ERP环境下大型能源集团资金收支管理平台的构建与实施

摘要:随着各种ERP系统的应用推广，大型企业集团财务管理逐步迈入集成信息化管控时代，但具体到员工报销及收付款业务每个企业处理方式不同，有的集团公司仍采用纸质审批，有的公司专门开发报销平台或公司内部OA审批，本文就ERP系统环境下大型能源集团资金收支管理平台的构建做些初步研究和探讨。

一、资金收支管理现状

对于现代企业来说，“ERP”已经不再是一个新名词，全球500强企业中有80%都在应用SAP系统进行企业管理，在我国也有越来越多的大型企业已经或正在实施SAP。本文结合自身工作实际情况，以京能集团为例就ERP环境下能源行业资金收支管理平台的构建进行初步研究及探讨。京能集团位列全国能源行业装机容量排名第11名，地方企业排名首位，总资产超过2000亿元。2011年初，集团为进一步加强企业管理，启动实施SAP项目，历经项目需求调研、方案设计、流程确定、系统开发、系统测试及系统上线等环节，笔者作为财务模块的关键用户全程参与了京能集团SAP系统的建设。

项目上线三年多来，各模块运行基本稳定。但SAP系统本身标准功能中并无资金收支管理的相关功能，如企业业务部门对收款的线上确认、业务线上付款、员工报销平台等线上流程审批、审核制单等诸多功能在SAP系统中无法实现，上述功能也即一个集团的资金收支管理功能，简单来说指一个集团收款和付款两个方面的管理，即收款时财务人员将收款信息提交业务部门，由业务人员确认后财务做账务处理；付款包括两方面内容，一是员工报销，二是业务付款，此外在收付款的同时加上资金计划管理，实现月末资金计划执行情况的实时统计，从而作为全面预算的一部分，通过绩效考核，逐渐提高集团资金集中管控的聚集效应，加强资金使用效率和整体管控。目前资金计划和资金支付环节仍为线下纸质审批，审批完成后在SAP系统账务处理。

二、资金收支管理平台整体思路

通过开发资金收支管理平台（IE交互界面），以SAP为核算基础，通过资金收支管理平台和SAP的实时交互，数据共享，从而全方面对集团收支管理。具体流程如下：月末由集团各子公司在SAP系统提报下月资金收支计划，集团审批后下月初下达各子公司的收支计划并抄送集团财务公司，为应对突发付款情况，允许月中补充一次计划。下月各子公司很据收支计划进行员工报销的付款以及业务的收付款，每月集团公司可在平台统计各子公司的计划执行率，通过考核的方式加强集团整体资金管理。

三、资金收支管理平台具体实施方案

(一)资金计划提报

为整体全面掌握集团资金使用情况、提高集团资金使用效率、平衡集团内部单位之间借贷规模、降低集团整体财务成本，京能集团资金管理采取的是按月提报下月资金收支计划，集团财务公司根据收支计划预留活期资金，这就要求集团资金计划管理必须使用统一提报平台，通过平台，集团内部逐级汇总，形成一个节点。通常来说，集团内部下月资金流入为业务收入，支出则分为三类：一是本月或以前期间已形成的应付账款，如煤款、物资采购款，工程款等；二是员工工资、社保基金及员工小额报销款项；三是集团内部转款、委托贷款等。对于第一类业务付款，可由本级财务部在SAP系统应付账款未清项为基础，生成下月付款支付建议，将该建议由SAP系统传至资金管理平台，各部门在平台上根据实际需要付款的部分勾选或修改付款金额，同时对刚刚签订合同需要下月预付款项的供应商付款通过新增的方式提交付款计划。对于第二及第三类付款计划的提报，则需在资金平台内完全根据实际付款及报销情况预估金额提报。各单位提报后提交集团审批，集团审批后下达至各单位，下月各单位付款时根据资金计划付款。利用资金平台提报资金计划的优点是集团可以将成员单位的资金预计使用情况全面及时管控，根据集团资金整体活期资金情况审批各子公司资金计划。通过资金管理平台提报下月资金收支计划，有利于集团整体平衡资金使用情况。

