物资统一的企业管理效果。那么在本文中，笔者将对信息化条件下的财务业务一体化的概念、信息化条件下的财务业务一体化的作用和意义、信息化条件下的财务业务一体化可能遇到的风险以及信息化条件下的财务业务一体化的现况试做简单的浅析。

一、如何定义信息化条件下的财务业务一体化

一般来说，信息化条件下的财务业务一体化即是在企业管理运营过程中充分利用网络环境（包含了万维网、企业资料电子数据库、员工工作和领导管理使用的相关软件等等），在电脑上将公司一切具体操作行为（包含工作业务的运营状态，资金利益的详细走向以及公司的隔层人事管理）数据化、表格化、具象化，这样既使得在最短时间内能够将各部门信息一目了然，也更容易将物、资、人、管理这些众多繁杂因素统一规划，各部门之间讯息通畅，各个环节衔接到位，是现代企业中比较科学和推崇的管理运营模式。

通常来讲，一个公司的财政部门是信息化最首要的部门，因为不同的公司负责的业务尽管有诸多不同，但所有的公司最关键的元素就是财政，再然后，公司在逐步在其他部门完成信息化，最终实现在产品设计、产品生产、产品销售、员工管理、和市场营销各个方面信息化的局面，而每一个方面又都围绕在财政投入、支出与效益这三个环节链进行服务。

二、信息化财务业务一体化的作用和意义

(一)信息化条件下的财务业务一体化提升企业综合竞争力

建设信息化的财务业务一体化在优化企业资源配置、改善企业管理模式、提升企业综合实力等面向都有着很大的上升空间，并且随着时间的增长其科学性会越来越显著，利于任何一个经营管理者做长远的规划。

具体来说，涉及到财政部门和业务部门，公司所有的运作过程都在网络上进展，利用页面发布并及时更新最新资讯，和客户即时互动——咨询、商谈、订货、购买、延迟、反馈等等，在交易后还可以提供一系列便捷的售后人工服务；而涉及到行政部门的话，无论是利用网络平台进行人员调动，不仅促进各部门员工之间熟悉工作流程，还实现了部门人员之间的自发性工作监督，这样子的企业无论在自身整合还是对外营销方面都能显示出极大的感染力和吸引力，二者又相辅相成，是企业立足于长远竞争的最优势之处。

(二)信息化条件下的财务业务一体化保护客户的资料信息

信息化时代，立足于企业所面对的各类客户角度，他们除了关注合作带来的消息之外，自身的信息安全也是令合作双方都潜在担忧的问题。所以信息化财务业务一体化的实现不仅仅只是将公司内部分散的各部门之间各流程环节之间的散落信息集中起来，更重要的是这样的运营模式规范了自身数据资源，在与国际性客户合作过程当中即时排除了距离和时区带来的不便，各种数据统计及时送达一目了然，双方都能在合作过程中对于对方的数据漏洞进行防范，不仅适用于一对一的合作模式，甚至是一对多，多对多的合作模式中都能够通过Web实时互相监视，对自身公司和合作客户的的数据安全都能够进行有效的数据安全保障。

三、信息化条件下的财务业务一体化可能存在的安全隐患

通常信息化财务业务一体化系统风险主要存在于“信息化”上，除了上文提到的数据安全问题，还有类似于网络系统出现故障、网络技术出现问题、以及老资历员工在网络平台存在的业务不熟等此类隐患。针对于这些问题，企业公司可以逐一进行安全排除：

(一)采用全方位职位监管控制群，减少监管的人为操作

在信息化条件下的财务业务一体化模式中，整个企业的资源处理就显得更为集中，各个部门之间（尤其是财政部门和业务部门）的关联性就更为密切，因而如何妥善处理财政部门的信息资源、业务部门的内容调整、人事部门的管理疏通、其他部门的参与建议和决策，这些能够在互不冲突的前提下顺利进行就显得更加重要。所以倘若企业利用网络平台，采取全方位的只为监管控制群，主要负责监管处理财政部门的信息资源、业务部门的内容调整、人事部门的管理疏通、其他部门的参与建议和决策等工作。还要长于使用传媒信息的等现代技术来构建一个企业内部的监管控制制度，尽量减少在企业运行过程当中有可能因为人为因素出现的不当，确保企业的内部监管能够长效和优良的发挥作用；此外，应该要加强对财务和业务一体化网络平台系统的资料持续更新、工作人管的网络专业技能、文件在输入输出过程中的网络安全等方面的监管力度。

(二)采用企业自身监视，实施实时监管

2010年，德国一财务师合作团体下层会计组织会曾经颁布了一项条例叫做《核查工作评析自身监管条例》，其中提到，所谓的企业自身监管，可以具体下分为财务监管和员工监管。而财务监管顾名思义就是由一个企业内部的董事会、理事会、经理层进行监管的高层管理制度，它的目的主要在于控制监管。但是一个企业要真正实现财务监管的价值，保证在正当法律法规之内能够达到运营误差和数据漏洞的减少的效果，就不仅仅只是需要财务监管这个层面，他还需要和其他管理方式相交融。因此企业管理不可以只寄托于高层的财务监管，也应该针对生产经营活动的各个环节和各个作业点。财务监管和员工监管两者之间不能够单独施效，他们必然是在企业运营过程中相互渗透相互补充的。

具体来说企业实现自身监管应当注意以下几点：在网络平台输入财务讯息的相关程序时，应当加大力度对员工所持的相关凭证其是否合法正当的监察，也就是从最初始的安全隐患排除；在网络平台处理财务讯息相关程序时，必须将每个员工的网络工作权限独自列出来，必须按照财务相关标准作为每个员工的相应业务实施标准，其目的是增强员工的网络业务技能和相应的网络职业素养，与此同时还需要设置相应的数据库管理平台，平台着重于对整个数据库进行良好的检验和上报错误；在网络平台输出财务讯息的相关程序时，应当将输出目标值和输入的数量值进行及时的人工校对，此外还应该对员工进行授权输出与打印输出的行为进行监管。

四、信息化条件下的财务业务一体化的现况

据2014年的相关数据显示，中国目前有数据记录的重点企业大致有三百多家，在这三百多家企业中，已经开始实施电子信息化的办公模式和管理制度的企业数量已经达到80%之多；而为达到全自动电子信息化管理模式当时已经开始逐步运用互联网网络平台的企业数量也增长到了70%，在这些企业之中，超过半数量的企业也在网络平台中运用了内部局域网。此外，一些在国内外都颇具竞争力力的知名企业重新将总公司和子公司的物资、人力、财务和讯息进行了配置和整合。信息化条件下的财务业务一体化模式已经开始逐渐充斥在当代企业管理者的运营理念当中，成为了科学的长远的经营模式，预示了未来企业信息化管理的方向。但与此同时，国内还存在着大量的企业在信息化的财务业务一体化发展趋势当中顽固守旧，为整个国家企业群向着良性发展的进程中增添了诸多障碍，主要表现为以下几点：

(一)仍采用传统低成本的财政监管

当前仍有大量企业，从外部看来各个部门安设一应俱全（财务、统计、营销、采购、生产、行政、人事及董事会、高级管理层等等），但细究可知财政部门只在负责相应资金业务而不参与相关的管理业务工作。这样一种传统的守旧企业运营模式，公司在处理即时信息时不仅会举步维艰，更不用说要参与决策建议，或是对自身或其他部门采取监管措施。如此一来必定会影响到企业的信息财务业务一体化。