集团资金集中管理存在内控缺陷及改进建议

2015-03-18申能集团有限公司徐亮

财经界(学术版) 2015年15期

申能（集团）有限公司徐亮

A集团成立于1987年，主要从事电力、燃气、石油和清洁能源等业务。A 集团秉持“锐意开拓、稳健运作”的经营理念，通过连续多年主动、高强度、高效率的金融投资和运作，形成数百亿的优质金融资产和产融结合的产业结构。截止2014 年末，A 集团总资产1300 亿元、所有者权益1000亿元；2014年度营业收入300亿元、归属于集团公司的净利润22 亿元。2014 年度经营活动产生的现金流量净额为25.48 亿元，年末货币资金余额达85.57亿元。为提高集团资金的安全性和使用效率、降低财务成本，A集团与2013年起，利用信息化手段建立资金集中管理体系，从近两年的效果来看，集团资金集中管理基本达到预设目标，但在执行过程中，还存在一些内控缺陷。

一、集团资金集中管理存在内控缺陷

(一)信息平台安全性

A集团资金集中管理信息平台由用友软件公司根据A集团资金管理实际情况及需求进行开发。这意味着，该信息平台并非经过权威部门认证的市场化的商业软件。A 集团在运行该信息平台时，基于时间进度的考虑，未邀请权威部门对该信息平台的安全性和稳定性进行评估。因此，该信息平台自身是否存在固有缺陷，从而可能导致系统瘫痪或崩溃尚不得而知。

(二)集团信息部门架构不完善

作为以信息化为主要管理手段的现代大型集团企业来讲，构建完善的信息管理部门，负责对信息系统进行管理与维护，是实现企业信息化管理的基础。受制于职工编制数量，A 集团目前并未组建专门的信息部门，而是将信息系统的管理和维护工作外包给第三方公司，由第三方公司派遣固定的系统管理人员常驻公司实施系统管理和维护。这种模式至少存在以下缺陷：

1、同工不同酬

在外包模式下，A 集团以系统管理费的形式向派出方公司支付服务费，而外派人员薪酬由派出方公司支付。由于双方在薪酬体系上的区别，外派人员和集团员工的收入存在差异，容易造成各方心理的不平衡，从而影响工作的质量。

2、数据外泄

在外包模式下，外派人员以系统管理员的身份实施系统管理和维护，其不可避免的会接触到某些与A 集团生产经营相关的机密数据。由于外派人员不属于集团员工，受集团保密制度的约束较小，因此其对外泄露数据的可能性大大高于集团员工。

(三)成员公司银行账户监管缺陷

在资金集中管理体系中，除部分特殊公司之外，A集团分别对成员公司的开户银行和银行账户数量进行了规定和限制，但这种企业内部的规定对银行开户业务的办理没有任何约束力。而在A集团的管理架构上来讲，成员企业均属于独立的企业法人，其公章、法人印鉴和财务专用章均有公司自行保管和使用，因此，成员公司完全有可能在集团不知情的情况下，擅自在集团指定银行之外的银行开立存款账户，并将部分资金转移至该账户，使这部分资金脱离集团资金集中管理体系的监管范围，从而可能影响集团资金的安全和完整。

(四)信息平台数据更新仍存滞后性

A 集团资金集中管理系统银企前置机最短2 小时、最长4 小时，通过银行远程数据端更新资金数据。虽然这种方式可以将集团对成员公司大额资金变动的监管适度前移，但仍难以实现实时监控的目标。因此，仍存在成员公司大额资金违规流出未被及时掌控的可能性，虽然集团监管人员可以通过数据更新在尽可能短的时间内发现异常，但由于资金流出已经发生，想要更正已无可能。

二、改进建议

(一)对信息平台的安全性进行测试

针对A集团资金集中管理信息平台安全性未经权威部门评估的缺陷，有两种可行的解决方案：

在信息平台的实际使用过程中，逐步发现和解决可能存在的潜在缺陷。这种方案的优点在于随着信息平台的深入使用，可以使专业人员逐步熟悉信息平台的核心架构，也可使A 集团和信息平台开发公司用友软件的合作关系进一步加深，并且可以节省系统安全性评估成本。但是一旦由于信息平台自身的缺陷到时资金集中管理系统崩溃或瘫痪，技术人员很难在短时间内消除缺陷恢复系统，这样，A 集团就会承担难以评估的时间成本，并且可能付出额外的系统恢复费用。

聘请权威的第三方评估机构如上海市信息系统及产品质量监督检验站对信息平台进行全方位的评估，找出信息平台潜在的缺陷，并进行缺陷消除。这种方案的有点在于，可以在源头上防止信息平台因自身的设计缺陷而导致系统崩溃或瘫痪的情况发生，最大程度的保证系统安全稳定的运行。缺点在于可能需要付出高额的评估费用。

(二)构建完善的信息系统管理部门

现代化大型集团企业需要信息化的管理手段，A 集团目前采用信息系统管理维护外包的方式不符合集团企业管理方式的发展方向。除了资金集中管理系统外，A 集团还有诸如OA 办公系统、财务系统等诸多信息系统，如不能设立专门的信息部门，会影响集团未来的信息化发展。因此A 集团应该及时设立信息部门，并且配备合适的职员。根据目前A集团的实际情况，信息部门可以独立设置，也可隶属于在其他部门。

(三)严格开户审批强化审计监督

对于成员公司擅自开立银行账户的缺陷，目前尚无有效的技术手段从源头上进行根除，但是可以通过以下几种控制手段的组合使用，降低缺陷发生的可能性：

1、完善董事会对董事长的授权

一般而言，董事长是公司的法定代表人，其印鉴也是银行账户开立的必备条件。A 集团可以利用其控股地位，通过成员公司董事会强化对董事长的授权，规定在未经集团相关管理部门批准前，不得将法人印鉴用于银行账户的开立。

2、加强内部审计

在无法事前防风险陷时，事后内部审计就成了发现风险最有效的方法。A集团目前采用的是年度审计为主（二级公司每年必审，三级公司每三年全覆盖审计），货币资金、物资管理等专项审计相结合的内部审计模式，其中货币资金专项审计为每年必须进行的项目。内审人员在进行年度审计或专项审计时，可以由成员公司财务人员陪同，前往公司基本户开户银行获取截止某一特定时点的银行账户开户清单，并将其与成员公司财务账簿或集团资金集中管理信息平台中有关银行账户的信息进行核对，从而发现可能存在的擅自开立银行账户的情况，并上报集团管理层。

3、强化追责

在内部审计发现擅自开立银行账户的情况并上报后，集团管理层应当考虑相应的措施进行追责，目前可行的追责行为如下：

调整成员公司管理层当年考核得分，通过扣减年终绩效奖的形式追溯管理层的责任；对于严重违规的情况，集团管理层可以建议成员公司董事会重新考虑成员公司管理层的构成。对于情况严重且给集团造成重大损失的情况，集团管理层可以提请集团纪委介入处理，必要时可以采用司法途径予以解决。