(二)收款管理

公司通常每天会有大量资金进账，如收到的物资款、工程款、投标保证金或者电费热电收入款等，且每笔款项通常对应不同的合同，仅凭财务人员无法判断款项对应具体应收合同的内容，需由业务部门确认后方可入账。财务人员每日从网银导出收款明细，以excel表形式上传至资金管理平台，业务经办人在资金管理平台填写与该笔收款有关的合同编号、采购订单等信息，并经部门负责人审批确认后，财务人员据此在SAP系统中对未清项做收款清账处理。凭证过账后，SAP凭证编号信息同步至资金管理平台，并在平台中统计当月收款信息与资金计划中预计收款做实时更新。

(三)报销管理

现如今，随着信息化的快速发展及无纸化办公节能理念认识的逐步提高，很多集团或者公司均有集中报销管理平台，但大多报销平台仅能实现报销人提报和领导审批的相关功能，无法和资金计划以及ERP系统连接起来，以借助资金管理平台实现资金计划的管理，通过平台实现凭证的生成，将SAP系统中凭证编号等信息反传至资金管理平台，形成一个完成的ERP系统。从报销平台的构成来看，主要分为呈请管理、借款、员工报销和业务报账四部分管理。其中每一笔报销支出均受上月资金计划控制并且关联，不再一一详述。

呈请管理主要实现报销事项的事前审批管理，如出差申请、业务招待费申请、车辆维修申请等日常事项，也可实现具体某个会议的预算费用审批，如会议场地使用费预算、餐费预算、聘请专家劳务费支出预算等。审批完成后续借款及报销将关联对应呈请单，实现事前审批及费用管控的双向管理模式。

在资金管理平台实现的借款及报销功能除提报和审批之外，随着手机客户端的普及和推广，该资金管理平台可以实现手机客户端实时审批，提报人通过手机客户端可查询跟踪报销单的审批流程，报销事项和财务科目一一对应，自动生成会计凭证，允许按审批流程一次提报多个报销事项，即相同审批流仅需一次即可完成审批，一次借款允许多次关联并自动计算该借款剩余金额，超过三个月备用金借款未完成报销或归还借款系统自动提醒借款人和财务人员。

业务报账通常指公司对外对公付款，如公司车辆加油费用统一按月与加油站结算、或公司与复印装订服务单位按月结算的复印费等，业务报账和员工报销最大的区别是业务报账是对外对公，而员工报销为对内员工个人结算。业务报账分为两种情况，一是直接报销，直接入费用或者成本，并当月付款；二是本月入成本费用，但挂账，形成其他应付款，下月或以后期间付款。

(四)业务付款

业务付款作为资金管理平台最重要的一项功能，公司90%款项支出由日常业务付款发起。业务人员根据上月提报审批后的资金计划，在资金收支管理平台中逐行提请资金支付申请，平台会自动带出合同信息、采购订单及供应商收款银行信息等内容，业务人员根据合同结算条款及供货情况修改确认本次付款金额后，批量提交公司领导审批，审批完成后财务人员线上批量提交集团财务公司网银接口完成付款。该平台的优点是实现供应商银行账户付款信息与ERP系统供应商注册主数据实时调用共享，领导线上针对多个供应商同时批量审批，审批完成后打印付款单装订归档，从而大大提高了业务付款工作效率，减少了纸质付款情况下的个别审批、收集供应商银行信息及出纳人员的整理银行信息提交财务公司网银等环节。

财务公司网银付款成功后，财务公司网银系统自动将付款成功信息回写至资金收支管理平台，从而在平台中可以很方便的统计各公司计划支付率，通过不断考核措施，从而加强各公司资金计划提报的准确性。

四、资金收支管理平台具体构建与实施的效果

(一)搭建资金收支管理平台，实现信息处理及传递的及时性

依托集团ERP系统，搭建完善的资金收支管理平台，改善信息处理模式，通过信息库进行信息处理分类筛选，降低信息处理程序和人力物力的消耗。同时资金收支管理平台的成立将帮助集团公司更好更快更准确的获得各公司及下属单位的各项资金收支信息，便于对下属单位的管控和指导。

(二)通过资金收支管理平台，提高集团资金利用率和投资收益

通过资金收支管理平台的使用，各公司所有资金经过集团财务公司进行处理，形成集团资金池，降低各公司的资金存量。集中的资金可用于各公司资金的日常运营，降低公司的贷款金额，进而降低资金成本。资金的集中管控也是集团能够对多余的资金进行投资等管理活动，增加资金收益率。