技校教学档案的科学管理与利用

□农青杰

一、技校教学档案的特点

(一)教学档案具有周期性。技校教学工作的展开本身具有周期性，有正常教学期和假期，学制一般是二到三年，在教学期间需要制定一系列教学计划，包括制定教学目标、安排教学进度、学生学籍管理、教师教案存储、实践活动安排、学习结果审核等所有工作都需归档保存，每个学期，每届学生都需要进行有层次的分类，方便使用时查询。

(二)教学档案具有系统性。技校从注册开始一步步发展起来，教学规模越来越大，所招收的学生和教师的数量也越来越多，档案数量越来越多，档案管理工作也越来越繁重，不管是制定专业课还是实践课的教学计划、教学目标，还是学习效果检验的工作都是一个逐步完善、循环渐进的过程，从前到后的资料具有连续性的，是一个整体工程。

(三)教学档案具有通用性。同类型的技校之间的档案虽然教学课程和教学目标可能有所不同，但是教学活动、教学方式还是有一定的共性，一般来说技校的学习时间都是二到三年，前期比较注重理论知识，后期注重实践能力的培养。技校的招生在同一地区或是相近地区展开，教学课程更是具有相似性，对技校教学实践进行记录的档案全面反映了技校的教学过程，体现了其中的优势与不足，同类型的技校可以通过相互比较和学习，更好地改进本校的教学实践。

二、技校教学档案管理的现状

近几年技校发展状况良好，学生和教师数量逐年增多，技校中的教学档案也日益增多，教学档案的存储和维护对技校的管理工作也造成了巨大的挑战，随着信息技术的发展，全国技校档案管理主要呈现以下几个特点:

(一)技校管理教学档案的工作量大。由于技校的独特工作性质，传统专业不断改进，新型专业不断增加，学生人数逐年增多，管理难度越来越大，管理方式不断更新，专业课程种类和数量也在增加，每年的教学档案都需要进行筛选、不断更新、变动频繁，极大地增加了工作量。

(二)技校教学档案信息化程度较低。传统的档案管理方式依然是采用纸质材料分类存储，这种方式容易毁坏，保存难度大，整理查找不方便快捷，消耗大量的人力物力。信息技术已经走进校园，运用到多媒体教学等多个领域，同样信息技术也应该运用到档案管理中，进行有效的分类、整理、查找、储存，在档案管理和运用方面发挥新科技的优势。

(三)技校教学档案管理的标准化程度不高。一是大多数技校没有严格的档案管理模式和统一的制度要求，档案分散不集中，搜集和保存不完整，没有明确的责任人，材料有可能由于各方面的原因遗失，也可能发生人为的损坏，没有成熟的管理计划，不利于档案管理工作的进行。二是多个技校之间缺乏互动合作，往往只是注重设立符合自身发展状况的档案管理制度和规范，适用于本校工作需要时查找利用，完全没有考虑到同类型学校之间的彼此借鉴，导致同区域各技校的档案管理工作存在较大的差异，甚至少数技校之间的档案管理制度完全相悖，这就造成技校之间无法互通学习，不利于管理工作的改革，管理技术发展缓慢。

(四)技校电子档案缺乏完整性。有相当一部分技校已经采用了电子档案管理模式，但是由于相关技术的限制，也由于实施时间的短暂，各方面的配合还不是很完善，管理人员运用信息技术管理档案的技能不够成熟，很多技校虽然采用了信息技术管理教学档案，但是运用的程度极低，只是停留在表层，单纯运用查找、检索等基本功能，很多技校最后部分资料存档的都依然是纸质材料，由于纸质材料的损坏和遗失，都会导致教学档案不完整。技术运用不够成熟，安全等级不够，可能造成电子资料被盗，学生信息泄露等问题。

各技校在教学档案的管理工作中都存在或多或少的问题，增强电子档案的运用技能有望解决这些问题。

三、技校运用电子档案的好处

(一)电子档案提高管理和运用资料的效率。电子信息技术拥有强大的信息处理能力，可以大幅度提高技校管理教学档案的效率。技校的招生规模逐年增加，需要管理的教学档案的数量增多，同时管理难度也增大，传统的档案管理模式需要大量的工作人员进行统计和分类，费时费力，在查找提取时也十分困难，容易出现错误，效率不高，无法配合发展迅速的教学水平。为了解决这些问题，教学档案的管理应该引入信息化技术，提高处理档案的工作效率。

(二)电子档案方便技校之间资源共享。电子档案存储、传输、下载方便快捷，可以实现各个技校之间教学档案相互交流学习。纸质的档案存储时间有限，查询繁琐，相互调阅工作量大，程序复杂，对比困难，可能会造成文件丢失，利用率较低，但是电子档案不存在这类问题，通过电子文档处理系统，可以方便快捷地查找和筛选，快速准确找到需要的资料，也方便学校之间进行资料传输，时间短、准确性高，整体提升了档案的利用率。

(三)电子档案存储条件低。与纸质档案相比，电子档案更容易保存。纸质档案的存储形式受环境因素的影响大，保存环境不合理可能造成教学档案的损坏，修复难度较大，而且大量的纸质文件需要的存储空间大，也造成资源浪费。

(四)电子档案能提高文档的安全性和时效性。电子档案可以设计相应的读取密码等安全措施，保正文件只有相关人员能够进行查询，存储和传输速度快，运用及时。

四、电子教学档案存在的风险

档案保护的安全等级不够，由于电子档案是在网络上进行传输和储存，互联网载体也有保存寿命，会受到硬盘、使用不规范等问题的干扰，使文档损坏，影响数据的读取和使用，除此之外，最严重的是电子档案的安全等级不够，存在被无关人员盗取利用的风险，使学生身份资料以及一些教学内部资料流失。

五、解决电子教学档案风险的对策

(一)保护存储载体。电子档案进行分级储存，及时进行备份，规范使用方式，采用统一的读写规范，避免损坏文件;同时加大电子档案的保护力度，采用较高的防护系统，建立电子档案科学的管理方法、严格的管理技术，加强档案在各个环节的安全性、保密性。

(二)建立标准操作体系。规范档案管理工作人员的使用方式，使专业人员掌握现代知识和技能，严格按照各项流程进行，为保证使用寿命使用多种媒介进行存储，限制工作人员职权，防止对档案进行无意删减。

(三)网络使用。充分发挥网络技术的优势，使档案真正实现数字化，建立学校档案数据库，做到信息同步接受、同步归档，保证电子档案与数字信息完整归档，保证信息资源传递和信息查询的有效性，以便实现检索自动化。

六、结语

在信息不断发展的当今社会，技校教学档案采用信息技术管理和利用的优势越来越明显，档案的管理正逐步变得规范化、系统化，这就要求相关管理人员不断学习，严格遵守制度，并且强化自己的责任感，使电子档案管理工作更好发展。

［1］王占可.高校教学档案管理的创新模式探究［J］.山西档案，2014，2

［2］张锐.新形势下高校教学档案管理的创新［J］.文学教育，2013，9