电网建设项目档案全过程管理的实践与创新

□张志强 孟庆江 任启金 邢建浩

电网建设项目档案是在电网工程建设全过程活动中形成的一系列具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，输变电工程验收标准规定未经档案验收或者档案验收不合格的建设项目，不得通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评选，档案都是重要的考核和评选指标之一。它是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证，也是投产后生产运行、检修、改建和扩建的重要依据。它能否真实反映建设过程和实际情况，将影响电力工程的有效利用。目前，各单位对项目档案的管理基本都依赖传统的档案管理模式，仅仅把档案管理工作作为项目建设管理的一个工作环节，没有将其作为与项目建设同步进行、全程控制的记录体系。项目档案全过程管理是以国家、行业标准规范为管理依据，依托国家电网公司档案管理系统平台，通过建立档案目录、固化标准模板、应用“二十四节气表”工作月历、加强过程监督检查等管理手段，实施“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的全过程控制模式。通过建立这种新型管理方式可以将档案工作渗透于项目建设的各个阶段、各道程序之中，从而使工程项目建设档案管理能够贯穿于工程项目建设的全过程，将档案管理从末端移到前沿，实现档案工作与工程建设的同步进行。

一、电网建设项目档案管理的现状

(一)项目档案资料不齐全、不完整。电力建设项目大多参建单位多、建设工期较长，由于各参建单位对档案工作的重视程度和管理水平不高，从而导致重项目建设、轻档案管理的现象会不断在建设项目中出现。在部分项目部中时常发生档案原件丢失或者资料不全的现象，尤其是招投标文件，项目前期文件等。此外，经常出现工程建设与项目档案工作进展不同步，实体建设完成后项目档案不能在规定时间内整理完毕，不能及时完成档案移交工作，临竣工进行突击整理资料的情况，以上情况导致无法保证档案的齐全性，其真实性也在一定情况下难以保证。

(二)项目资料不准确，归档质量不高。项目档案的内容真实反映了工程建设的全过程实际情况，档案数据的准确性会影响到整个工程质量的评价，但是现实中往往出现档案数据与工程建设的实际不符情况。在施工过程记录中经常出现漏填、错填，数据不真实，签字不规范，签名常用图章代替，甚至用计算机打印等，施工过程中发生的变更环节没有在图纸上进行标注，造成竣工图纸和工程建设实际不相符，为日后工程的运营维护工作埋下隐患。

二、电网建设项目档案管理不善的原因分析

(一)思想认识偏颇。项目建设单位各级人员“重工程建设、轻档案管理”的现象普遍存在，思想意识还很淡薄。有些人认为建设工程有“一份合同、一张图纸”就足够说明问题，弄这么多资料没有必要;有的参建单位认为工程档案管理仅仅是单位档案主管部门的事，与已无关;还有的甚至把档案作为“自己财产”，不愿移交归档。很明显看出来，对档案工作的认识不到位是造成工程档案管理不到位的首要原因。

(二)管理工作失职。输变电工程管理职责不明确、没有建立有效的管理制度，极易发生“推诿扯皮”的情况。没有严格的档案管理网络，就不能形成有效的管理机制，也就无从谈起责任落实。档案主管部门人员往往只是在办公室里整理，不经常去现场，对基层档案管理指导监督不够，也是导致档案工作质量不高的原因。缺少制度和管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

(三)人员素质不高。工程档案收集、归档工作技术性和专业性很强，一般档案人员对专业知识不了解，很难全面做好工程档案工作;而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有专人负责，投入档案工作的时间和精力无法保证档案高标准要求，只能疲于应付日常事务，更谈不上加强档案业务学习提高业务素质。档案管理只能满足于“装进袋子、不丢失、锁进柜子、你查我调”的状况。档案人员素质不高，是造成工程档案管理落实不到位的根本原因。

三、完善电网建设项目档案管理的对策

(一)完善组织体系建设，为档案管理工作提供保障。

1．建立健全档案管理组织。工程开工建设前，建设单位负责牵头成立由建设、设计、施工、监理、安装、调试等单位负责人共同组成的工程档案管理领导小组和由业主项目部、监理、施工、设计项目部人员组成的档案管理工作小组，形成以建设单位为核心，各参建单位为支撑的档案管理网络体系，以统一领导、分级管理为原则，实行“定人、定岗、定责”的方法，杜绝责任不清、互相推诿的情况。集中对工程项目档案进行统一管理，并通过定期召开会议协调解决在收集和积累过程中出现的问题，不断总结经验教训，促进档案工作的顺利实施。

2．健全完善项目档案管理制度。莱芜公司以《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》和《山东电力集团公司输变电工程建设项目档案管理实施细则》为依据，结合公司有关项目档案的归档要求，编制了《莱芜供电公司输变电工程建设项目档案管理实施细则》，明确了档案管理的组织机构、管理体系、职责要求和奖励处罚等，并对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、组卷以及竣工图的编制和竣工验收等提出要求，以保证各参建单位及项目部在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。

(二)完善管理手段，实现全过程管控。

1．制定下发归档目录。依据工程的实际情况，从项目立项到项目档案移交，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设的阶段，将建设项目全过程中应当归档保存的全部文件资料进行梳理、分类，并将归档材料名称、范围、编号、分类、归档部门、归档时间、保管单位、保管期限等有关的规定、标准进行整合，集中在一个表格中，简洁明了，十分方便实际工作应用。

2．统一应用国家电网公司档案管理系统。严格落实国网档案管理办法的要求，全面应用国网档案管理系统，通过统一使用档案管理系统，真正实现各参建单位间档案信息资源的互通共享和各门类档案业务模式的规范统一，并且能够通过系统实时对其他资料进行归档、查询。

3．建立标准归档模板。根据莱芜公司多年项目档案管理的经验，通过大量的调研分析和研究将普遍需归档的文件材料逐项列出来，建立树状结构的工程档案模板。业主单位从工程一始时就将模板导入档案管理系统，各参建单位进入系统进行下载并参照标准模板进行归档文件材料的收集工作。通过建立标准归档模板，各参建单位能够由被动要求归档转变为主动收集、填充，根据模板大家也可以清楚知道自己需要归档的内容、哪些内容应该归到哪个类目、什么时间需要归档、哪些需要挂接电子文档等，并能够确保文件材料收集的齐全性和完整性。

(三)强化过程监督，确保同步进行。

1．应用二十四节气表”工作月历，实现工程进度与档案同步。按照工程建设里程碑计划，以工程建设的关键节点(基槽开挖、基础施工、主体完成、土建转电气等)为“节气”，编制各参建单位和项目部档案工作“二十四节气表”月历，让各参建单位和项目部能够明确各阶段过程中需要整理、立卷和移交的资料及时间节点。通过应用月历表，将档案工作与工程建设进度紧密连接在一起，让项目档案工作与项目建设的各阶段同步进行，和项目建设一样纳入整个程序管理。

2．加大检查力度，及时发现问题落实整改。利用激励奖惩机制，充分发挥调动监理的职能，要求监理档案管理人员每周深入现场，及时检查文件资料收集整理情况，及时发现收集整理过程中存在的问题，提出整改要求，督促责任单位限期完成整改。建立定期通报制度，每月召开项目档案管理专题会议通报当月检查考核情况，并提出下一步改进措施。

四、结语

总之，工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终成果反映，只有各参建单位认真落实工程建设项目档案资料职责，提高重视程度，并且按照新的管理机制实施，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。