高校会议文件的收集与管理策略探索

□禹华锋

一、引言

进入新世纪以来，我国的高等教育在政府、社会的大力支持下得到了迅速的发展，在这样的情况下，高校的文件与档案管理工作面临新的挑战。

当前，计算机技术迅速发展，高校的会议文件管理工作也开始步入自动化、信息化、网络化的时期，电子文件管理的出现使得高校的会议文件管理工作出现了巨大的变化，其工作由最初依靠人工记录到电子设备记录，会议信息的工作开始运用新科技、新手段;在会议文件的管理工作中同样开始运用电子计算机进行会议的文字、图像等信息内容的储存和分类管理。

高校会议信息的收集和管理工作是真实反映某时期高校真实历史面貌的重要保障，是该校保存具有重要价值的科研工作、教学工作、思想教育工作的重要方式。适应信息化时代的发展是当前高校会议文件管理工作的重要方向，这对当前的高校档案文件管理工作者提出了新的难题。

二、高校会议文件收集与管理的问题基本要求及重要性

(一)高校会议文件收集与管理工作的重要性。高校会议文件是真实记录该校重要的科学研究工作、教学安排、思想教育活动以及其他各项工作的重要保障，对高校的会议文件进行收集与管理使高校工作正常进行具有重要作用。高校会议文件的收集与管理，能够使得高校会议文件得到整理和分类，为各项工作的开展提供依据，使得会议的精神得到更好的保存，是真实反映当前我国高等院校各项工作开展方式的重要体现。同时对高校会议文件进行收集和管理能够将会议中有价值的信息保存下来，为今后人们查询与会议有关的内容提供便利。

(二)高校会议文件的收集与管理工作的基本要求。高校会议文件的收集与管理工作必须要符合以下几点要求:

1．保证所收集的会议内容完整、准确。文件与档案收集工作的最基本要求就是完整、客观，会议文件必须详实、系统地反映出高校开展各项工作的本来真实面貌，这样才能够使文件显示出查询、参考与借鉴等利用价值。

2．保证文件材料的原始性。无论是高校自己下发的材料或上级部门下达的指示性文件都必须要使用原件归档，保证文件材料的真迹，避免出现使用复制文件代替原件。

3．要及时对文件进行整理、分类。高校会议文件的管理工作必须要保证及时对收集的会议信息进行分类，按照一定的规则存放，避免出现因会议时间久远和文件整理不及时而产生会议文件的丢失或查找不到等问题。

三、高校会议文件收集与管理的问题分析

(一)会议文件收集内容不真实，文件缺失。在高校会议文件收集的初始阶段，需要将分散的信息进行收集、归类，才能进行储存。高校会议文件的收集工作主要是通过对高校各个部门整理的会议文件、记录进行接收，并对其进行归类。目前高校各部门收集和整理的会议文件材料质量不高、收集工作存在问题。高校各部门整理会议文件材料不完整，无法真实反映高校各项工作的开展全貌，或者由于某些原因，会议文件记录的相关内容与事实不符，文件档案的质量不高，这些都对文件的实际利用价值产生了较大影响，也对文件的收集与管理工作带来了诸多不便。

(二)会议文件管理工作方式落后，专业人才少。高校会议文件的管理工作是保存文件、进行查询的重要保障。当前计算机技术的发展和普及使得文件管理工作出现了新的手段，会议文件可以进行网上传递、网上分类、网络储存等。文件管理工作的新方法要求高校的档案管理部门要作出调整。但是，由于大部分高校对其档案管理部门的经费投入不足、相应的电子设备更新慢、电子信息储存空间不足、管理手段落后、保密工作不严密等，高校会议文件的管理工作依旧采用传统的方法进行手工操作，计算机使用是手工操作的辅助部分。

四、高校会议文件收集与管理策略

(一)完善高校会议文件收集制度建设。加强对高校会议文件的收集工作，必须要完善高校会议文件收集制度。高校可以通过制定相关的奖惩标准，在一个季度或一个学年的各部门负责人的业绩考核时，加入有关该部门会议文件的收集整理工作的质量考核，对各个部门文件收集和管理情况良好的部门进行公开表彰，对文件收集和管理工作不到位的部门进行批评，并责令其进行改正，这样可以明确各部门之间的职责，减少会议文件收集和管理工作的失误。还可以通过成立专门的机构主管各部门的档案和文件的收集管理工作，对相关的文件收集工作进行指导和监督。

(二)保障会议文件的完整性，加强安全保护措施。保障会议文件的完整性和安全性是高校会议文件管理的主要工作之一。档案文件管理的相关部门要切实加强对高校会议文件的完整性保障工作，对一些具有重要意义的校级会议记录进行保存，对会议记录进行分类管理，将其主要内容进行摘要，录入到计算机当中，并且要及时进行备份，防止由于设备问题出现的文件丢失等问题的发生。还要加强对档案文件管理的保密工作，加大经费投入更新档案管理设备，完善会议文件的保密手段，加强校园网络建设，采用新手段抵制病毒非法侵入和来自学校内部的攻击。

(三)加强高校会议文件收集和管理人才培养。文件和档案收集和管理工作是一件客观、严肃、系统的工作，文件管理人员必须要具备相应的工作经验和专业素质。高校档案管理人员要切实转变自身观念，紧跟当前时代发展的潮流，学习电子计算机文件管理的相关知识，减少因手工操作而产生的管理问题。高校的相关部门要及时组织对档案管理人员的培训，提高其自身的专业素质。某些具备条件的院校可以利用本校丰富的资源，利用勤工俭学聘用本校计算机专业的学生参与到本校的文件和档案管理工作当中，不仅对自身的档案管理工作具有帮助，同时也能够为提高本校学生的实践水平提供便利。

五、结语

完善高校会议文件的收集制度建设、加强高校会议文件收集与管理人才的培养、保证会议文件的完整性和安全性是提高高校会议文件收集与管理工作水平的重要方式。高等院校要在观念上提高对档案文件管理工作的认识，切实加强对本校的会议文件管理工作的领导，在经费方面，要加大对档案和文件管理工作的投入，更新电子设备，由此才能够促进本校会议文件的收集与管理工作的提高，发挥出会议文件管理工作的真正作用。

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