高校人事档案借阅服务向信息化服务转变的思考

□朱 琦

一、高校人事档案的概念及特点

高校人事档案是指高等院校在招生、科研、教学、党政、管理等各项活动中所形成的，以真实客观全面记录高校各类人员德能勤绩以及学生学习生活方面的人事材料。人事档案作为高校人力资源管理的重要组成部分，同样也是一种重要的信息资源，在我国高校的人才培养、教育评估、科研管理等诸多领域中都起到了不可替代的重要作用。高校人事档案的特点，主要表现为:一是高校人事档案的类型多样，内容较为复杂;二是人事档案工作的动态性很强，由于高校人员尤其是学生的入学与离校都具有周期性，使得档案材料的转递非常频繁，常处于动态变化中;三是人事档案信息的利用价值较大，它不仅是学生在校成绩与表现的真实记录，同样也是全面考查、了解以及正确选拔使用教职工人员的重要依据。正是由于高校人事档案工作中的复杂性、动态性与高度的使用价值，迫切需要通过加强高校人事档案管理的信息化建设，以促进其由传统的借阅式服务逐步向着信息服务方向转变，并进一步提升人事档案信息资源的开发与利用效果，实现人事档案工作管理水平与服务水平的综合性提升。

二、高校人事档案由借阅服务向信息化服务转变的途径

(一)管理理念——由被动服务向主动服务转变。近年来，我国各高校的校园信息化建设已呈现出良好的发展趋势，但高校人事档案的信息化建设却明显滞后，其中一个重要影响因素就是管理及服务理念的滞后。为此，要推进高校人事档案工作向着信息服务转变，关键在于对高校人事档案工作中管理理念的转变与更新。为此，应积极改变高校人事档案工作中传统的“重管、轻用、薄研”，以及“重事轻人”、“重物轻人”等严重阻碍人事档案工作信息化建设的思想与认识，并在所有员工心中树立起科学的发展观念与服务理念，始终坚持“以人为本”与“用户至上”的服务理念，使档案管理由传统的被动式服务积极向着主动式服务方向转变，为教职工的全面发展提供“人性化”的服务尤为重要。建立教师成长动态档案，编制每一位教师个人成长的档案资料，如课堂教学、学生评教、论文获奖、课题研究等内容，建立平台予以动态公示，使教师能对个人的情况一目了然，使人事档案的管理适合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，从而最大程度满足各高校对人事档案信息开发、利用、交流、共享等方面的需求。

(二)管理方式——由纸质管理向数字化管理转变。高校人事档案管理工作，主要包括了档案的收集、整理、保管、统计、利用等多个环节。因此，管理方式的转变也主要围绕着以上工作环节所展开，由原有的纸质管理逐步向着数字化管理方向转变，以提高人事档案工作的管理效率与工作质量，并提供具有全方位、高附加值的信息服务。

1．档案文件的数字化归档处理。数字化文件是指采用数码形式存储于光盘、电脑、网络等载体中，并能通过计算机、平板电脑等数字设备自由阅读、下载、处理、传播的文件形式。传统的归档工作，由于多是纸质档案文件，不仅耗时周期长而且劳动强度大。将传统纸质档案进行数字化归档处理，并将档案信息存储到档案数据库中，这样不仅能更好保证档案信息的完整性与原始性，而且能极大减少高校档案馆(档案室)的重复工作量，并且避免了必须归档后才能查阅的缺陷。

2．高校档案信息网络平台的建立。当前，在各高校中已逐步建立了档案管理的信息网络平台，它不仅实现了档案数据库与高校各教学、科研、管理、服务等部门档案信息间的传递，而且还实现了各高校档案馆之间、用户与档案馆之间，以及用户之间档案信息的传递。通过档案信息网络平台和查询窗口，用户可利用特定的密码指令进行档案信息的检索查找、在线阅览、在线下载、在线咨询以及打印输出等多种信息化服务，真正实现了高校人事档案信息的共享利用。

3．实现资源共享与保护个人隐私的统一。我国高校人事档案管理模式还实行相对封闭式管理，保密制度甚为严格，人事档案只有极少数查证使用。随着人事制度改革的深入推进以及信息网络技术的日新月异，人事档案管理服务方式也不断走向社会化、开放化、合法化。所以，在使用信息技术手段与方式管理人事档案时，既要充分、客观记载个人的完整履历信息，又要注意不泄露个人隐私。通过一系列的人事档案上网的法律、法规以及人事档案工作管理条例，不仅要确保人事档案管理者与社会需求者多样化的需要，又确保这些人才信息交流的合法性，创造依法管档的良好氛围，有效地防止人事档案信息无遮拦流通。

(三)人员建设——加强复合型档案管理队伍的培养与建设。高校人事档案的信息化建设，是一项高度复合性的工作，也因此对每位档案工作者在业务和素质上都提出了更高的要求，使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作的特殊性，档案工作人员还应具有高度责任感和政治感，具有保密意识。然而长期以来，因高校档案工作整体竞争意识淡薄、竞争力不强的各种主客观因素的影响，各高校对原档案工作人员综合素质与业务能力的要求普遍不高，这导致了高校档案信息化人才的严重缺乏，且管理队伍中普遍存在着年龄结构偏大、专业结构失衡等问题。为此，还应当将档案信息化人才的引进与培养，纳入到各高校人力资源管理工作的重心当中。一方面应在注重高素质人才的建设，积极引进和吸收高层次的人才;另一方面还应当加强对员工的培训，通过培训实习、学术交流、专题讲座、参观考察等各种活动，增强员工掌握人事档案材料的鉴别、分类、目录书写、装订等一整套档案管理的基本操作技能，以综合性提高档案工作人员的专业素质与能力水平，为高校人事档案工作的信息化服务打下良好的基础。

(四)服务手段——由人工服务向网络化服务转变。传统的人事档案服务，主要是以人工借阅服务为主，用户必须亲自到高校人事档案馆中才能进行档案信息的查阅或咨询服务。而通过高校人事档案工作的信息化建设，档案信息服务再也不用受到时间与空间的限制，用户只需要通过一台与网络连接的电脑，即可进入到高校档案管理系统中，自由查阅、搜索、咨询和下载自己需要的档案信息，从而真正实现了人事档案与用户之间的零距离接触，保证了档案信息的有效共享与利用。

三、结语

随着计算机技术、网络技术以及信息技术的应用与发展，我国已逐步步入了一个信息化、数字化的社会。高校人事档案管理工作也应当顺应信息化时代的浪潮，由传统的借阅服务逐步向着信息服务方向转变，以开创具有主动性、开发性、针对性等特点的档案信息服务的新局面，从而有效推进高校人事档案工作的信息化进程，促进人事档案工作管理水平与服务水平的进一步提升。

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