浅析个别登记帐监控图书情报资料编目数据质量

2015-03-18王军平

产业与科技论坛 2015年15期

□王军平

如今应用在图书馆界的管理软件种类有好多，除去几种应用广泛的，还有很多小型的、不常用的一些软件，另外，还有国外的图书管理系统如:UNICORN，INNOPAC，HORIZON，ALEPH 等。其实每一个大型的管理软件，都是一个独特系统，有自己的运行规则和模式，精通某一个软件的某一项功能尚需很多时日与实践，精通它的所有功能更是耗费多月甚至多年的时间钻研。那要精通很多种管理系统软件，就算是精通其中的编目系统功能，略通相关功能模块，也是相当费力费时的任务，就拿ILAS(图书馆自动化集成系统)来说，用了多少年了，精通编目模块功能的人还是寥寥无几。很多功能、做法，要经常使用，一段时间不用，可能又忘了，还要经常相互询问下某些用法，记住那些用法、格式、规则等等，有好些要记在本子上，才能说算是能胜任使用这个ILAS 做图书编目了，这里还只说管理软件，还没说中国图书机读目录规则，那繁琐的机读编目格式标准marc 呢。每个图书馆都根据其自身的状况，选择适合自己的图书管理软件，所以图书公司给用户做编目数据时，就面对着五花八门的软件叫苦连天，恨不能用一种软件一统天下。当然公司编目员各种软件做得多了，也被逼成了图书软件的使用专家，也都对常用的N种软件略通一二，但也只是略通而已，很快又要适应、学习下一家的不知道什么软件了，因此他们都是某种软件的临时编目员，肯定比不上常年使用某种软件的编目员对那种软件的熟练程度，也就比不上他们的准确度。很多大学图书馆由于进书量大，本馆加工不完而外包加工，进而监督承包公司加工图书，其中很重要的一环，是监督把关公司的编目数据质量。承包公司员工因经常给不同的图书馆加工图书，而变换多种图书馆管理软件，因此在审核数据时就要谨慎把关。本文即是笔者多年审核公司图书编目数据的经验之谈，浅谈如何用个别登记帐监控图书编目数据质量。

一、个别登记帐的格式设计

点击ILAS 采访管理——验收管理——个别登记——格式设计，自带格式里默认项目只有索取号、条码号、价格、ISBN、题名、馆藏地点、责任者、卷页、出版社等。想用个别登记帐找出编目数据所有错误，光凭这默认的提取项目，是不可能的。据多年的编目经验，增加下述提取项目:如记录号、文献流通类型、数量、010d、馆藏地点、光盘号、版本、出版年、分类号、批号、附件、馆藏分配地点、总价等。在格式设计里增加上述统计项目后，能准确地查出绝大部分错误，能使检查编目数据快速高效，再一一检查数据时，就不用面面俱到地查看数据的各个点，个别登记帐提取过的项目就只需略看，重点查看重要的几个位置就行。使用好个别登记帐，便能较好地找出编目数据的绝大部分错误，而恰恰很多错误是逐一检查数据时容易忽视的，我的感觉是人再聪明认真也敌不过电脑的快速准确，所以很多工作都可以利用电脑。

(一)项目设置和增加。进入个别登记帐格式设计，双击某一项目表格，待表格呈黄绿色，再点住它往右上拖拽，就能增加项目表格，然后修改它的代码和名称。

(二)提取代码设置。笔者反复试验找到了如下有用项目代码:记录号——ACQd，光盘号——307a，馆藏地点——HLDe，010d——010d，文献流通类型——HLDf，附件——215e，091d——091d，总价——ACQl * ACQo，出版年——210d。

(三)调整格局。默认的字体偏小，要增大几号字便于观看，根据内容长短，可拉伸表格宽度，常用项目可设置17 个左右，重要的项目靠前，要彼此比对的项目相邻设置。

(四)个别登记帐参数设置。项目上下显示位置设为居中，左右位置设为居左，这样能让信息整齐地显示出来，最便于比对查看。其中版本、价格、数量等宽度较窄的项目左右位置设为居中，也是便于查看，提高效率。数量、总价、版本、索取号、010d、价格、分类号要勾选字段合计，用以查看合计结果。如索取号与分类号的比对，看看他们是否一致，不一致则要查看哪里有问题;再如可设置(出版年)210d 字段合计结果如有异常，看看是否多写月份了;再如比较010d 和价格字段合计结果，看看他俩有无差异，若有差异，应该就是哪里数据中价格的问题，要查改;另如查看版本项合计结果能看出这页数据上版本情况，若为不为0 则有多版次版本。如果想统计查看某项数据，但个别登记帐格式设计上无自带提取代码，则要寻找、试验提取代码，待获取到相应的代码字段，把代码粘贴到数据提取相应处才能用。

