提高档案室服务能力建设加强档案室服务能力

2015-03-18艾银娥

中国管理信息化 2015年4期

关键词：档案室服务水平档案管理

艾银娥

（湖南省永州市中心医院北院图书室，湖南永州 425000）

提高档案室服务能力建设加强档案室服务能力

艾银娥

（湖南省永州市中心医院北院图书室，湖南永州 425000）

档案工作的核心内容便是服务，服务能力关系着档案室工作效率与质量的提高。档案室在工作过程中要以“服务为先”为基本原则，结合现代化科技设备，建立高水平档案室服务体系，完善档案利用系统，为各级领导和相关部门提供完善的服务。本文主要结合档案室工作的基本内容，分析提高档案室服务能力的相关措施，以便为档案室服务能力建设提供合理的参考依据。

档案室；服务能力；建设

档案室是单位所有档案信息资源收集、整理、开发与利用的综合管理部门，是单位运行过程中对职工信息了解的重要依据，肩负着各项信息管理的职责。档案室建立的目的是为相关人员服务，所以服务能力的高低是评判档案室工作能力的主要指标。但是档案室在实际运行中存在较多问题，制约其服务水平的提高，所以我们必须找到问题根源所在，切实提高档案室服务能力。

1　提高档案室服务能力建设的意义

档案室工作的目的是为员工提供信息管理服务，实现档案价值。档案室工作是单位重要的信息财富，是开展各项业务工作的保障。只有提高档案室服务能力建设，才能不断提高档案室服务水平，有效发挥档案价值，使档案在实际生产中发挥其积极作用；另外能够提升单位工作人员的档案意识，通过提高档案体使用服务，能够使需要档案信息的人员及时查询到所需信息，使大家认识到档案利用的重要性与便利性，从而更好地发挥档案价值。

2　档案管理中存在的问题

2.1信息化水平低

近几年，我国科学技术不断进步，信息化水平得到迅速发展，档案室工作也应积极利用信息化手段，提高工作效率。但在实际生活中由于单位对档案投入力度有限，导致档案室较难购进先进信息设备，影响其工作及服务质量的提高。

2.2管理方式落后

在实际工作中，单位管理人员对档案室管理工作重视程度低，以至于对档案的合理开发、利用工作做得比较差，对档案的管理仅停留在资源信息的收集与整理层面，忽略了其开发、利用功能，影响档案价值的发挥。

2.3档案管理人员综合素质较低

在实际工作中档案管理人员综合素质不高，专业人员紧缺，有些员工只是一些下岗职工或者临时聘用，对档案管理没有足够的认识，也没有经过统一、专业的培训，服务意识比较差，很难在实际工作中提高档案服务能力。

3　提高档案室服务能力建设的措施

针对档案管理中存在的问题，在实际工作中必须找到解决的措施，提高档案管理水平。

3.1加强档案资源建设

档案资源是档案工作的生命之水，在平时的工作中要深入挖掘档案资源，严格管理档案资料，确保档案服务水平的提高。档案资源建设的提高首先要加强其制度建设，制定合理的档案收集、整理、统计、分析、管理等一系列的规章制度，建立完善的制度体系，以便使档案资源管理的各个细节更加科学化、规范化；其次是重点做好档案资源的收集工作，注重文件档案收集的同时也要注重图像、事物等档案的收集工作，加强大活动档案的收集工作，不断丰富档案资源；再次是加强鉴定工作，提高档案资源价值。在档案资源管理中确定好文件材料归属，制订科学、规范的收集制度，保障档案鉴定工作的开展；最后要做好档案解密和整理工作，档案解密工作直接影响着档案资源结构和服务水平的提高，所借档案解密一定要根据相关档案法合理解密。

3.2提高档案管理的信息化建设

档案工作是一项繁琐而复杂的工作，而信息化建设是简化工作程序、提高工作效率的重要措施。做好传统纸质档案的数字化管理，在传统的历史档案中整理方式一般为录著和编目，在实际查询过程中可以从案卷的标题上划分类别，再进一步调查卷宗文件，这样的查询效率比较低、准确度不高，且不利于档案的保护。如果实现了档案的数字化管理，建立统一的电子档案管理系统，就会提高档案查询效率与准确率。在电子档案管理系统的基础上逐渐发展局域网使用、互联网使用，建立档案网站，不断优化电子档案管理系统。实现电子档案管理的办公自动化管理，实现档案文件的随时办结、随时归档、随时利用，提高档案管理的质量、效率与服务水平。

3.3注意档案利用效果反馈

档案室工作的目的是提高档案的利用价值，所以在工作中要注重档案利用效果反馈的收集，分析利用率、利用目的、利用价值等，以便为整改使用效果提供信息依据。定期分析档案利用情况，总结档案利用规律、重点和目的；对档案的利用效果进行不定期调查，调查方式可以采取电话访问、归档询问等。另外，要深度挖掘档案资源，对档案资源进行合理加工提炼，以便提高档案资源的开发，发挥档案的积极作用，提高档案室服务水准。