二、个别登记帐的使用

因条码合并后输出的页码与数量少，大批量图书数据一般都有上千条，或达几十页，因此用个别登记帐检查编目数据时，常常勾选“条码合并输出”项。但是要查看每一册书的馆藏地点、流通类型、条码时，条码不能合并输出，因为要检查每个条码数据状况，要查看每册书的数据显示就不能勾选“条码合并输出”项。另外，同一条数据上的到书，如果几个批号前头是一致的，用前头一致的批号提取数据，同一数据里的条码会合并输出。

(一)查看记录号。记录号代码不好找到，经过多方努力终于找到ACQd，每条数据的记录号相当有用，记录号短，都是数字，具有唯一性，能快速定位数据，中文数据无需输入前头的很多0，只需输入后面1～6 位左右数字即可，比索取号、控制号、书名、条码号找数据快捷太多。

(二)查看数量与批号。数量的代码是自带的，提取的数据如出现数量空白，就与条码个数比对，结合验收分类统计查看条码是否漏输。批号代码ACQh 也不好找，可以查看某数据批次或批号正误。

(三)馆藏地点检查。提取数据时，不勾选“条码合并输出”，让提取的条码是一条条单列的，接着按馆藏地点排序，这样如有空白的馆藏地点项就排在最前头了，就可以找到那条改正。此外，假如编辑中文图书，馆藏地点项出现西文版本、西文书库等就会排在中文书库与中文版本前面，再看看排在中文书库与中文版本后有无错误的馆藏地点，然后找到错误的馆藏地点数据，修改它们。西文编目数据检查方式相似。像这些错误在常规逐条检查数据中不容易被发现，或者需要太多的注意力，让人很疲惫，还漏掉很多错误。

(四)条码检查。一般地大批量加工图书时，条码合并输出，复本的条码是连续的，极少断裂。每种书正常的条码是一段一段的，哪里到哪里，有规律，看着整齐。如果看哪条数据条码不连续，可能就有问题了，就要核实清楚，如:是不是数字写错、条码重复、条码缺漏、条码漏数字或多数字等等，这要根据你的实践经验判断和检查，找到错误。同时，条码不合并输出也提取一下，按条码排序，看看条码是否异常，在某大批书整批加工完后，整批都一次输出，看条码是否都连续，能看出条码输错，或漏输的问题。按条码排序，看看序列前后有无条码异常，如有异常的就用记录号找到问题数据，修改它。因记录号是简单数字，唯一性，就是数据的身份证，故按记录号查找数据是最快的，相比用索取号、ISBN、条码、题名等都快捷。图书加工公司修改数据时，都用记录号记录某条问题数据，查找时，中文数据不用输入前头的很多零，只是记录号代码是自己找到并添加的。

(五)版本检查。依版本排序，前头是空白的，花哨版本和中文数字排在后头，找到异常的并修改，这样逐一检查数据时就不用看版本字段了。

(六)索取号与分类号检查。依索取号与分类号排序，像头字母小写、空白、数字开头、空格、符号开头等异常的就排在列表前后头，改正即可。要多加注意的是，如果0 类索取号或分类号被排在其他类前头，很可能是大写字母O 被误写成数字0。大致浏览中间位置的索取号与分类号。再检查比较页面底下索取号与分类号小计，二者合计基本是一样的，若不同，就查看每条数据索取号与分类号，发现问题。要注意的是，分类号若只分到一级，光有字母，系统自动合计时，会被算作零，但是索取号合计时又被算作种次号中的数字，这样分类号合计就小于索取号合计。

(七)文献流通类型检查。不合并条码，让一个个条码单列数据，依文献流通类型排序。中文编目，中文书库代码001，中文版本代码005，排序后，前面001，后面005，若有空白或其他代码那就是文献流通类型错误，找到记录号号检索修改它。西文编目数据的处理方式同理。

(八)010d、出版年、附件、光盘号检查。这几项是自主添上的，010d、附件、光盘号用于检查带光盘图书数据。标示代码:附件215e;光盘号307a;价格010d(含光盘);出版年210d。

(九)价格检查。总价与价格，依价格排序，看看有无异常。再比对价格与010d 合计，是否一致，然后看总价与价格的倍数关系是否正确。

(十)馆藏分配地点检查。依此排序，前头如有003 或001:0、空白等错误。正常的如003:1，001:4，即003 中文版本1 册，001 中文书库4 册。

(十一)题名等多项常规项目检查。题名、出版社、页码、ISBN 与责任者是常规项目，逐一排序，看看序列前后有无空格开头、杂乱符号、空白、数字等异常内容。大致浏览中间数据，经验多了对突兀数据很敏感，用记录号查找修改它。